Viešojo administravimo darbuotojų mokymo poreikių analizės metodai

Yrjo Venna ir Niels Joergen Nedergaard, 2001 m. rugpjūtis

Įžanga

Ši ataskaita parašyta Lietuvos valstybinio sektoriaus valstybės tarnautojams, kurie vienaip ar kitaip dirba mokymo srityje, ir Lietuvos viešojo administravimo instituto (LIVADIS) darbuotojams bei kitoms Lietuvos mokymo institucijoms.

Ši ataskaita – tai gairės, kaip nustatyti ir įvertinti valstybės tarnautojų mokymo poreikius neatsižvelgiant į jų kategoriją ar pareigas. Gebėjimas nustatyti mokymo poreikius – tai darbo mokymo srityje pamatas.

Nustatant mokymo poreikius, reikia atsižvelgti į daugelį labai svarbių dalykų. Šioje ataskaitoje pamėginome išskirti svarbiausias temas. Tai darydami pateikėme konkrečių patarimų, kaip dirbti su mokymo poreikių analizėmis.

1. Mokymo planavimo procesas

Valstybės tarnautojai yra svarbiausias išteklius, padedantis pasiekti rezultatų valstybės sektoriuje, todėl absoliučiai būtina plėtoti valstybės sektoriaus darbuotojų įgūdžius. Valstybės tarnautojų kvalifikacijos reikalavimai dėl, pavyzdžiui, ūkio plėtros, technologinių pokyčių, naujų įstatymų ir politinių pokyčių, nuolat kinta. Būtina nuolat plėtoti valstybės tarnautojų įgūdžius, kad būtų galima įvykdyti dabartinius ir būsimus valstybės sektoriaus uždavinius.

Norint sudaryti tinkamų darbuotojų mokymo programų, būtina ne tik sužinoti, ką žada ateitis, bet ir parengti darbuotojų faktinių įgūdžių ir kompetencijos apžvalgą.

Turint tai galvoje, mokymo planavimas – tai sisteminis požiūris į mokymo poreikių apibūdinimą, kursų rengimą, kursų organizavimą ir kursų vertinimą. Šis procesas apibūdintas 1 paveiksle. Kiekvienu šio proceso etapu prieš rengiant mokymo programą reikia priimti įvairių sprendimų ir atlikti įvairių tyrimų.

1 pav. Mokymo planavimo procesas

Mokymo poreikių analizė arba vertinimas yra tai, nuo ko reikėtų pradėti planuoti mokymą. Šiame dokumente pateikiamos gairės, kaip reikėtų nagrinėti mokymo poreikius ministerijose ir savivaldybėse, ir rekomendacijos, kaip nagrinėti poreikį mokytis, kurį lemia politinė ir ekonominė aplinka, įstatyminė bazė, politikos reformų programos, institucijų plėtros programos ir valstybės tarnautojų kvalifikacijos gerinimo programos.

2. Mokymo poreikio sąvoka

Mokymo poreikis reiškia kompetencijos stoką, kurią galima panaikinti mokant ir mokantis. Jį galima nustatyti nagrinėjant asmens faktinių darbo rezultatų arba kompetencijos lygio ir darbo arba kompetencijos standarto skirtumą. Skirtumas, kurį galima panaikinti mokant, ir yra mokymo poreikis (1 pav.).

Nepakankamai gerą darbą lemia ir kiti veiksniai, o ne tik kompetencijos stoka, pavyzdžiui, išteklių stoka, neaiškūs organizaciniai dalykai arba darbo lūkesčiai, prastos darbo sąlygos ir moralinio bei vadybinio vadovavimo ir kontrolės stoka. Jei šie veiksniai yra svarbiausios prastus darbo rezultatus lemiančios priežastys, tada svarbesnės už mokymą tampa kitos tobulinimo priemonės (arba mokyti reikėtų vadovą). Vis dėlto paprastai organizacijoje esan-čios kvalifikacijos gerinimo problemos būna sudėtingos ir norint pasiekti geriausių rezultatų, mokymo darbus reikėtų derinti su kitomis lygiagrečiomis tobulinimo priemonėmis.

2 pav. Mokymo poreikio sąvoka

2 paveikslą galbūt reikėtų šiek tiek paaiškinti. Organizacijos mokymo poreikiai nagrinėjami susiejant juos su darbu, t.y. kokia kompetencija reikalinga norint atlikti darbo užduotis taip, kad jos atitiktų standartus. Tai yra objektyvūs reikalavimai, kurie asmeniui nustatomi pagal jo pareigas. Gali būti ir subjektyvesnių mokymo poreikių, kuriuos galima pavadinti mokymo pageidavimais. Pvz., kad teisingai apskaičiuotų įvežamos prekės muito mokestį, muitininkui reikia žinoti, kuriai klasei priskirti šią prekę ir kaip taikyti kilmės šalies taisykles. Neturėdamas šių žinių, pareigūnas negali teisingai atlikti savo pareigų. Tačiau jam taip pat gali atrodyti, kad jam reikalingos portugalų kalbos žinios, nes jis retkarčiais tikrina iš Portugalijos atkeliavusias prekių siuntas. Reikėtų rūpestingai apsvarstyti, ar noras mokytis portugalų kalbos yra objektyvus pareigybės reikalavimas, ar jis susijęs su pareigūno planais praleisti atostogas Portugalijoje. Dėl išteklių stokos reikėtų skirti du dalykus – „reikia mokėti“ ir „būtų gerai mokėti“. Pirmenybę reikia teikti tiems dalykams, kurie susiję su „poreikiu mokėti“.

Kaip sukuriami šie darbo standartai? Kaip parodyta 3 paveiksle, jų šaltiniai įvairūs.

3 pav. Darbo standartų šaltiniai

Dažnai įmonės standartas arba vadovybės lūkesčiai nėra išreikšti konkrečiais žodžiais, bet vis tiek lengva nustatyti, kada dirbama ne pagal standartus. Pavyzdžiui, gali nebūti konkrečiai nustatyta, kiek laiko mokesčių inspektorius turėtų tikrinti nedidelės įmonės mokesčių deklaracijas. Tačiau jei inspektorius tam skiria daug daugiau laiko nei įprasta, vadovybė turėtų atkreipti dėmesį į šio darbuotojo darbą ir panagrinėti, ar tokį darbą lemia mokymo stoka.

Teisiniai standartai įprasti su sveikata ir sauga susijusiose srityse. Teikiant visuomenines paslaugas, pavyzdžiui, sveikatos priežiūros, švietimo ir socialines, standartai, kuriais reikia vadovautis, būna numatyti įstatymuose. Dirbant kai kuriuos darbus, darbo standartas yra pakankamai aiškus, pavyzdžiui, buhalterijos ir apskaitos. Kai kuriose kitose srityse, pavyzdžiui, audito, medicinos ir teisės, priimtinų ir šiuolaikinių darbo rezultatų standartus nustato profesinės organizacijos. Lyginimas su kitų šalių organizacijomis parodys, ar mūsų darbo rezultatai yra to paties lygio kaip kitų organizacijų. Svarbu stebėti tarptautinę pažangą, kad būtų galima pasinaudoti inovacijų privalumais ir užkirsti kelią šalies atsilikimui. Pavyzdžiui, dabar sparčiai plėtojama eValdžios sritis – valstybės institucijos, teikdamos paslaugas, siekia naudotis informacinėmis technologijomis. Tik atidžiai stebėdama tarptautinę patirtį, Lietuvos Vyriausybė galės pasinaudoti kitų šalių investicijų teikiama nauda.

Asmeniniai standartai susiję su asmenybės bruožais. Kai kurie žmonės yra ambicingi ir nustato reiklius savo pačių darbo tikslus. Jų netenkina lengvai pasiekti rezultatai, todėl jie siekia aukštos profesinės kokybės ir tobulumo. Jie pripažįsta mokymo poreikius ir noriai dalyvauja mokymo kursuose bei nori įgyti naujų įgūdžių.

3. Mokymo poreikių laiko perspektyva

Laiko ribos gali svyruoti nuo dabartinių darbo užduočių iki būsimų žmogaus darbo pokyčių. Išreikštas noras mokytis dažnai atitinka mokymo poreikius, kurie išryškėja sprendžiant dabartinio darbo problemas. Paprastai žmogus gali nežinoti apie tokius administracinio darbo pasikeitimus arba žinių tobulėjimą, dėl kurio ateityje bus keliami nauji kompetencijos reikalavimai.

Kuo sudėtingesni bus darbo pasikeitimai, tuo daugiau laiko prireiks būtinai kompetencijai įgyti. Galbūt nebus galima nustatyti visų būsimos pareigybės aspektų konkrečių darbo standartų, bet dažnai galima apibendrintai apibūdinti, kokie bus mokymo ir mokymosi poreikiai ateityje. Pavyzdžiui, koks nors pareigūnas bus paskirtas atstovauti šaliai konkrečiose ES darbo grupėse ir komitetuose. Kad darbas būtų sėkmingas, reikės išsamių turinio ir procesų žinių bei gerai mokėti kurią nors ES darbinę kalbą. Tokiai kompetencijai įgyti reikia laiko ir pastangų.

Laiko perspektyvą iliustruoja 4 pav.

Būsimi pareigybės pokyčiai:
– platesnė atsakomybės sritis,
– savarankiškiau priimami sprendimai,
– naujos, pvz., tarptautinio pobūdžio,
užduotys.

Siekiama kompetencija:
– savarankiškas darbas,
įprastomis sąlygomis,
atitinkantis priimtiną standartą.

Dabartinė kompetencija:
– kaip žmogus
jau tenkina
reikalavimus.

4 pav. Mokymo poreikių laiko perspektyva

4. Kompetencijos lygis

Kompetencijos lygis aprėpia trijų lygių standartus ir lūkesčius. Kaip matome, reikiamos kvalifikacijos skiriasi kokybiniu požiūriu.

1 lygis. Užduočių atlikimas vadovaujantis priimtinu standarto lygiu. Tai lygis, kurį naujokas turi pasiekti supažindinimo su darbu laikotarpiu ir padedamas įvadinio mokymo. Tikslas – įgyti darbinę kompetenciją dabartinėms užduotims atlikti: teisingai atlikti operacijas ir vadovautis nustatytomis organizacinėmis procedūromis, pavyzdžiui, nurodymais taikyti tam tikrą teisės aktą. Šis lygis reikalingas paslaugų kokybei, produktyvumui ir sklandžiam organizacijos darbui užtikrinti. Svarbiausia priemonė produktyvumui didinti – stati mokymosi kreivė.

2 lygis. Šis lygis – tai kompetencija, būtina dabartinei praktikai tobulinti. Virš darbinio lygmens reikia pakilti taikant naujausias profesines žinias ir nagrinėjant geriausios tarptautinės praktikos pavyzdžius. Pavyzdžiui, norint kontroliuoti karvių pasiutligės plitimą tarp galvijų ir pašalinti užkrėstą mėsą iš žmonių maisto, reikia suprasti šios ligos plitimo mechanizmą.

3 lygis. Sprendžiant sudėtingas problemas būtinos kelias disciplinas aprėpiančios nagrinėjamos srities žinios. Pavyzdžiui, sprendžiant aplinkosaugos problemas arba atkuriant nuskurdintus regionus, būtini įvairūs moksliniai metodai. Siekiant rasti veiksmingų, ekonomiškų ir socialiniu požiūriu priimtinų sprendimų, absoliučiai būtina, kad bendradarbiautų įvairių sričių specialistai. Kad būtų bendradarbiaujama efektyviai, reikia kažkiek suprasti įvairių metodų mokslinį pagrindą.

Tarpusavyje susijusių kompetencijos sričių lygiai ir rūšys parodyti 5 pav.

Darbinės žinios ir įgūdžiai Naujausios profesinės žinios Kelias disciplinas aprėpiančios nagrinėjamos srities žinios
3. Nagrinėjamos srities kompetencija

Sudėtingų problemų sprendimas bendradarbiaujant
2. Profesinė kompetencija

Metodų ir procesų tobulinimas
1. Kompetencija atlikti užduotį

Efektyvumas atliekant dabartines užduotis
(Venna,1998 m.)

5 pav. Kompetencijos lygiai ir tobulinimo kryptys.

5. Skirtingų organizacijos lygmenų mokymo poreikiai

Ostroff ir Ford (1989) siūlo mokymo poreikius nagrinėti trimis sisteminiais lygmenimis: organizacijos, darbo grupės ir individo. Mes pridėtume ketvirtąjį lygmenį – t.y. visą administraciją. Taigi administracijos mokymo poreikių analizė atliekama tokiais lygmenimis:

(1) Visa administracija Vyriausybės bendrosios politikos kryptys ir horizontalios reformos, bendroji įstatyminės bazės ir technologijų plėtra, tarptautinės plėtros poveikis valstybės valdymui (būtent ES acquis communautaire įgyvendinimas)

(2) Organizacija (ministerija/žinyba) Sektorių politikos kryptys ir plėtros programos, konkrečių įstatyminės bazės elementų ir technologijų plėtra, ES sektorių politikos kryptys

(3) Darbo grupė (skyrius/profesinė grupė) Kokybė ir produktyvumas, nauji darbo metodai ir standartai

(4) Asmuo Supažindinimas su organizacija, dabartinio darbo išmanymas, profesinis tobulėjimas, karjeros raida, pasirengimas pokyčiams

6. Mokymo poreikių analizės metodika

Svarbus veiksnys atliekant mokymo poreikių analizę yra vyriausybių programos ir valstybės sektoriaus kvalifikacijos gerinimo nacionalinės programos, tačiau reikėtų atsižvelgti ir į daugelį kitų dalykų.

• spręsti prastų darbo rezultatų problemas,
• diegti pokyčius,
• priimti naujus darbuotojus ir remti karjeros planavimą,
• nustatyti, kuriose srityse reikia specifinių profesinių įgūdžių.

Kompetencijos ir darbo gebėjimų gerinimo išeities taškas – tai nuolatinis individo ir visos organizacijos inovacijų ir tobulėjimo procesas, pavyzdžiui, vertinant paslaugas, gaminius ir veiklos praktiką bei metodus. Šį požiūrį reikėtų išplėtoti ir papildyti Vyriausybės ilgalaikiais strateginiais planais tobulinti Lietuvos valstybės sektoriaus administravimą.

Pirmoji svarbi valstybės tarnybos žmogiškųjų išteklių tobulinimo pakopa – nustatyti, kokių darbuotojų įgūdžių reikia, kad būtų tenkinami konkretūs institucijos ilgalaikiai ir dabartiniai reikalavimai atsižvelgiant į institucijos strateginius planus ir faktinius pareigybių reikalavimus.

Kad mokymas būtų efektyvus, reikia nagrinėti ir individo, ir organizacijos mokymo poreikius.

Atliekant mokymo poreikių analizę, reikia išnagrinėti du elementus:

1. pareigybės reikalavimus,
2. asmeninę kvalifikaciją ir norus.

Mokymo įstaigoms, pavyzdžiui, LIVADIS, sunku bendrai įvertinti šiuos elementus. Tokios informacijos turi tik ministerijų, institucijų ir savivaldybių personalo skyriai. Todėl mokymo įstaigoms reikės sukurti bendradarbiavimo grupes su, pavyzdžiui, personalo vadovais ir kitais žmonėmis iš personalo skyrių.

Personalo skyriams reikės rinkti informaciją apie institucijos (ministerijos ar savivaldybės) mokymo poreikius. Mokymo poreikiai gali būti grindžiami pareigybių aprašymais, pareigybių analize ir darbiniais interviu.

6.1 Vyriausybės programų analizė: Lietuvoje vykdomos reformos ir naujos politikos kryptys, dėl kurių atsiranda mokymo poreikių

Kol kas Lietuvoje nėra nuoseklios administravimo plėtros strategijos. Reformų programą sudaro įvairių projektų, skirtų prioritetiniams klausimams spręsti, rinkinys. Toliau greitai paminėsiu horizontalias reformas ir kitus procesus, kuriems sėkmingai atlikti prireiks mokymo. Be horizontalių reformų, vykdomi ir konkretiems sektoriams skirti plėtros projektai, kuriuos daugiausia paskatino pasirengimo stoti į ES procesas.

Šios analizės informacija grindžiama 2000 – 2004 m. buvusios Rolando Pakso Vyriausybės programa, Nacionaliniu plėtros planu, paramos davėjų finansuotų plėtros projektų ataskaitomis ir pokalbiais su svarbiais administracijos struktūrose dirbančiais asmenimis.

6.1.1 Valstybės tarnybos įstatymo įgyvendinimas

Šiuo įstatymu Lietuvoje bus įteisinta visiškai kitokia valstybės tarnyba nei dabar ir įstatymas paveiks beveik visus valstybės tarnautojus. Pirmiausia už jo įgyvendinimą bus atsakingi sekretoriai, personalo vadovai ir skyrių vadovai. Nagrinėjant įstatymą, galima išskirti toliau išvardytus mokymo poreikius.

• Greitai bus sukurta valstybės tarnautojų klasifikavimo keturių lygių sistema. Nustatant pareigybių kategorijas privaloma naudoti pareigybių aprašymo ir vertinimo metodiką (7 straipsnio 2 dalis). Europoje naudojama apie 20 skirtingų pareigybių vertinimo sistemų, tarp kurių yra ir holistinių, ir analitinių. Patarčiau kuriant sistemą atsižvelgti į kitų šalių patirtį. Būtina įkurti ir mokyti vertinimo grupes, parengti tipinių pareigybių aprašymus ir atlikti vertinimus. Galų gale pareigybes reikia priskirti kategorijoms. Reikia paisyti diskriminaciją draudžiančių ir lygias galimybes užtikrinančių įstatymų: Europos Sąjungos sutartyje numatyta, kad vyrams ir moterims už vienodos vertės darbą mokama vienodai. Pagal Europos precedento teisę, pateikus kaltinimą dėl diskriminavimo, įrodinėjimo pareiga tenka darbdaviui. Todėl nustatant darbo užmokesčio kategorijas buvo pradėta naudoti pareigybių aprašymų metodus. Tai subtilus ir sudėtingas uždavinys, kurį atlikti turėtų padėti mokymas.
• 12 straipsnyje numatomi nauji atrankos metodai, kurie dar neparengti. 13 straipsnyje įteisinama atrankos komisijų institucija. Reikėtų parengti komisijų nuostatus ir procedūras ir mokyti jų narius.
• Taikoma nauja pareigų paaukštinimo tvarka ir su ja supažindinami darbuotojai. Rengiami uždari konkursai.
• 25 straipsnyje numatoma metinio tarnybinės veiklos vertinimo procedūra. Tai konkrečiai paveiks visus skyrių vadovus ir personalo vadovus ir apskritai visus darbuotojus. Kuriamos dvi naujos institucijos: Personalo valdymo taryba ir Pareigūnų tarnybos vertinimo komisija. Vertinimo metodiką turėtų patvirtinti už valstybės tarnybą atsakingas ministras.
• Mokymo tvarkos gairių projekte daug pareigų skiriama valstybinių institucijų personalo tarnybai. Personalo tarnyba arba personalo vadovas kiekvienais metais nurodo asmenų mokymo poreikius ir iki lapkričio 15 d. nustato mokymo prioritetus. Šis asmuo iki gruodžio 15 d. turėtų parengti metinius individualius mokymo planus ir pasiūlyti tęstinio kvalifikacijos kėlimo institucijas, mokymo trukmę ir apimtį. Metinių mokymo planų metmenys turėtų būti pateikti Valstybės tarnybos agentūrai. Personalo vadovas užtikrina, kad valstybės tarnautojai būtų laiku mokomi. Galiausiai jis parengia ataskaitą apie surengtų mokymų rezultatus. Iš tikrųjų tvarkos gairėse nustatomos administravimo institucijos mokymo specialisto funkcijos ir šias pareigas atliekančius asmenis reikėtų mokyti vadovauti mokymo funkcijai.

6.1.2 Valstybės tarnybos įstatymo mokymo nuostatos

1999 m. Lietuvos valstybės tarnybos įstatymo 20 ir 21 straipsniai nustato pareigą kelti savo profesinę kvalifikaciją ir teisę mokytis darbdavio lėšomis. 36 straipsnyje valstybės tarnautojų mokymas skirstomas į tokias rūšis:

1) įvadinis mokymas – asmenų, siekiančių tapti karjeros valstybės tarnautojais, žinių įgijimas ir įgūdžių formavimas. Tai yra privalomas reikalavimas norint dalyvauti konkursuose į valstybės tarnautojo pareigas, kurių kategorija yra aukštesnė už žemiausią tam tikro lygio kategoriją (9 straipsnio 2 dalis). Poįstatyminiuose aktuose (projektuose) prioritetas teikiamas visų naujai paskirtų valstybės tarnautojų įvadiniam mokymui. Šis mokymas susideda iš mokymosi pagal bendrą programą, kuri vienoda visiems valstybės tarnautojams, ir mokymosi pagal specialias programas, pritaikytas konkretaus besimokančiojo skyriaus ir pareigų ypatumams;
2) tęstinis kvalifikacijos kėlimas – specialių profesinių žinių gilinimas ir įgūdžių formavimas valstybės tarnautojo, institucijos ar įstaigos iniciatyva per visą tarnybos laiką einant pareigas arba siekiant aukštesnių pareigų. Tam tikra tęstinio kvalifikacijos kėlimo programų dalis yra privaloma;
3) aukščiausių kategorijų valstybės tarnautojų mokymas – profesinių žinių gilinimas ir įgūdžių formavimas siekiant aukščiausių kategorijų valstybės tarnautojų pareigų.
Kaip teigiama dabartiniame įstatyme (9 straipsnio 3 dalis), mokymas yra būtina sąlyga siekiant aukščiausių kategorijų pareigų. Pareigų, kurių siekiant reikia patenkinti šį reikalavimą, kategorijos Vyriausybė dar nenustatė, bet Valstybės tarnybos departamentas prognozuoja, kad jos priklausys 25 – departamento vadovo kategorijai. Šiai kategorijai priklauso apie 300 pareigybių.

6.1.3 Strateginis planavimas, biudžeto sudarymas, apskaita ir finansų kontrolė

Šiuo metu vykdomos toliau minimos plėtros programos, truksiančios dar kelerius metus.

• 2000 m. Vyriausybė patvirtino strateginio planavimo metodiką ir vadovą ir tais pačiais metais pradėjo vykdyti šią programą. Apie 200 asignavimų valdytojų Vyriausybei pateikė strateginius planus, bet iš tikrųjų dauguma jų buvo veiklos planai. Strateginius planus reikia integruoti su Vyriausybės programa, nacionaliniu plėtros planu bei pasirengimo stoti į ES planavimu (NAPP). Strateginis planavimas ir pasirengimo narystei ES planavimas iki šiol buvo atskiri procesai, nors institucijų kūrimo poreikis smarkiai atsiliepia biudžetui. Strateginiai planai bus pradėti rengti ir regionuose bei vietose.

• Bus tobulinami strateginių koncepcijų dokumentai ir įstatyminės bazės poveikio analizės metodai. Todėl svarbu ministerijose didinti politikos analizės gebėjimus. Mokymas turėtų būti organizuojamas bet kurios ministerijos darbuotojams, kurie, tikėtina, prisidės rengiant koncepcijų dokumentus arba teisės aktų projektus.

• Bus plėtojamas veiklos planavimas susiejant jį su biudžeto sudarymu. Tai svarbus procesas, siekiant strateginius tikslus susieti su veiklos planais. Mokyti vadovaujantis naujomis gairėmis turėtų būti pradėta 2002 m. ir mokymai organizuojami ministerijų ir didelių žinybų departamentų vadovams, nedidelių žinybų vadovams bei ministerijų planavimo ir finansų specialistams.

• Toliau bus kuriami veiklos rodikliai ir plėtojamas vertinimas bei bus integruotos ministerijų ir pavaldžių institucijų taikomos priemonės. Dauguma dabar naudojamų rodiklių yra įnašo rodikliai, neatspindintys Vyriausybės politikos krypčių rezultatų arba padarinių. Bus sukurta atskaitomybės sistema.

• Šiuo metu kuriama ir atnaujinama kompiuterizuota valstybės biudžeto, apskaitos ir atsiskaitymų sistema („VBAM Navision“). Diegiamas naujas sąskaitų planas. Sistema sukurta taip, kad teiktų informaciją, reikalingą pačios programos veiklai (tikslas, siekis, veikla) valdyti ir išlaidoms apskaityti. Planuojama naująją sistemą 2001 – 2003 m. įdiegti 460 institucijų. Iki 2003 m. dirbti su naująja programine įranga turėtų išmokti per 1 000 žmonių. Tačiau bendra sistemos sėkmė ir visapusis informacijos naudojimas priklausys nuo galutinių naudotojų, t.y. aukščiausios kategorijos darbuotojų, kvalifikacijos.

• Gana sudėtinga sukurti audito ir kontrolės mechanizmus, kurie padėtų valdyti veiklą. Biudžeto įstatyme valstybės kontrolieriaus institucijai patikėta užduotis kontroliuoti, kaip vykdomas biudžetas. Jame taip pat reikalaujama, kad vidaus audito skyriai atliktų programų vertinimus.

6.1.4 Regioninės administracinės reformos, nauja savivaldybių kompetencija

2000 – 2004 m. Vyriausybės programoje žadama įvykdyti apskričių reformą ir suteikti daugiau teisių savivaldybėms, įskaitant teisę gauti savų pajamų. Reformą sudaro du elementai: administracinė reforma, kuria siekiama perduoti įgaliojimus, ir teritorinė reforma, kuria siekiama sumažinti apskričių skaičių. Programa itin svarbi piliečiams, kadangi daugiausia būtiniausių viešųjų paslaugų teikia regioninės arba vietos valdžios institucijos. Reforma paveiks centrinių ir regioninių institucijų bei savivaldybių darbuotojus. Darbo grupė šiuo metu nagrinėja mokymo poreikius ir rengia pasiūlymo dėl įvairių mokymo centrų darbo pasidalijimo projektą. 2001 m. gegužės mėn. vykusio pokalbio metu Vidaus reikalų ministerijos Valstybės tarnybos departamentas pabrėžė, kad maždaug 300 svarbių pareigūnų reikia surengti mokymus rinkos ekonomikos tema. Šį poreikį dar reikia sukonkretinti. Gali būti nagrinėjamos tokios temos:

• valstybės sektoriaus indėlis į rinkos ekonomiką ir regionų bei vietos ūkio plėtrą, valdžios institucijų funkcija vykdant ES struktūrinės politikos kryptis, pvz., vietos šaltinių paieška projektams finansuoti;
• vadinamosios naujos viešojo valdymo koncepcijos įgyvendinimas, pvz., rinkos bandymai, naudotojų mokesčiai, paslaugų pirkimas iš rangovų, gamintojo ir paslaugų teikėjo funkcijų atskyrimas bei sutarčių dėl viešųjų paslaugų teikimo valdymas;
• ūkio subjektų konkurencingumo didinimas, valstybės pagalbos kontrolė, viešieji pirkimai.

6.1.5 Europos integracija

1998 m. Vyriausybė priėmė specialią Europos integracijos mokymo strategiją. 2001 m. buvo atlikta atskira mokymo poreikių analizė, kurios rezultatai bus paskelbti 2001 m. birželio mėnesį. Po to mokymo strategija bus atitinkamai atnaujinta. Kadangi strategijos dokumentas yra koordinavimo priemonė, būtų svarbu pasirūpinti, kad EI mokymo kursų dalyviai būtų supažindinti su pakoreguotu planu.

Būtų įdomu ES aspektus įtraukti į visas LIVADIS mokymo programas, kuriose šie klausimai yra svarbūs.

6.1.6 Kova su korupcija

1997 m. Vyriausybė įsteigė nepriklausomą Specialiųjų tyrimų tarnybą, kuri privalo kovoti su korupcija, organizuotu nusikalstamumu ir visuomenės pasitikėjimo pažeidimais. Nevyriausybinės organizacijos „Transparency International” Lietuvos skyrius taip pat aktyviai dirba šioje srityje.

Reikia spręsti valstybės tarnautojų mokymo problemą. Siūlyčiau į įvadinio mokymo programą ir į vadybos mokymo programas įtraukti temą „Gero valdymo principai“, kurioje būtų apžvelgiama ir korupcijos problema.

6.1.7 Visuomenės informavimas

2000 – 2001 m. Vyriausybės programoje atkreipiamas dėmesys į administracinės kultūros ir praktikos plėtojimą:

„Valstybės ir savivaldybių institucijos priima savo veiklos taisykles ir viešai jas paskelbia, taip pat skelbia gyventojams suprantamą informaciją apie institucijų veiklą ir tai, kas jas kontroliuoja“. Čia kalbama apie visuomenės informavimo stiprinimą. Galimybė susipažinti su valstybės dokumentais ir aktyvi visuomenės informavimo politika – tai gero valdymo bruožai. Šiuos klausimus reikėtų nagrinėti įvadinio mokymo programose, tačiau asmenims, atsakingiems už visuomenės informavimą, pavyzdžiui, spaudos ir ryšių su visuomene atstovams, reikėtų organizuoti specialius mokymus. Yra žinoma, kad šie darbuotojai turi labai įvairų išsilavinimą ir tik kai kurie jų yra studijavę su jų pareigomis susijusius dalykus arba turi žurnalistų darbo patirties.

6.1.8 Orientacija į paslaugas

Vyriausybės programoje taip pat norima siekti, kad administravimo institucijos būtų labiau orientuotos į paslaugas: „kad valstybės tarnautojai (valstybės ir savivaldybių institucijų) paslaugiai aptarnautų gyventojus, o priėmę klaidingą sprendimą jų atsiprašytų […] be to […] turi būti viešai paskelbta jų tarnautojų veiksmų apskundimo tvarka“. Kalbantis su Vidaus reikalų ministerija buvo ypatingai pabrėžta, jog reikia, kad statutiniai valstybės tarnautojai, pavyzdžiui, policijos ir muitinės pareigūnai bei pasienio kontrolės pareigūnai, labiau orientuotųsi į paslaugų teikimą.

6.2 Mokymo poreikių tyrimai: interviu ir klausimynai, ekspertų grupių bendradarbiavimas

6.2.1 Interviu

Dar vienas dažnai naudojamas būdas asmens mokymo poreikiams nagrinėti yra darbiniai interviu, kurių metu vadovas, viršininkas ar personalo skyriaus darbuotojas kalbasi su darbuotoju apie pareigas ir funkcijas ir taip sužino kai kuriuos mokymo poreikius. Interviu gali sudaryti keletas klausimų, aprėpiančių įvairius pareigybės aspektus, taip pat pravartu sudaryti klausimyną, kurį galima išdalinti prieš interviu, kad ir darbuotojas, ir vadovas galėtų pasirengti interviu.

Vadovo požiūriu Darbuotojo požiūriu
Ką dirbsite ateityje

Kas bus svarbu jūsų srityje artimoje ateityje (kitais metais)

Kuriose srityse norėtume pagerinti savo darbą

Jūsų bendradarbiavimas su kolegomis ir vadovais

Kokį mokymą jums siūlome
Ką noriu dirbti ateityje

Kas, mano nuomone, bus svarbu mano srityje kitais metais

Ką noriu patobulinti

Požiūris į bendras darbo sąlygas

Vieno atsakymo į klausimą, kokius klausimus ir problemas reikėtų aptarti per interviu, nėra, jis priklauso nuo konkrečios institucijos uždavinių, tačiau reikėtų aptarti lentelėje paminėtus klausimus, kurie pateikti kaip gairės.

Danijos aplinkos ministerija gali būti pavyzdys, kaip atliekama tokia mokymo poreikių analizė. Kitame puslapyje parodytos svarbiausios ministerijos sukurtos sistemos dalys. Esminis šios programos elementas yra asmeninis tobulinimosi planas, grindžiamas interviu su darbuotojais. Šiuos interviu personalo skyrius visada planuoja centralizuotai, bet juose dalyvauja tik valstybės tarnautojai ir jų betarpiškas viršininkas.

Pavyzdys – Danijos aplinkos ministerija

Ši ministerija kelerius metus dirba su asmeniniais tobulinimosi planais ir interviu su darbuotojais ministerijoje yra svarbiausia asmeninio tobulinimosi plano, kuris yra privalomas, kūrimo pakopa. Tobulinimosi planas turi būti aptariamas kasmet per kasmetinį interviu su darbuotoju, o jo kopija perduodama personalo skyriui.

Personalo skyrius turi numatyti ministerijos būsimus uždavinius (šiuo metu – tai Danijos pirmininkavimas ES 2002 m.) ir yra atsakingas už informacijos apie būsimą svarbų ministerijos uždavinį pateikimą.

Bendrais bruožais šią politiką būtų galima apibūdinti taip:

1. personalo skyrius informuoja apie strateginius planus ir būtiną kvalifikaciją, kurios reikia dabar ir reikės artimoje ateityje;

2. bent kartą per metus kiekvienas darbuotojas su savo betarpišku viršininku pasikalba apie asmeninį tobulinimąsi;

3. vadovaujantis pokalbiais apie tobulinimąsi, parengiamas asmeninio tobulinimosi planas. Šis planas privalomas ir jį reikia vykdyti;

4. planai perduodami personalo skyriui, o personalo skyrius privalo surengti kursus, parengti mokymo programų ir t.t., arba sudaryti sutartis su kitomis mokymo įstaigomis (pvz., DSPA);

5. ministerija yra sukūrusi vertinimo sistemą, o tolesnio stebėjimo sistema numatoma planuose. Kai kurie tikslai susiję su dalyvavimu mokymo programose;

6. jei dėl kokios nors priežasties plano atsisakoma arba jis nevykdomas, norint sužinoti priežastis, reikia surengti papildomą pokalbį apie asmeninį tobulinimąsi. Už tai atsakingas personalo skyrius.

Ministerija šioje sistemoje dar neįdiegė automatinio darbo užmokesčio didinimo funkcijos, bet personalo skyrius ir darbuotojo viršininkas labai dažnai valstybės tarnautojams už gerus darbo rezultatus skiria atlygį.

Tai tik vienas pavyzdys, kaip galima nagrinėti mokymo poreikius, tačiau juo iliustruotas vienas būdas, kaip rinkti žinias apie mokymo poreikius iš darbuotojų, ir šį modelį galima pritaikyti daugelyje institucijų ir ministerijų.

Vienas galimas keblumas pasirinkus tokią mokymo poreikių analizės formą, yra tas, kad yra nepaprastai svarbu, kad institucija būtų susipažinusi su savo strateginiais planais ir kad šie strateginiai planai būtų išaiškinti darbuotojams. (O tai daroma ne visada). 6 skyriuje paminėtos kelios būsimos Lietuvos valstybės sektoriaus reformos, o reformų programa yra tinkamas išeities taškas Lietuvos institucijų, savivaldybių ir ministerijų strategijoms rengti, bei veiksnys, lemiantis naujus mokymo poreikius.

Pavyzdžiui, Finansų ministerija turi strateginį planą toliau tobulinti Lietuvos valstybinio sektoriaus veiklos vertinimo sistemą. Gali būti, kad prireiks mokyti už šią programą atsakin-gus valstybės tarnautojus.

LIVADIS ir kitoms mokymo įstaigoms bus būtina dalyvauti susitikimuose su valstybės sektoriaus personalo vadovais ir sužinoti apie mokymo poreikius ir galų gale padėti ministerijoms ir savivaldybėms nagrinėti mokymo ir švietimo poreikius, todėl labai svarbu, kad mokymo įstaigos sudarytų bendradarbiavimo grupes su atitinkamais valstybės sektoriaus administracijos darbuotojais. Šias grupes turėtų sudaryti specialistai, turintys išsamių žinių apie mokymą ir konkrečius mokymo dalykus.

Kitaip mokymo įstaigos, pavyzdžiui, LIVADIS, negalės pasiūlyti būtinų kursų. LIVADIS, kurio darbuotojų skaičius ribotas, negalės atlikti mokymo poreikių analizės, vis dėlto rekomenduotina padėti ministerijoms ir savivaldybėms personalo politiką plėtoti tokia kryptimi, kad ji būtų sutelkta į mokymo poreikius ir pageidavimus.

6.2.2 Klausimynai

Klausimynai – tai dar vienas būdas, kaip mokymo įstaigos gali nagrinėti valstybinių institucijų mokymo poreikius, tačiau svarbu prisiminti, kad kai kurios valstybinės institucijos gauna daug klausimynų ir jie gali atsidurti kitų dokumentų šūsnyje. Jei nusprendžiate pateikti klausimyną, klausimai turi būti suformuluoti taip, kad būtų susiję su konkrečia valstybine institucija.

Apskritai klausimyne turi būti surašyti vadovėlyje paminėti dalykai. Į klausimyno klausimus gali atsakyti pati institucija, pavyzdžiui, jos personalo vadovas, arba į juos galima atsakyti surengus interviu su žmonėmis iš LIVADIS ar kitų mokymo įstaigų.

Klausimyną prieš perduodant kiekvienai valstybinei institucijai reikia peržiūrėti. Pavyzdžiui, jei turite išsamesnės informacijos apie valstybinę instituciją, kuriai norite siųsti klausimyną, galite pateikti konkretesnių klausimų. Ši informacija gali būti darbuotojų skaičius, organizacinė struktūra, užduotys, kasdienio darbo metodai, pastarojo meto pokyčiai ir t.t.

Kitame puslapyje pateiktas klausimyno projektas, kurį prieš naudodamos mokymo įstaigos gali patobulinti.

Institucijos pavadinimas

Pašnekovo pavardė

1. Tarnautojų skaičius jūsų institucijoje

2. Kiek jūsų tarnautojų dalyvavo mokymo kursuose
• užsienyje
• LIVADIS
• kitose mokymo įstaigose

3. Kokius mokymo kursus yra išklausę jūsų tarnautojai
• bendro pobūdžio mokymas
• konkretaus sektoriaus mokymas/kursai
• kitoks mokymas (prašome nurodyti)

4. Kaip vertinate mokymą (gerai/blogai), kurį organizuoja
• LIVADIS
• kitos mokymo įstaigos (prašome nurodyti)

5. Pamėginkite išskirti svarbiausias sritis, kuriose jūsų organizacijai reikia mokytis (prašome nurodyti svarbiausias sritis, kuriose yra mokymo poreikių)
• bendro pobūdžio mokymas (prašome nurodyti dalykus)
• konkretaus sektoriaus mokymas (prašome nurodyti dalykus)
• konkrečių profesinių įgūdžių mokymas (prašome nurodyti dalykus)

6. Kokia(-ios) svarbiausia(-ios) jūsų organizacijos tikslinė (-s) mokymo grupė(-s)
• aukščiausia vadovybė
• aukščiausių kategorijų valstybės tarnautojai
• pagrindinių sričių specialistai
• kiti (prašome nurodyti)

7. Kitos pastabos, pasiūlymai, pageidavimai

6.3 Kvalifikacijos tyrimas ir kompetencijos apibūdinimai

Akivaizdu, kad vienas pirminių informacijos apie mokymo poreikius šaltinių yra pareigybės aprašymas. Lietuvos valstybės tarnautojų pareigybių aprašymai yra gana smulkūs, todėl iš jų bus galima beveik mechaniškai sužinoti apie tam tikrus būtinus kvalifikacijos reikalavimus. Nors pareigybių aprašymai buvo kažkiek kritikuojami dėl to, kad yra per daug griežtos struktūros ir todėl riboja asmeninę atsakomybę ir kūrybingumą, reikia pripažinti, kad dar-buotojai paprastai priimami į darbą tam, kad organizacijoje atliktų konkrečias funkcijas, be to, akivaizdu, kad bus tam tikrų bazinių būtinių įgūdžių, kuriems įgyti reikės organizuoti mokymą ar tolesnį švietimą ir kurių gali prireikti priėmus naujus įstatymus ar įsigaliojus naujoms biudžeto sudarymo procedūroms.

Kvalifikacijos tyrimas – tai analitinis metodas, kurį taikant išnagrinėjami pareigybės kvalifikaciniai reikalavimai ir sudaromas kompetencijos apibūdinimas, kuriame nurodomi svarbiausi kompetencijos elementai, būtini norint sėkmingai atlikti konkretų darbą. Kokybės tyrimai atliekami skirtingais visuomenės lygmenimis. Aukščiausiu lygmeniu vertinami ūkio sektorių kvalifikacijos reikalavimai ir sukuriama profesinio švietimo ir mokymo sistema, kad būtų įgyta reikiama kompetencija. Organizacijoje kompetencijos reikalavimai paprastai nagrinėjami rengiant pareigybės aprašymą. Tačiau dažnai priimant darbuotoją nustatomi tik minimalūs kvalifikacijos reikalavimai, o to nepakanka organizacijos mokymo poreikiams nagrinėti. Reikia išsamesnės ir platesnės kompetencijos apibūdinimo analizės. Šis apibūdinimas tada lyginamas su konkretaus asmens faktine kompetencija ir nustatytas skirtumas rodo mokymo poreikį.

Svarbiausių kompetencijos elementų reikalavimą turėtų nagrinėti darbą gerai išmanantys žmonės. Reikėtų nustatyti tokius reikalavimus, kad normalus žmogus galėtų įgyti įgūdžių ir, įgijęs šiek tiek patirties, galėtų užtikrinti, kad jo darbo rezultatai atitiktų priimtiną standartą.

Kaip pavyzdį pateiksime bendros kompetencijos, būtinos norint sėkmingai dirbti Europos integracijos srityje, analizę (6 pav.).

6 pav. Svarbiausi kompetencijos elementai dirbant Europos integracijos srityje

6 paveiksle nurodytus svarbiausius kompetencijos elementus galima dar labiau sukonkretinti ir sudaryti kompetencijos apibūdinimą, kuris galėtų būti skirtas, pavyzdžiui, Prekybos ir pramonės ministerijai ir kuriame būtų pabrėžiama prekybos ir konkurencijos politika, arba kuris galėtų būti skirtas Socialinės apsaugos ministerijai ir kuriame būtų išsamiai apžvelgiama socialinė politika.

Svarbiausių kompetencijos elementų sąrašu galima pasinaudoti sudarant klausimyną apie mokymo poreikius, kaip padaryta toliau pateiktame pavyzdyje (7 pav.).

Žinių ir įgūdžių sritis: Žmonių, kuriuos
reikia mokyti
Xmetais, skaičius

Bendrieji arba horizontalūs EI srities kompetencijos elementai:
• bendros žinios apie ES: tikslai, teisiniai pagrindai ir principai,
institucijos, politikos formulavimas, svarbiausios politikos sritys;
• ES teisės ir teisėsaugos principai, ryšys su nacionaliniais teisės aktais,
įstatymų projektų rengimas;
• ES informacijos šaltinių ir duomenų sistemų naudojimas, terminai;
• šalies eurointegracijos politika, pasirengimo narystei procesas, padariniai
ūkiui ir visuomenei, visuomenės informavimas ir visuomenės nuomonė;
• svarbiausi ES valstybių narių bruožai: administracija, ekonominiai interesai;
• derybos ir bendravimas su įvairių kultūrų atstovais;
• dalyvavimas ES darbo grupėse ir komitetuose;
• kita.

Kalbos įgūdžių tobulinimas:
• anglų,
• prancūzų,
• vokiečių,
• kitų.

Specifinių žinių apie ES reikalavimai pagal skyrius:
• atsižvelgiant į ministerijų darbo pasidalijimą ir darbo pasidalijimą
ministerijose.

7 pav. Klausimyno apie mokymo poreikius, sudaryto vadovaujantis iš anksto nustatytais svarbiausiais kompetencijos elementais, pavyzdys

6.4 Kursų sąrašo metodas

Mokymo paslaugų teikėjai, pavyzdžiui, LIVADIS, mokymo poreikius nagrinėja taikydami įvairius metodus ir naudodamiesi įvairiais informacijos šaltiniais. Jie mėgina parengti administracijos mokymo poreikius atitinkančius kursus ir juos reklamuoja. Kursų katalogas arba atskiras skelbimas apie kursą – tai klientams skirta informacija. Vadovaudamasis kataloge pateikta informacija, kiekvienas valstybės tarnautojas gali nuspręsti, ar kursas atitiks jo mokymo poreikį. Kadangi sprendimas užsirašyti į kursą grindžiamas tokiu vertinimu, svarbu pateikti pakankamai informacijos, kad žmogus galėtų apsispręsti.

Kursų sąrašo metodas – tai dažnai naudojamas mokymo poreikių analizės metodas. Mokymo kursų katalogai ir skelbimai dalinami darbuotojams ir jie gali pasirinkti programas, kurias norėtų lankyti, arba programas savo darbuotojams gali parinkti vadovai. Mokymo pasiūlymus reikėtų vertinti kritiškai. Vadovas turėtų surinkti mokymo pasiūlymus ir nuspręsti, kuriuos pasiūlymus galima įgyvendinti, kuriuos reikėtų atidėti ir kurie netinka konkrečiam asmeniui.

Kursų sąrašo metodą galima pritaikyti greitai ir lengvai. Žmonės teigiamai vertina kursus, kuriuos pasirenka patys. Metodo ribotumas yra tas, kad išreiškiami tik tie poreikiai, kuriuos tenkina pasiūlyti kursai.

Šį metodą lengva taikyti ir mokymo paslaugų teikėjui. Kol tam tikros mokymo programos turi paklausą, tol egzistuoja tam tikras poreikis, kurį šios programos turi patenkinti. Mažėjanti paklausa rodo, kad poreikis jau tenkinamas.

6.5 Problemų nustatymas ir statistika

Mokymas dažnai naudojamas kaip priemonė organizacijos problemoms spręsti. Kai kurias problemas galima nustatyti paprasčiausiais kasdieniais stebėjimais, kai kurias kitas galima aptikti atliekant statistinę analizę ir lyginant organizaciją su kitomis panašiomis organizacijomis. Šiuolaikinėje vadyboje vis dažniau naudojami veiklos rodikliai, kadangi jie gali suteikti vertingos informacijos mokymo poreikių analizei atlikti.

Problemos gali būti šios:
• didelė darbuotojų kaita, prasta darbinė nuotaika;
• stresas ir sveikatos problemos, nebuvimas darbe dėl ligos,
• klaidos, klaidingi sprendimai, piliečių skundai,
• mažas produktyvumas palyginti su kitomis panašiomis organizacijomis,
• įvairių skyrių konfliktai ir įtampa,
• ilgai tvarkomi dokumentai, ilgas laukimo laikas, vėluojama atlikti darbus iki nustatyto termino,
• partnerių ir suinteresuotųjų asmenų skundai,
• didelės skyrių išlaidos.

Problemas, kurias galima nustatyti pažvelgus į organizaciją, reikia nagrinėti, kad būtų rastos labiausiai tikėtinos priežastys ir sukurtos atitinkamos atsakomosios priemonės. Mokymas gal ir nėra veiksmingiausia visų problemų sprendimo priemonė, bet gali būti svarbi problemoms spręsti skirtų priemonių paketo dalis. Kaip praktiškai aptikti ir aptarti organizacijų problemas, paaiškinta toliau.

6.6 Darbuotojų veiklos vertinimas kaip mokymo poreikių analizės priemonė

6.6.1 Darbuotojų vertinimo tikslas

Manoma, kad vadovai ir viršininkai rezultatų pasiekia drauge su savo darbuotojais ir jų padedami. Kad galėtų vadovauti ir imtis pačių tinkamiausių priemonių, vadovai privalo žinoti, kokia yra jų pavaldinių kompetencija ir darbo krūvis. Pavaldiniai taip pat nori žinoti, kada pasiekia gerų rezultatų ir kokios jų perspektyvos organizacijoje. Kasdienis vertinimas ir bendravimas – įprastas vadovo darbo elementas. Tai dažnai atliekama neformaliais būdais ir skirtingi žmonės renkasi skirtingas procedūras.

Visoje organizacijoje taip pat egzistuoja poreikis turėti vertinimo informacijos, todėl daugelio organizacijų vadovai turėtų kasmet vertinti savo pavaldinius, kad gautų toliau išvardytos informacijos.

1) Tobulinimo poreikių vertinimas. Jo paskirtis – nustatyti dabartinius darbuotojo veiklos rezultatus ir nuspręsti, ar galimus trūkumus sukelia jo žinių ar patirties stoka, ar netinkamos darbo sąlygos. Tobulinimo priemonės priklauso nuo nustatytos diagnozės. Jei akivaizdi priežastis – kompetencijos stoka, tada pakanka mokymo priemonių. Tai svarbi informacija mokymo pareigūnui, kuris, siekdamas sukurti reikiamą kompetenciją, gali planuoti naujas mokymo programas. Jei darbo problemos susijusios su išteklių stoka ar prastomis darbo priemonėmis, už sąlygų gerinimą atsakingas vadovas.

2) Paaukštinimas arba perkėlimas. Diagnostinės informacijos apie asmens privalumus ir trūkumus reikia norint paskirti darbuotojus į laisvas darbo vietas organizacijoje. Patirties turintys žmonės gali būti pasirengę būti paaukštinti į atsakingesnes pareigas. Kažkas gali norėti būti perkeltas į tinkamesnes pareigas. Sparčiai kintančioje aplinkoje svarbu lanksčiai naudoti žmogiškuosius išteklius.

(3) Darbo užmokesčio peržiūrėjimas. Daugelis šalių viešojo administravimo struktūrose eksperimentuoja taikydamos su darbo rezultatais susijusias darbo užmokesčio sistemas. Vadovai turi tam tikros veikimo laisvės priskirdami asmenį kuriai nors atlyginimo kategorijai pagal jo darbo rezultatus. Taip pat gali būti galimybė efektyviausiai dirbantiems darbuotojams mokėti premijas. Tačiau atitinkami atlyginimai turi būti keičiami dėl objektyvių ir pripažįstamų priežasčių, nes kitaip kiti darbuotojai nusivils ir praras norą dirbti. Tokį pagrindimą turėtų suteikti vertinimo sistema.

(4) Nustatyti problemas, rasti sprendimo būdus. Daugelyje vertinimo sistemų numatyta galimybė nustatyti ir aptarti darbo organizavimo problemas. Jei rasti sprendimo būdą įgaliotas vadovas, jis gali nedelsdamas veikti pats arba informuoti tuos, kurie įgalioti imtis atsakomųjų priemonių.

Daugelyje Europos valstybės tarnybos struktūrų yra privaloma turėti personalo vertinimo sistemą ir ji grindžiama darbuotojų nuostatais. Betarpiškas viršininkas privalo kasmet vertinti darbuotojus. Kai kuriose šalyse naudojamos vienodos vertinimo formos, daugelyje administracijos struktūrų rengti formas ir procedūras patikėta atskiroms ministerijoms ir agentūroms. Apskritai taikomos dvi skirtingos metodikos.

6.6.2 Vertinimas, pabrėžiant asmens bruožus

Šis metodas buvo taikomas daugelyje pirmųjų veiklos vertinimo sistemų ir naudojamas iki šiol. Pirmoji vertinimo formos rengimo pakopa – rasti darbuotojo savybių ar bruožų, kurie svarbūs siekiant gerų darbo rezultatų. Asmeninių savybių pavyzdys pateiktas kitame puslapyje 6 pav.

6 pav. Asmeninių savybių ar bruožų pavyzdys.

Taikant į bruožus orientuotus vertinimo metodus kyla tam tikrų bendrų sunkumų. Pirmasis sunkumas susijęs su bruožų parinkimu. Kaip žinoti, kurios savybės svarbios sėkmei konkrečiame darbe? Pavyzdžiui, „kūrybingumas“ gali būti vertinamas kaip svarbi ir apskritai pageidautina savybė, bet ji svarbi atliekant ne visas užduotis.

Kitas sunkumas yra vertinimas. Formą pildantys vertintojai turi pasikliauti subjektyviais įspūdžiais, o ne konkrečiais įrodymais. Sunku lyginti skirtingų vertintojų išvadas, kadangi jie gali naudoti skirtingas subjektyvias skales.

Taip pat sudėtinga interpretuoti abstrakčius rezultatus ir daryti išvadas dėl mokymo poreikių turinio. Pavyzdžiui, jei žmogaus „bendravimo įgūdžiai“ įvertinti kaip „prastesni nei vidutiniai“, reikia toliau nagrinėti, koks mokymas bendrauti būtų tinkamas.

6.6.3 Į rezultatus orientuotas vertinimas, vertinimo ir planavimo interviu

Į rezultatus orientuoto vertinimo metodas buvo sukurtas vadovaujantis vadybos filosofija, pavadinta „Vadovavimas pagal tikslus“. Vadovai ir darbuotojai per planavimo posėdį susitaria dėl darbo tikslinių rodiklių arba planuojamo laikotarpio (paprastai finansinių metų) tikslų bei suderina išteklius, turimus šiems tikslams siekti. Tikslai surašomi konkrečiomis formuluotėmis. Vertinimo posėdžio metu vadovas ir darbuotojai drauge nagrinėja, kokių rezultatų pasiekta. Drauge nagrinėjama tai, kas pasisekė ir kas nepavyko, ir aptariamos galimos atsakomosios priemonės. Darbo rezultatai vertinami vadovaujantis objektyviais kriterijais, o ne subjektyviomis simpatijomis ar antipatijomis.

7 pav. parodyta procedūra, grindžiama į rezultatus orientuotu vertinimu .

7 pav. Vertinimo ir planavimo interviu.

Dauguma organizacijų mano, kad vertinimo interviu yra svarbiausias dalykas, lemiantis darbo rezultatų vertinimo sistemos sėkmę arba žlugimą. Informacija, pateikta vertinimo formoje, aptariama viršininko ir pavaldinio asmeninio susitikimo metu ir po jo priimami svarbūs sprendimai, pavyzdžiui, dėl mokymo, darbo rezultatų gerinimo, darbo užmokesčio ir paaukštinimo. Toks susitikimas suteikia galimybę vadovams informuoti darbuotojus apie jų darbo rezultatus ir drauge rengti ateities planus.

Vadovas turėtų susirinkti informaciją apie visus mokymo poreikius, nustatytus vertinimo ir planavimo interviu metu, ir perduoti ją personalo skyriui, kad šis imtųsi tolesnių priemonių. Taip poreikiai susiejami su konkrečia padėtimi darbovietėje ir pareigybės reikalavimais.

7. Mokymo poreikiai ir mokymo paklausa

Mokymo poreikiai vertinami atsižvelgiant į įvairius informacijos šaltinius, o išvados atspindi idealią situaciją, arba neribotus lūkesčius. Tačiau padėtis mūsų organizacijose kitokia. Ten yra daug apribojimų, į kuriuos reikia atsižvelgti organizuojant mokymą. Mes disponuojame ribotomis biudžeto lėšomis, galime neturėti pakankamai mokyti galinčių ekspertų, mokytini darbuotojai negali ilgam atsitraukti nuo savo kasdienių pareigų ir t.t.

Vertinant mokymo poreikius reikia atsižvelgti į apribojimus, o tokio vertinimo rezultatas atspindi mokymo paklausą. Paklausa – tai tie poreikiai, kuriuos galima realiai patenkinti per turimą laikotarpį. Paklausos prognozės atspindimos mokymo planuose ir, siekdamas patenkinti paklausą, mokymo specialistas gali ieškoti įvairių alternatyvų. Kita vertus, mokymo paslaugų teikėjai kuria paklausą atitinkančias programas (8 pav.).

8 pav. Nuo mokymo poreikių prie mokymo paklausos ir pasiūlos.

Vienas Lietuvos viešojo administravimo praktinių suvaržymų yra tas, kad žmonės sunkiai išleidžiami dalyvauti ilgose mokymo programose. Tipinis mokymo renginys – tai 2-3 dienų kursas ar seminaras. Suprantama, kad tokios trumpos mokymo programos negali patenkinti didelių mokymo poreikių. Patartina šiuos trumpus kursus paversti kursų ciklais, skirtais konkrečiai valstybės tarnautojų grupei. Trumpų kursų derinys galėtų palyginti gerai patenkinti ir didelius mokymo poreikius. Tačiau pasirinkus šią strategiją būtinos kursų loginės sąsajos ir rekomendacijos besimokantiems, kaip išklausyti mokymo programą.

8. Skirtingi darbuotojų kvalifikacijos gerinimo metodai, tenkinantys nustatytus mokymo poreikius

8.1 Mokymo metodai

Mokymą, reikalingą darbuotojų kompetencijai gerinti, galima suskirstyti į du mokymosi būdus: mokymosi darbovietėje procesus ir mokymą už organizacijos ribų bei tolesnį švietimą. Rūpestingai naudojami mokymo metodai ekonominiu požiūriu gali tapti labai efektyvia investicija, jei tik taikomi metodai bus tinkami.

8.1.1 Mokymasis darbovietėje

Mokymas darbovietėje tikriausiai yra labiausiai paplitęs mokymo metodas ir gali būti taikomas paprasčiausiai mėgdžiojant kolegų darbo būdus arba rengiant sudėtingus kursus, kuriuos organizuoja pati institucija arba kurie rengiami bendradarbiaujant su konsultantais arba mokymo įstaigomis, pavyzdžiui, LIVADIS. Mokymas darbovietėje naudingas, kai su darbu reikia supažindinti naujus darbuotojus arba kai prireikia kai kuriuos institucijos įgūdžius arba tam tikrą kompetenciją perduoti kitiems institucijos padaliniams. Tarp pavyzdžių galima paminėti biudžeto sudarymo ir apskaitos metodus ir procedūras arba specifinius darbo kompiuteriais įgūdžius ir t.t.

Dar vienas metodas – tai pareigybių rotacija institucijoje. Taip valstybės tarnautojai gali keistis idėjomis ir palengvinamas įvairių skyrių bendradarbiavimas, kai darbuotojai daugiau sužino apie kitų institucijos skyrių darbo sąlygas. Net skirtingų institucijų apsikeitimas darbuotojais gali suteikti išsamesnių žinių ir palengvinti apsikeitimą idėjomis, kuris būtinas norint užtikrinti, kad tinkamai ir efektyviai veiktų tokia sudėtinga struktūra kaip visa valstybės administracija.

Mokymą darbovietėje dažnai reikia derinti su mokymu už organizacijos ribų. Pavyzdys gali būti darbo kompiuteriu įgūdžių mokymas. Norint išmokti dirbti su konkrečiomis programomis ar sistemomis būtinas mokymas už organizacijos ribų, tačiau yra žinoma, kad taip pat labai svarbu darbuotojams suteikti galimybę padirbėti su tomis programomis ir kad pačioje institucijoje dirbtų daug patirties turintis žmogus, galintis jiems padėti.

Apskritai mokymas darbovietėje bus labai veiksmingas ir organizacijos specifinius poreikius tenkinantis būdas. Vienas pavyzdžių, kada būtų galima mokyti darbovietėje, yra savivaldybės ar ministerijų biudžeto sudarymo ir apskaitos procedūrų pakeitimas.

Pavyzdžiui, biudžeto sudarymo procedūras 1995 m. pakeitė Danijos finansų ministerija. Valstybės tarnautojų, dirbančių apskaitos skyriuose, mokymas buvo organizuojas taip:

• buvo atrinkta keletas Finansų ministerijoje dirbančių valstybės tarnautojų, kurie turėjo tapti dėstytojais;

• vidaus specialistai mokė dėstytojus Finansų ministerijoje;

• dėstytojai dalyvavo pareigybių rotacijos programoje ir po keletą mėnesių dirbo įvairių ministerijų apskaitos skyriuose ir mokė valstybės tarnautojus bei padėjo jiems tapti specialistais, o vėliau – mokytojais;

• vėliau ministerijose parengti mokytojai buvo perkelti į prie ministerijų įsteigtas institucijas ir valdybas.

Žinoma, taikant šį metodą gali atsirasti tam tikrų problemų. Pirmiausia, Finansų ministerijai daugiau nei metus teko labai daug dėmesio skirti reformai, todėl kai kurios kitos ministerijos užduotys buvo atidėtos. Programoje dalyvavo apie 15 žmonių iš ministerijos ir ją vykdant kai kurie jų pakeitė darbus, todėl procesas užtruko, tačiau apskritai paaiškėjo, kad toks mokymas yra tinkamas ir po metų žinios apie biudžeto reformą iš Finansų ministerijos buvo perduotos kitoms ministerijoms, o iš jų – prie ministerijų veikiančioms institucijoms ir valdyboms.

8.1.2 Mokymas už organizacijos ribų

Mokymas už organizacijos ribų kartais yra būtinas, kad žmonės iš darbinės aplinkos pereitų į tokią vietą, kurioje nėra kasdienių darbo problemų. Tai suteikia galimybę besimokantiems nagrinėti teorinius klausimus ir sužinoti naujų idėjų. Problemų atsiranda tada, kai teorija arba išmokti dalykai nėra susiję su besimokančiųjų darbo situacijomis. Todėl norint pasiekti gerų rezultatų labai svarbu kurso pradžioje motyvuoti dalyvius.

Minėtame pavyzdyje, mokymas darbo vietoje baigėsi po metų, o vėlesnius valstybės tarnautojų mokymo apie biudžeto sudarymo procedūrą poreikius dabar tenkina DSPA. Šis mokymas daugiausia skiriamas naujiems darbuotojams.

Mokymo už organizacijos ribų privalumas šiuo atveju yra tas, kad taip besimokantys valstybės tarnautojai susitiks su žmonėmis iš kitų institucijų, o jų darbovietėje bus specialistų, su kuriais jie galės aptarti problemas.

Tokiame dokumente neįmanoma aptarti visų mokymo metodų, tačiau svarbu prisiminti, kad siekiant, jog mokymas būtų sėkmingas ir būtų pasiekta rezultatų, svarbiausia pasirinkti tinkamą metodą.

Danijos biudžeto reforma ir mokymo procedūra – tai pavyzdys, rodantis kaip vykdant reformą galima derinti mokymą darbovietėje ir mokymą už organizacijos ribų, kai reforma jau įvykdyta ir žinoma sistemoje.

9. Literatūra:

Cole. G.A. (1993): Personnel Management. Theory and Practice (Personalo vadybos teorija ir praktika). London, DP Publications.

Dessler, G 1997): Human Resource Management (Žmogiškųjų išteklių vadyba). Prentice-Hall

Mayer, N.R.F. (1976): The Appraisal Interview (Vertinimo interviu), University Associates.

Michalak, D.F. and Yager, E.G. (1979): Making the Training Process Work (Kaip užtikrinti mokymo proceso sėkmę). New York, Harper & Row

Ostroff, C. and Ford, J.K. (1989): Assessing Training Needs: Critical Levels of Analysis (Mokymo poreikių vertinimas: svarbiausi analizės lygiai). In Goldstein and Associates: Training and Development in Organisations. San Francisco, Jossey-Bass

Robbins, S. P. (1989): Organisational Behavior (Organizacijų elgsena). Prentice-Hall

Towers, B. (Ed) (1993): The Handbook of Human Resource Management (Žmogiškųjų išteklių vadybos vadovėlis). Blackwell.

Venna, Y. (1998): State intervention policies in the field of work-oriented additional training (Valstybės intervencijų politika organizuojant papildomą darbuotojų mokymą). European Journal of Vocational Training, 13, 44-55.