Viešųjų pirkimų problemos Lietuvoje

Viešųjų pirkimų problemos Lietuvoje

Visos ministerijos, savivaldybės ir VPT, nustatydamos tvarką ir atsakomybę, visiškai remiasi įstatymu. Todėl kvla pavojus, kad procedūriniams dalykams bus skirta perdaug dėmesio pagrindinio pirkimų veiklos tikslo — įsigyti organizacijos poreikius geriausiai atitinkančias prekes ir paslaugas už priimtiną kainą — sąskaita. Tvarkos laikymasis nepakeičia aktyvių tikrinimų, atsitiktinės atrankos metodo, kompiuterinių programų analizės ir kitų tyrimo metodų, viršijančių formaliuosius reikalavimus vertinti veiklą.

Atrodo, kad kai kurios organizacijos, nustatydamos tvarką, remiasi vien įstatymu. Taigi, tik nedaugelis ministerijų ir savivaldybių (su pažymėtinomis išimtis, pvz., KAM) yra nustačiusios ir įdiegusios tvarką, kurią įmanoma audituoti. Visiškas rėmimasis įstatymu atvedė kai kurias žinybas, pvz. VPS, į tai, kad pagrindine jų funkcija tapo reikalavimų laikymosi užtikrinimas. Taigi, jų darbas daugiausia yra reaguojančio pobūdžio ir susijęs su tvarkos laikymosi patikrinimais. Šios žinybos nesuvokia savęs kaip reikšmingos antikorupcinės programos jėgos ir nesiima aktyvios veiklos korupcijos atvejams nustatyti.

Be to, kontrolės per teisės aktus ir reikalavimo laikymosi patikrinimų sureikšminimas reiškia, jog kyla rizika, kad perkančiosios organizacijos labiau laikysis įstatymo raidės, o ne dvasios. Atsiranda pavojus, kad nesąžiningi pareigūnai gali pasislėpti už procedūrų, praktiškai darydami ką nori.

Viešųjų pirkimų vadovas

1 etapas: Politinis sprendimas

Jeigu perduodami paslaugas vykdyti privačiam sektoriui siekiate užsitikrinti norimą rezultatą, visų pirma reikalingas politinis sprendimas kokioje srityje, kodėl ir kaip savivaldybė geriausiai pasinaudos šia galimybe.

Prieš savivaldybei inicijuojant paslaugų perdavimą vykdyti privačiam sektoriui, apskričių, savivaldybių ar seniunijų lygmens politikai turi įvertinti ir priimti sprendimą dėl tam tikrų klausimų. Tai galėtų būti sprendimas patvirtinti vietinę paslaugų vykdymo perdavimo privačiam sektoriui strategiją, t.y. politinį dokumentą dėl viešųjų pirkimų ir paslaugų vykdymo perdavimo, nustatantį kodėl, kokias atvejais ir kaip savivaldybė vykdys viešuosius pirkimus ir paslaugų įsigijimą iš privataus sektoriaus. Įstatymas tokio dokumento nereikalauja, tačiau jo buvimas palengvintų pirkimų organizavimą.

Sritys, kuriose savivaldybės privalo, turi teisę ir nori savo funkcijas perduoti vykdyti privačiam sektoriui priklauso nuo įvairių bendrų ir vietinių sąlygų. Vietinės sąlygos yra pagrindinis faktorius lemiantis ar vertėtų tam tikros srities paslaugas perduoti vykdyti privačiam sektoriui.

Pirmieji du žingsniai priimant politinį sprendimą yra šie:

* 1 žingsnis: Viešųjų pirkimų strategijos ar vidinių nuostatų parengimas.
* 2 žingsnis: Politinis sprendimas: itin svarbu, kad apskričių, savivaldybių ar seniunijų politinis lygmuo priimtų sprendimą dėl pirkimo organizavimo tikslo.

1 žingsnis: Viešųjų pirkimų strategijos parengimas ir patvirtinimas

Teisiškai nėra reikalaujama suformuoti viešųjų pirkimų principus parengiant politinę strategiją. Tačiau tai gali būti labai naudingas instrumentas bendrajam viešųjų pirkimų planavimui.

Viešųjų pirkimų politikos apskričių, savivaldybių ar seniunijų lygmenyje nustatymas gali būti svarbi politinio ir strateginio pasirengimo pirkimui dalis. Viešojo pirkimo politikos tikslas gali būti nustatyti bendrąją viešųjų pirkimų strategiją, sprendžiant tokius klausimus kaip: kas svarbiau – kokybė ar žema kaina? Kokias funkcijas perduoti privačiam sektoriui? Ar turimas ilgo laikotarpio planas? Kaip organizuoti pirkimus?

Viešųjų pirkimų politikos turinys

Viešųjų pirkimų strategija visuomet turėtų būti nustatoma atsižvelgiant į vietinius poreikius ir prioritetus. Todėl pirkimų politika (ar gairės) įvairiose savivaldybėse ar seniunijose gali labai skirtis, tačiau pagrindiniai momentai yra šie:

* Bendrieji viešųjų pirkimų tikslai – pvz., užimtumo regione didinimas, didesnis efektyvumas, mažesnė kaina, geresnė kokybė, kokybės valdymas ir pan.
* Viešojo pirkimo komisijos sudarymas– ad hoc ar nuolatinė komisija? Galbūt siekiant didesnių nuolaidų kai kurie pirkimai (pvz. kopijavimo popieriaus) vykdomi iš centralizuotai (per savivaldybės administraciją)?
* Konkurencija: Kokios užduotys ir paslaugos gali būti perduotos vykdyti privačiam sektoriui? Kokiam laikotarpiui sudaryti sutartį?
* Kokybės valdymas ir sutarčių priežiūra – kokie yra bendrieji sutarčių vykdymo priežiūros principai?

Centralizuoti ar decentralizuoti pirkimai?

Vykdant viešuosius prekių pirkimus ypač verta apsvarstyti kaip pirkimai bus vykdomi. Jeigu kasdieninius pirkimus vykdome decentralizuotai ( per atskirus skyrius ir institucijas), savivaldybė praranda galimybę pasinaudoti didelio kiekio pirkimams taikomomis nuolaidomis.

Centralizuota pirkimų strategija yra tuomet kai dėl konkretaus produkto savivaldybė sudaro sutartį su vienu tiekėju.

2 žingsnis: Sprendimas dėl konkretaus pirkimo

Itin svarbu, kad politinis lygmuo priimtų sprendimą dėl pirkimo organizavimo tikslo.

Daugumoje ekonomiškai reikšmingų pirkimų savivaldybės Taryba priima atskirą sprendimą dėl pirkimo. Jeigu savivaldybė yra patvirtinusi viešųjų pirkimų politinę strategiją, tai daugeliu atvejų sumažins atskirų politinių sprendimų skaičių konkretaus pirkimo metu.

Administracija rengianti politinį sprendimą dėl pirkimo turėtų atsižvelgti į šiuos aspektus:

* Bendras pirkimo ar projekto tikslas – ar kaina yra svarbiau už kokybę?
* Biudžetas ir išorinės lėšos – ar yra biudžeto limitas ar pirkimas vykdomas išorinėmis lėšomis?
* Darbų grafikas – koks yra galutinis terminas naujos sutarties įvykdymui ir ar jis neprieštarauja viešųjų pirkimų įstatyme nustatytiems minimaliems terminams?
* Viešojo pirkimo komisija – kurie darbuotojas dalyvaus viešojo pirkimo komisijoje
* Išorinė pagalba – ar vykdant pirkimą reikės pagalbos iš išorės (pvz. konsultanto, techninio eksperto ar teisininko)?
* Kitų savivaldybių patirtis – gal kitos savivaldybės yra įgyvendinę panašius projektus?
* Darbuotojai – kas nutiks darbuotojams jei jų atliekamus darbus perduosim vykdyti privačiam sektoriui ir kaip darbuotojai bus įtraukti į šį procesą?

Politinis sprendimas turėtų suteikti aiškų įgaliojimą administracijai organizuoti pirkimą pagal politinius prioritetus.

2 etapas: Administracinis pasirengimas ir planavimas

Geras planavimas ir informacija yra sėkmingo pirkimo organizavimo sąlyga. Šis etapas yra pati svarbiausi pirkimo proceso dalis.

Prieš pradedant rengti pirkimo dokumentaciją savivaldybė turi įvertinti tam tikras sąlygas. Antrąjį etapą sudaro 4 žingsniai.

* 3 žingsnis: Viešojo pirkimo komisijos sudarymas
* 4 žingsnis: Kokių teisinių reikalavimų laikytis? Ypač svarbu išsiaiškinti kokių teisinių reikalavimų reikia laikytis.
* 5 žingsnis: Darbų grafiko sudarymas. Pirkimo įvykdymas užima daug laiko. Sėkmingas pirkimo proceso organizavimas priklauso nuo realistiško darbų grafiko.
* 6 žingsnis: Sutarties strategija: Kokiam laikotarpiui sudaryti sutartį? Ar sutartį reikėtų padalinti į geografines sritis? Būtent į šiuos klausimus turi atsakyti sutarties strategija.

3 žingsnis: Viešojo pirkimo komisijos sudarymas

Viešojo pirkimo komisijos sudarymas yra būtinas teisinis reikalavimas organizuojant pirkimą. Komisija yra atsakinga už visus pirkimo procedūrų aspektus.

Pagal Viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimus, kiekvieną kartą vykdydama pirkimą savivaldybė privalo sudaryti Viešojo pirkimo komisiją (Viešųjų pirkimų įstatymo 13 str.). Pagrindinė Komisijos funkcija yra organizuoti ir atlikti pirkimą. Komisija dirba pagal ją sudariusios organizacijos patvirtintą darbo reglamentą, yra jai atsakinga ir vykdo tik raštiškas jos užduotis bei įpareigojimus.

Viešojo pirkimo komisija sudaroma:

* atskirai kiekvienam pirkimui arba
* nustatytam laikotarpiui, arba kaip
* pastoviai veikiantis organas.

Perkančioji organizacija gali pavesti Viešojo pirkimo komisijai atlikti mažesnius pirkimus, vykdomus įprastos komercinės praktikos būdu, tačiau toks teisinis reikalavimas nėra nustatytas.

Komisija sudaroma perkančiosios organizacijos arba jos įgaliotosios organizacijos vadovo įsakymu (potvarkiu) iš ne mažiau kaip 3 fizinių asmenų. Patartina, kad Komisijos nariai turėtų žinių apie viešuosius pirkimus. Įstatymas nurodo, kad skiriant Komisijos narius turi būti atsižvelgiama į jų ekonomines, technines bei teisines žinias.

Viešojo pirkimo komisija:

* užtikrina konkurso taisyklių, kandidatų atrankos taisyklių arba kainų apklausos parengimą, stebi pirkimo proceso eigą ir atsako už pirkimo procedūrų eigą.
* laikantis viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimų, kitų teisinių potvarkių ir konkurencijos taisyklių komisija pagal atrankos taisykles atrenka ir įvertina dalyvius bei pateiktus pasiūlymus.

Teisiniais Komisijos darbo reikalavimais plačiau aptariami viešųjų pirkimo įstatymo 13 straipsnyje.

4 žingsnis: Teisinės procedūros. Pirkimo būdo pasirinkimas

Ypatingai svarbu yra išsiaiškinti teisinius reikalavimus. Pagrindiniai faktoriai – sutarties srities ir sutarties vertės nustatymas.

Siekiant išsiaiškinti kokios teisinės procedūros reikės laikytis savivaldybė pirmiausia turi atsakyti į šiuos tris klausimus:

1. Ar viešųjų pirkimų įstatymas reglamentuoja šią pirkimo sritį?
2. Kokio pobūdžio objektas yra perkamas: paslaugos, prekės ar darbai?
3. Kokia pirkimo vertė?

1. Ar viešųjų pirkimų įstatymas reglamentuoja šią pirkimo sritį?

Dauguma savivaldybės veiklos sričių yra reglamentuojamos viešųjų pirkimų įstatymu. Tačiau, kai kurioms sritims šio įstatymo nuostatos nėra taikomos. Tokių sričių pavyzdžiai yra (plačiau žr. Viešųjų pirkimų įstatymo 9 straipsnyje):

* žemės, pastatų ar kito nekilnojamojo turto pirkimai arba nuoma;
* darbo sutartys;
* finansinių paslaugų, susijusių su pinigų, valiutų keitimo kurso, valstybės skolos valdymo, iždo agento, užsienio atsargų valdymo politikos, taip pat kitų veiklos krypčių finansinių paslaugų, susijusių su vertybinių popierių ir kitų finansinių priemonių sudarymu, išleidimu, pardavimu, pirkimu, perleidimu ar perdavimu, pirkimai.

2. Kokio pobūdžio objektas yra perkamas: paslaugos, prekės ar darbai?

Taisyklės taikomos skirtingo pobūdžio sutartims yra nevienodos. Sutartis galima suskirstyti į tris kategorijas:

* Prekių pirkimas (degalai, popierius, kompiuteriai, baldai ir kt.): pirkimas, kurio dalykas yra prekių (žaliavų, gaminių, įrenginių, statinių ir kitų visokio pavidalo daiktų) pirkimas, nuoma, lizingas (finansinė nuoma), pirkimas išsimokėtinai, numatant jas įsigyti ar to nenumatant, taip pat perkamų prekių montavimo, diegimo ir kitos jų parengimo naudoti paslaugos.
* Paslaugų pirkimas (miesto švara, kelių priežiūra, atliekų tvarkymas ir kt.): viešasis pirkimas, kurio dalykas yra Viešųjų pirkimų įstatymo 2 priedo A paslaugų sąraše ir B paslaugų sąraše išvardytos paslaugos, taip pat pirkimas, kurio dalykas yra prekės ir Viešųjų pirkimų įstatymo 2 priede išvardytos paslaugos, jeigu paslaugų kaina viršija prekių kainą, ar pirkimas, kurio dalykas yra Viešųjų pirkimų įstatymo 2 priede išvardytos paslaugos ir 1 priede išvardyti darbai, jeigu šie darbai tik papildo perkamas paslaugas.
* Darbų pirkimas: viešasis pirkimas, kurio dalykas yra atlikti arba kartu atlikti ir suprojektuoti darbus, susijusius su vienu iš Viešųjų pirkimų įstatymo 1 priede nurodytų darbų, arba bet kokiomis priemonėmis atlikti darbus, atitinkančius perkančiosios organizacijos nustatytus reikalavimus. Darbas yra tam tikrų statybos darbų kaip visumos rezultatas, kuris gali savarankiškai atlikti ekonominę ar techninę funkciją.

Kuomet pirkimas yra mišraus pobūdžio (pvz. sutartis dėl prekių ir paslaugų pirkimo), pirkimo kategoriją paprastai apsprendžia dominuojantis pirkimo objektas. Jeigu paslaugos sudaro daugiau nei 50% mišraus pobūdžio pirkimo vertės, tai reikėtų vertinti kaip paslaugų pirkimą. Nepaisant to, į pirkimo dokumentus vis tiek reikia įtraukti prekių aprašymą.

3. Pirkimo vertės apskaičiavimas

Pirkimo vertė apsprendžia kokių procedūrų (ir kitų įsipareigojimų) reikės laikytis.

Apskaičiuoti pirkimo vertę nėra lengva. Tam taikomi tam tikri bendri principai, nustatyti Viešųjų pirkimų įstatymo 8 straipsnyje bei VPT direktoriaus 2003-02-26 įsakymu Nr. 1S-26 patvirtintoje perkamų prekių ar paslaugų vertės nustatymo metodikoje.

Įstatymas nustatyto, kaip pirkimo vertė skaičiuojama pavieniams, nuolat pasikartojantiems pirkimams bei pirkimams, kurių metu sudaromos neterminuotos sutartys, atskiros nuostatos taikomos, kai sudaromoje viešo pirkimo sutartyje numatyta jos pratęsimo galimybė ir kt.

Pirkimo vertė skaičiuojama tokia, kokia ji yra pirkimo pradžioje. Pirkimas prasideda Viešųjų pirkimų tarnybai gavus perkančiosios organizacijos pateiktą pirkimo skelbimą; kai pirkimas atliekamas neskelbiamų derybų arba supaprastintų neskelbiamų derybų būdu – pateikus kandidatui (kandidatams) kvietimą dalyvauti derybose; perkant laikantis įprastos komercinės praktikos – kai perkančioji organizacija kreipiasi į tiekėją (tiekėjus) prašydama pateikti perkamų prekių, paslaugų ar darbų kainas ir sąlygas.

Perkančioji organizacija turi teisę skaidyti pirkimo vertę į dalis tik tuo atveju, jei visoms išskaidytoms pirkimo dalims bus taikomi pirkimo būdai, pasirinkti pagal šio Įstatymo reikalavimus visai pirkimo vertei.

Pirkimo vertės nustatymo būdas negali būti pasirenkamas taip, kad būtų galima išvengti Įstatymo nuostatų dėl pirkimo būdų pasirinkimo ir pirkimo procedūrų vykdymo taikymo būdų.

Kai perkamos paslaugos ar perkami darbai yra suskirstyti į atskiras dalis, kurių kiekvienai numatoma sudaryti atskirą pirkimo sutartį, pirkimo vertė yra tų pirkimų numatomų verčių, apskaičiuotų vadovaujantis šio straipsnio nuostatomis, suma. Taip apskaičiuota pirkimo vertė galioja visoms pirkimo dalims.

Nustatant darbų pirkimo vertę, įskaitomos ir numatomo darbų atlikimo, ir darbams atlikti reikalingų prekių, kurias rangovui pateikia perkančioji organizacija, numatomos vertės.

Neatsižvelgiant į tai, kad perkant paslaugas ir darbus pirkimo vertė yra ne mažesnė negu tarptautinė pirkimo vertės riba, perkančioji organizacija turi teisę šio viešųjų pirkimų įstatymo IV skyriuje (Supaprastinti pirkimai) nustatyta tvarka atlikti pirkimus toms atskiroms pirkimo dalims, kurių kiekvienos vertė be pridėtinės vertės mokesčio yra mažesnė kaip 276 224 Lt (80 000 EUR) perkant paslaugas, 3 452 800 Lt (1 000 000 EUR) perkant darbus, jeigu bendra tokių pirkimo dalių vertė yra ne didesnė kaip 20 % bendros visų pirkimo dalių vertės.

Pavieniams pirkimams (vienas pirkimas per metus), skaičiuojama numatomos sutarties vertė.

Nuolatiniams pirkimams (kelios sutartys) – skaičiuojama faktinė arba numatoma per 12 mėn. sudaromų sutarčių vertė. Finansinių metų privalumas, nes atitinka ataskaitinį laikotarpį. Jei pirkimo sutarties trukmė yra daugiau 12 mėn. bendra numatomos pirkimo sutarties vertė, įskaitant likutinę vertę (vertę, kuria išperkamos prekės).

Neterminuotoms sutartims – pirkimo vertė paslaugoms bei prekių nuomos, lizingo, pirkimo išsimokėtinai atvejais skaičiuojama pirkimo sutarties mėnesinė vertę padauginant iš 48. Neterminuota sutartis neturi sutarties laiko. Kuo didesnė sutartis, tuo pirkimas efektyvesnis. Nereikia nuolat vykdyti pirkimų.

Jei numatomoje sudaryti pirkimo sutartyje yra nustatyta sutarties pratęsimo galimybės – pirkimo vertė skaičiuojama pagal didžiausius pirkimo sutartyje numatytų įsigyti prekių ir paslaugų kiekius, įskaitant tuos kiekius, kurie bus nupirkti pratęsus pirkimo sutartį.

Tam tikrais atvejais (kai dėl aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti, paaiškėja, kad yra reikalingi papildomi darbai arba paslaugos, neįrašyti į anksčiau sudarytą pirkimo sutartį, kurių techniškai ar ekonomiškai neįmanoma atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties, nesukeliant didelių nepatogumų perkančiajai organizacijai arba be kurių negalima užbaigti pradėto pirkimo – Viešųjų pirkimų įstatymo 45 str. 4 dalies 1 punktas, 65 str. 9 dalies 2 punktas) ateityje bus vykdomas papildomas paslaugų pirkimas neskelbiamų derybų arba supaprastintų neskelbiamų derybų būdu, pirkimo vertė skaičiuojama pagal didžiausius pirkimo sutartyje numatytų įsigyti paslaugų kiekius, įskaitant ir numatomų papildomų pirkimų vertes.

Kai perkamos tos pačios prekės, bet joms įsigyti numatoma tuo pačiu metu sudaryti kelias pirkimo sutartis, pirkimo vertė yra tų pirkimų numatomų verčių suma.

Perkamų paslaugų kategorijos nurodytos Viešųjų pirkimų įstatymo 2 priedėlyje.

Sutarčių panašumo nustatymas:

* panašiomis sutartimis laikytinos sutartys, sudarytos dėl tos pačios rūšies (paskirties) prekių arba tos pačios kategorijos paslaugų;
* panašiomis sutartimis laikytinos sutartys, kurių sudarymu suinteresuotos arba gali būti suinteresuotas tas pats tiekėjas (sąvoka ,,tas pats tiekėjas” nereiškia, kad perkančioji organizacija įpareigota sudaryti pirkimo sutartį su tuo tiekėju, iš kurio anksčiau pirko prekes ar paslaugas).

Tos pačios rūšies (paskirties) prekėmis laikytinos prekės, kurių naudojimas yra identiškas arba panašus.

Prekių panašumą turi nustatyti pati savivaldybė. Vienareikšmiškai atsakyti į tai, ar vienos ir kitos prekės naudojimas yra panašus, neišnagrinėjus konkrečios situacijos yra neįmanomas, nes kiekviena perkančioji organizacija tą pačią prekę gali panaudoti skirtingai, pavyzdžiui, tuos pačius medikamentus gali naudoti pacientų gydymui ir moksliniams tyrimams. Automobiliai, turintys vieną kodą, gali turėti skirtingas paskirtis – keleiviniai, greitosios pagalbos ar kitos spec. paskirties. Kompiuteriai gali turėti skirtingas paskirtis – darbo vietos įrengimui, technologijos valdymui ir pan.

Jeigu savivaldybei kyla abejonių dėl atskirų prekių naudojimo, ji šias prekes turi laikyti panašiomis.

Galima tos pačios vertes pirkti iš kelių tiekėjų, tačiau pirkimo būdui nustatyti jų vertė sumuojasi.

Jeigu prekių ir paslaugų pirkimas per einamuosius finansinius metus arba per 12 mėnesių nuo pirkimo pradžios atliekamas vieną kartą ir sudarytos pirkimo sutarties nenumatoma atnaujinti, šio pirkimo vertė yra numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertė.

Perkant bankų ar kitas finansines paslaugas paslaugos pirkimo vertė nustatoma atsižvelgiant į bankui mokamas įmokas, komisinius ir palūkanas bei kitokius atlyginimus už paslaugas. Paskolų pirkimo vertė apskaičiuojama atsižvelgiant į visą bankams mokėtinų palūkanų už visus per visus finansinius metus paimtas palūkanas vertes. Bankui mokamos įmokos, komisiniai bei kitokie atlyginimai – mokestis už banko paskolos aptarnavimą ir pan. Paskolos vertė į pirkimo vertę neįskaičiuojama.

Pirkimo vertė skaičiuojama be PVM ir kitų mokesčių.

Apskaičiavus pirkimo vertę, turite nustatyti į kurią ribinių verčių kategoriją ji patenka. Ribinių verčių yra daug (žr. Viešųjų pirkimų įstatymo 10 str. ir 65 str. 11 dalį). Apibendrinant galima išskirti mažus, vidutinius ir stambius pirkimus. Kuo didesnė pirkimo vertė tuo daugiau įvairių teisinių reikalavimų jam yra taikoma.

Mažesnės vertės pirkimai gali būti vykdomi pagal mažiau formalią įprastos komercinės praktikos procedūrą, iVidutinio dydžio pirkimams gali būti taikomos supaprastintos procedūros. O didelės vertės pirkimams (viršijantiems tarptautines ribines pirkimo vertes) gali būti taikomos atviros ir ribotos procedūros. Tam tikrais išimtiniais atvejais galima taikyti derybų procedūrą.

Kokią procedūrą pasirinkti – atvirą ar ribotą?

Taigi, dauguma atveju rinktis galima tarp atviro ir riboto konkurso. Atvirą konkursą reikėtų pasirinkti siekiant maksimalaus skaidrumo ir konkurencijos. Kita vertus, atviras konkursas reiškia daugiau administracinio darbo įvertinant begalinį skaičių pasiūlymų. Taigi, tais atvejais kuomet pasiūlymų vertinimas užima nemažai darbo laiko, galima rinktis riboto konkurso procedūrą.

A ar B tipo paslaugos didesniems (tarptautiniams) sandoriams?

Didelės vertės pirkimų atveju, viešųjų pirkimų įstatymas išskiria 2 paslaugų pirkimų rūšis: A-paslaugas arba B-paslaugas. Šį atskyrimą sąlygojo ES viešųjų pirkimų direktyvų reikalavimai, pagal kurios kai kurios paslaugos nekonkuruoja ES mastu (B-paslaugos). A-paslaugos apima pagrindines savivaldybių paslaugas, tokias kaip:

* Švaros paslaugos
* Atliekų tvarkymas
* transportas
* žaliųjų plotų ir kelių priežiūra

B-paslaugas sudaro švietimo, socialinės, teisinės bei kitos paslaugos nepatenkančios į A-paslaugų sąrašą. Atkreiptinas dėmesys, kad B-paslaugoms vis tiek taikomos supaprastintos viešųjų pirkimų procedūros.
5 žingsnis: Veiksmų plano sudarymas

Pirkimo įvykdymas užima daug laiko. Sėkmingas pirkimo procesas priklauso nuo realistiško veiksmų grafiko.

Veiksmų grafikas yra pamatinė sėkmingo pirkimo dalis. Pirkimo negalima atlikti paskutinę minutę.

Planavimo etape reikia sudaryti realistišką viešųjų pirkimų procedūros veiksmų planą – pradedant nuo pirminio pasirengimo iki sutarties pasirašymo. Kaip atrodys veiksmų grafikas, kiek laiko užtruks pats pirkimo procesas apsprendžia pirkimo mastas ir jo sudėtingumas bei tai, kiek pasiūlymų tikimasi sulaukti. Kuo užduotis didesnė ir sudėtingesnė, tuo svarbiau geras pirkimo procedūros suplanavimas.

Be to, viešųjų pirkimų įstatymas nustato tam tikrus minimalius terminus. Būtina atsižvelgti į tai, kad minimalūs terminai skaičiuojami nuo dienos, kuomet Viešųjų pirkimų tarnyba išsiunčia viešųjų pirkimų skelbimą spausdinti Europos Bendrijų oficialių leidinių tarnybos specialiame leidinyje arba „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“.

Sudarydama veiksmų grafiką savivaldybė turi atsižvelgti į viešojo pirkimo sudėtingumą ir terminus paraiškų ir pasiūlymų pateikimui. Paprastai esant ilgesniems terminams galima tikėtis geresnių ir geriau paruoštų pasiūlymų. Tiekėjams reikia laiko parengti gerą pasiūlymą. Kuo trumpesni terminai, tuo daugiau bus problemų su pasiūlymais neatitinkančiais pirkimo dokumentuose nustatytų sąlygų.

Svarbūs minimalūs terminai įvairioms viešųjų pirkimų procedūroms
Pirkimo procedūros Minimalūs terminai
Įprasta komercinė praktika –
Supaprastintos pirkimo procedūros
Supaprastintas atviras konkursas 14 dienų viešiesiems prekių ir paslaugų pirkimams
21 diena viešiesiems darbų pirkimams
Supaprastintas ribotas konkursas Kvalifikacinė atranka:
7 dienos nuo viešųjų pirkimų skelbimo išspausdinimo
Pasiūlymų pateikimas:
14 dienų viešiesiems prekių ir paslaugų pirkimams
21 diena viešiesiems darbų pirkimams
Pirkimo dokumentų siuntimas 6 dienos esant pareikalavimui
Atviras konkursas 52 dienos
Ribotas konkursas 37 dienos kvalifikacinei atrankai
40 dienų pasiūlymų pateikimui
Derybų procedūra 37 dienos kvalifikacinei atrankai
40 dienų pasiūlymų pateikimui
Visuomet būtina numatyti laiko pirkimų procese galintiems iškilti netikėtumams. Be to, reikia rezervuoti tam tikrą laiko tarpą nuo pasirašymo iki sutarties vykdymo pradžios. Taip sudaroma galimybė pašalinti galimas kliūtis ir pasiruošti užduoties perdavimui.
Paprasto veiksmų grafiko pavyzdys
Veikla Dienos Pradžia= 2004.02.01 Pabaiga
1. Politinis sprendimas 30
1.1. Polinio komiteto posėdis 2004.02.02 2004.03.03
2. Administracinis planavimas 15 2004.03.04 2004.03.19
3. Pirkimo dokumentų parengimas 90 2004.03.20 2004.06.18
4. Pirkimo procesas
4.1 Skelbimo data 2004.06.19
4.2 Kvalifikacinės atrankos terminas 37 2004.07.26
4.3 Galutinis terminas (pasiūlymo pateikimas) 40 2004.09.04
5. Sutarties sudarymas 15 2004.09.04 2004.09.19
6. Pasirengimas vykdymui (pereinamasis laikotarpis) 15 2004.09.20 2004.10.05
Vykdymas (sutarties vykdymo pradžia) (viso 242 dienos) 2004.10.06

6 žingsnis: Sutarties strategija

Kokiam laikotarpiui sudaryti sutartį? Ar sutartį reikėtų padalinti įį dalis teritorijos ir kitais atžvilgiais? Būtent į šiuos klausimus turi atsakyti sutarties strategija.

Prieš pradedant pirkimo dokumentų rengimą, savivaldybei gali būti naudinga sudaryti taip vadinamą sutarties strategiją. Tokia strategija gali būti svarbi pirkimo dokumentų turiniui.

Konkurso tikslas – gauti pakankamą skaičių pasiūlymų, tam, kad užtikrinti paslaugų tiekėjų konkurenciją. Taigi pradiniame etape reikėtų atsakyti į šiuos klausimus:

* Kaip sutartis turėtų būti padalinta, jos ypatumai?
* Kokiam laikotarpiui sudaryti sutartį?

Pirkimo padalinimas ir pirkimo reikalavimai

Dideli darbai gali būti perkami paketo principu arba išskaidant juos į atskirus mažesnius darbus. Tiek darbų dydis, tiek padalinimas yra svarbus sprendimas lemiantis tiekėjo kategoriją.

Pirkimo darbų suskirstymas ir pirkimo reikalavimų apibrėžimas turi įtakos potencialių tiekėjų skaičiui. Sprendimas didele dalimi priklauso nuo specifinių vietinių sąlygų, tačiau priimant sprendimą dėl sutarties dydžio, patirtis rodo, kad:

* Stambūs kontraktai gali sumažinti pasiūlymų skaičių, kadangi kai kurie tiekėjai yra nepajėgūs atlikti viso darbo;
* Smulkūs kontraktai tiekėjui gali nepalikti galimybės išvystyti mąsto ekonomiją;
* Stambų kontraktą su vienu tiekėju administruoti, organizuoti ir prižiūrėti yra lengviau, nei daug smulkių kontraktų su skirtingais tiekėjais;
* Sudariusi daug smulkių kontraktų savivaldybė yra mažiau pažeidžiama, tuo atveju jei vienas iš tiekėjų bankrutuotų ar sulaužytų sutartį, skirtingai nei turint sutartį su vienu stambiu tiekėju;
* Du ar daugiau kontraktų sudaro galimybę palyginti tiekėjus.

Užduoties suskirstymas

Užduotis galima padalinti pagal funkcinius arba pagal teritorinius parametrus:

* Funkcinis užduoties padalinimas susijęs su užduoties apibrėžimu. Vietoj to, kad perkant užduotį kaip paketą, savivaldybė gali nuspręsti ją padalinti ir skelbti konkursus mažesnėms užduotims. Pavyzdžiui, viena sutartis būtų dėl kelių priežiūros, o kita sutartis dėl parkų ir saugomų teritorijų. Tačiau nerekomenduojamas pernelyg smulkus išskaidymas.
* Teritorinis suskirstymas apsprendžia kur užduotys bus atliekamos. Savivaldybė gali pasirinkti ar skelbti konkursą visai savivaldybės teritorijai, ar suskirstant į mažesnius teritorinius vienetus.

Savivaldybė gali nuspręsti suderinti abu šiuos metodus.

Sutarties trukmė

Ilgalaikės sutartys gali sukurti stiprius ryšius su tiekėju, tuo tarpu trumpalaikiai kontraktai gali padidinti konkurenciją ir lankstumą. Todėl pirkimus reikėtų skelbti reguliariais intervalais.

Sutarties trukmė gali turėti įtakos pirkimo rezultatui. Kaip rodo patirtis, paprastai sutarties trukmė varijuoja nuo 1 iki 6 metų. Kelių priežiūros srityje, kur reikalingos ilgalaikės investicijos ir išlaidų struktūra, Danijos ir kitų ES šalių praktikoje randami pavyzdžiai sutarčių sudarytų penkiolikai metų. Savivaldybė turi atsižvelgti į tai, kad ilgalaikiai kontraktai gali būti vertinami kaip priemonė išvengti atviros konkurencijos.

Praktikoje, priimant sprendimą dėl sutarties trukmės reikia pasverti galimus privalumus ir trūkumus.

Ilgalaikio kontrakto atveju:

* yra garantija, kad tiekėjas prisiims visas investavimo išlaidas;
* didesnė garantija, kad investicijos atneš pelną;
* mažėja pirkimo organizavimo kaštai, kadangi kiekvieno pirkimo organizavimas reiškia tam tikras išlaidas;
* ilgu laikotarpiu tarp partnerių sukuriami bendradarbiavimo ir pasitikėjimo santykiai.

Trumpo laikotarpio atveju:

* galima dažnai patikrinti kainas svyruojančioje rinkoje, taip pasinaudojant galimu kainos sumažėjimu;
* dažnai skelbdamas konkursas galima susikurti tam tikrą rinką, užtikrinančią konkurenciją (nei vienas tiekėjas neįgis per didelio pranašumo);
* savivaldybė per trumpą laiką gali perimti užduoties vykdymą jei tiekėjas negali įvykdyti sutarties sąlygų.

Tam tikromis aplinkybėmis savivaldybė gali prašyti pateikti pasiūlymus keletui skirtingos trukmės laikotarpių. Taip savivaldybė gali įvertinti kainos ir kontrakto trukmės santykį.

3 etapas: Pirkimo dokumentų rengimas

Vienas atsakingiausių ir vienas svarbiausių pirkimo proceso etapų. Čia nustatomi paslaugos kokybės reikalavimai ir nubrėžiamos žaidimo taisyklės, tiek pačiam pirkimo procesui, tiek vėlesniam sutarties vykdymui.

Pirkimo dokumentų parengimas dažnai yra daugiausiai laiko ir resursų reikalaujanti pirkimo proceso dalis. Pirkimo dokumentų tikslas yra tiekėjams pateikti aiškų vaizdą kokias užduotis paslauga apima ir, nustatyti aiškus reikalavimus, kurie užtikrintų norimą paslaugos kokybę.

Pirkimo dosjė taip pat sudaro daug kitų dokumentų: bendras užduočių, pirkimo sutarties sąlygų, apmokėjimo aprašymas bei, kas ne mažiau svarbu, sutarties projektas.

Pirkimo dokumentų sudarymui būtina numatyti daug laiko. Sėkmingam pirkimui reikalinga gerai parengta pirkimo dokumentacija:

* 7 žingsnis: Pirkimo dokumentų struktūra: gerai parengti pirkimo dokumentai yra sėkmingo pirkimo proceso ir sutarties įgyvendinimo pagrindas.
* 8 žingsnis: Techninė specifikacija: specifikacijos parengimas – ypač organizuojant pirkimą pirmą kartą – gali būti daug laiko sąnaudų reikalaujantis procesas.
* 9 žingsnis: Kvalifikaciniai ir atrankos kriterijai. Pirkime išskiriami dveji kriterijai: kvalifikaciniai kriterijai, atskiriantys tinkami tiekėjus nuo netinkamų ir atrankos kriterijai, apsprendžiantys kas laimės konkursą.
* 10 žingsnis: Kokybės valdymas ir įgyvendinimo priežiūra. Būtina nustatyti griežtus reikalavimus, kurie savivaldybei leistų užsitikrinti perkamų paslaugų kokybę. Tolimesnio įgyvendinimo priežiūra, kokybės valdymas ir paskatinamosios priemonės yra sudėtinės pirkimo dokumentų dalys.

7 žingsnis: Pirkimo dokumentų struktūra ir turinys

Gerai parengti pirkimo dokumentai yra sėkmingo pirkimo proceso ir sutarties įgyvendinimo pagrindas.

Čia įvardintus pirkimo dokumentus sudaro tam tikri tipiniai gerai parengtų pirkimo dokumentų elementai. Priklausomai nuo pirkimo dokumentų apimties, žemiau pateikiamus punktus gali sudaryti vienas ar keli atskiri dokumentai.

Viešųjų pirkimų įstatymas nustato, kad pirkimo dokumentuose turi būti pateikiama ši informacija:

Pirkimo dokumentai – pilnas sąrašas

Viešųjų pirkimų įstatymas pateikia detalizuotas instrukcijas dėl pirkimo dokumentų turinio (viso 21 punktas):

1) pasiūlymų rengimo reikalavimai;

2) tiekėjų kvalifikacijos reikalavimai, įskaitant ir reikalavimus atskiriems bendrą paraišką ar pasiūlymą pagal jungtinės veiklos sutartį pateikiantiems tiekėjams;

3) tiekėjų kvalifikacijos vertinimo tvarka ir mažiausias pateikti pasiūlymus kviečiamų kandidatų skaičius, kai perkančioji organizacija šio Įstatymo nustatytais atvejais turi teisę apriboti pirkimo dalyvių skaičių;

4) tiekėjų kvalifikaciją patvirtinantys dokumentai;

5) prekių, paslaugų ar darbų pavadinimas, prekių kiekis, teiktinų su prekėmis paslaugų pobūdis, prekių tiekimo, paslaugų teikimo ar darbų atlikimo terminai;

6) techninė specifikacija;

7) pasiūlymų vertinimo kriterijai ir sąlygos;

8) perkančiosios organizacijos siūlomos šalims pasirašyti pirkimo sutarties sąlygos, taip pat sutarties projektas, jeigu jis yra parengtas;

9) informacija, ar leidžiama pateikti alternatyvius pasiūlymus, reikalavimai šiems pasiūlymams;

10) informacija, ar leidžiama pateikti pasiūlymus parduoti tik dalį prekių, darbų ar paslaugų, šios dalies (dalių) apibūdinimas;

11) informacija, kaip turi būti apskaičiuota ir išreikšta pasiūlymuose nurodoma pirkimo kaina. Į kainą turi būti įskaityti visi mokesčiai;

12) pasiūlymų galiojimo užtikrinimo ir pirkimo sutarties įvykdymo užtikrinimo reikalavimai;

13) pasiūlymų pateikimo terminas, vieta ir būdas;

14) būdai, kuriais tiekėjai gali prašyti pirkimo dokumentų paaiškinimų, sužinoti, ar perkančioji organizacija ketina rengti dėl to susitikimą su tiekėjais, taip pat būdai, kuriais perkančioji organizacija savo iniciatyva gali paaiškinti (patikslinti) pirkimo dokumentus (nekeisdama paskelbtos informacijos esmės ir pareikdama paaiškinimus (patikslinimus) visiems tiekėjams, kuriems perkančioji organizacija yra pateikusi pirkimo dokumentus;

15) data, iki kada turi galioti pasiūlymas, arba laikotarpis, kurį turi galioti pasiūlymas;

16) vokų su pasiūlymais atplėšimo vieta, data ir valanda;

17) vokų su pasiūlymais atplėšimo ir pasiūlymų nagrinėjimo procedūros;

18) informacija, kad pasiūlymai bus vertinami litais. Jeigu pasiūlymuose kainos nurodytos užsienio valiuta, jos bus perskaičiuojamos litais pagal Lietuvos banko nustatytą ir paskelbtą lito ir užsienio valiutos santykį paskutinępasiūlymų pateikimo termino dieną;

19) perkančiosios organizacijos valstybės tarnautojų ar darbuotojų arba Komisijos narių (vieno ar kelių), kurie įgalioti palaikyti tiesioginį ryšį su tiekėjais ir gauti iš jų (ne tarpininkų) pranešimus, susijusius su pirkimų procedūromis, vardai, pavardės, adresai, telefonų ir faksų numeriai;

20) kiti Viešųjų pirkimų tarnybos pagal šį Įstatymą ir kitus viešuosius pirkimus reglamentuojančius teisės aktus nustatyti reikalavimai;

21) nuorodos į išankstinį numatomo pirkimo paskelbimą „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“ ir Europos Bendrijų oficialių leidinių tarnybos specialiame leidinyje, kituose leidiniuose bei internete, jeigu apie pirkimą buvo skelbta iš anksto.

Tačiau pirkimo dokumentų struktūra nėra reglamentuojama. Todėl, įtraukdama visus reikalingus informacijos punktus savivaldybė gali pasirinkti jai patogiausią pirkimo dokumentų struktūrą.

Viena iš galimybių kaip galėtų atrodyti pirkimo dokumentų turinys:

1. Bendras pirkimo apibūdinimas
2. Pasiūlymo sąlygos (pasiūlymų rengimo reikalavimai)
3. Techninė specifikacija
4. Kokybės užtikrinimas
5. Kainų sąlygos ir apmokėjimas
6. Pasiūlymo forma
7. Pirkimo sutarties projektas
8. Priedai

Savivaldybė turi atkreipti dėmesį, kad pirkimo dokumentai atitiktų pranešimą apie viešąjį pirkimą, t.y. kad tarp šių nėra neatitikimų.
Tolimesniuose skyriuose plačiau aptariamos pagrindinės pirkimo dokumentų dalys

8 žingsnis: Techninės specifikacijos parengimas

Viena vertus, sunkumai iškyla kuomet reikia išanalizuoti esamą situaciją ir, kita vertus, nusakant esminius užduoties reikalavimus, tuo pačiu perdaug nesuvaržant tiekėjų.

Įvardinant konkrečius užduoties reikalavimus tiekėjams siekiama pateikti aiškų bendrą vaizdą ką užduotis apima. Techninės specifikacijos turinys nurodo perkamos paslaugos apimtį ir turinį.

Pirmą kartą specifikacijos parengimas iš savivaldybės pareikalaus nemažų sąnaudų. Formuluojant konkrečius funkcinius reikalavimus užduoties vykdymui, tikslinga iš pradžių išanalizuoti esamą darbo organizavimą, paslaugos vykdymą ir kokybę. Tokia analizė tampa taip vadinamu esamos padėties aprašymu, kuris paprastai pradiniame etape nėra. Pirmą kartą organizuojant paslaugos pirkimą, dažnai iškyla sunkumų nuspręsti kuriems reikalavimams turi būti skirtas pagrindinis dėmesys ir kiek detali turi būti techninė specifikacija.

Tačiau, vieną kartą aprašius užduotį ir nustačius pagrindinius reikalavimus, vėliau paprastai didelių pakeitimų daryti neprireikia. Taigi, darbas įdėtas į techninės specifikacijos parengimą su nedideliais pakeitimas gali būti panaudojamas rengiant vėlesnius paslaugos pirkimus.

Svarbūs teisiniai reikalavimai dėl techninių standartų

Viešųjų pirkimų įstatymas nustato tam tikras taisykles, kurių būtina laikytis. (žr. viešųjų pirkimų įstatymo 21 straipsnį). Techninė specifikacija:

* Turi užtikrinti konkurenciją ir nediskriminuoti tiekėjų, jeigu įmanoma, skatinti pateikti alternatyvius techninius sprendimus.
* Turi būti nustatoma nurodant standartą, techninį reglamentą ar normatyvą arba nurodant pirkimo objekto funkcines savybes ar apibūdinant norimą rezultatą. Šios savybės bei reikalavimai turi būti tikslūs ir aiškūs, kad tiekėjai galėtų parengti tinkamus pasiūlymus, o perkančioji organizacija įsigyti reikalingų prekių, paslaugų ar darbų.
* Turi nurodyti arba Europos standartą perimantį Lietuvos standartą, arba Europos standartą, o jeigu šių standartų nėra – tarptautinį standartą ar kitą Nacionalinės standartizacijos institucijos patvirtintą normatyvinį dokumentą, kartu nurodant, kad tiekėjai gali remtis nurodytiems standartams lygiaverčiais kitais Europos Sąjungos valstybių narių nacionalinių standartizacijos institucijų patvirtintais normatyviniais dokumentais.
* Apibūdinant pirkimo objektą, negali nurodyti konkrečios prekės, gamintojo ar tiekimo šaltinio, gamybos proceso, prekės ženklo, patento, kilmės šalies, išskyrus atvejus, kai neįmanoma tiksliai ir suprantamai apibūdinti pirkimo objekto arba reikalingą pirkimo objektą gali pasiūlyti tik vienintelis tiekėjas. Šiuo atveju perkančioji organizacija privalo nurodyti, kad savo savybėmis lygiaverčiai objektai yra priimtini, įrašydama žodžius “arba lygiavertis”.

Esamos padėties aprašymas

Rengiant techninę specifikaciją, tikslinga iš pradžių išanalizuoti esamą darbo organizavimą, teikiamos paslaugos lygį ir kokybę.

Informacija kaip savivaldybė organizuoja kitų užduočių vykdymą dažnai nėra lengvai prieinama arba pateikiama keliuose skirtinguose dokumentuose. Todėl didesnės vertės sandorių atveju yra verta, prieš analizuojant užduočiai keliamus reikalavimus, aptarti esamą savivaldybės užduočių vykdymo tvarką taip vadinamame esamos padėties aprašyme.

Aprašymą gali sudaryti šie elementai:

* Produkcija: pagrindinė užduotis, kaip ji atliekama ir pateikiama;
* Ištekliai: ekonominiai, personalas, pastatai, inventorius ir ryšys su kitomis savivaldybės užduočių sritimis;
* Vartotojo pageidavimai: vartotojo poreikiai ir pageidavimai šiai paslaugai;
* Vertinimo punktai ir metodai: kaip bus vertinama produkto kokybė;
* Kita: patobulinimo galimybės ir pažangesnių sričių pristatymas.

Techninės specifikacijos turinys

Techninė specifikacija yra ir techninis, ir kartu politinis dokumentas nustatantis savivaldybės pageidaujamus kokybės reikalavimus tiek rezultatų atžvilgiu, tiek ir tuo, kaip tiekėjas turi įvykdyti užduotį.

Techninėje specifikacijos savivaldybė turi aiškiai išdėstyti, ko tikimasi iš žmonių, kurie teiks šią paslaugą. Kandidatai turi aiškiai matyti, kokias užduotis reikės atlikti, ir kokios kokybės savivaldybė pageidauja iš tiekėjų.

Reikalavimai gali būti taikomi įvairiems perkamos užduoties elementams. Galima įtraukti reikalavimus dėl išteklių, darbo atlikimo, reikalavimus dėl norimo rezultato ir poveikio. Paprastai reikėtų pradėti nurodant kokių rezultatų yra tikimasi. Jie turi būti aprašyti taip, kad būtų galima įvertinti pavyko įgyvendinti nustatytus uždavinius. Toliau galima išdėstyti reikalavimus dėl darbo organizavimo tvarkos, pvz. kokius išteklius reikėtų naudoti. Tai gali būti, pavyzdžiui, tam tikrų rūšių įrengimai ar darbuotojai.

Paslaugos specifikacija

Suformulavus pačiai paslaugai keliamus reikalavimus, aiškiai reikėtų nurodyti:

* Kokia paslauga bus perkama, t.y. jos apimtis, mastas, atlikimo terminai, vieta, dažnumas ir kt.;
* Absoliutūs techninės specifikacijos minimalūs reikalavimai, kurių tiekėjas turi laikytis, pvz. aplinkosauginiai standartai ir specifikacijos;
* Potencialūs minimalūs darbo proceso reikalavimai, kurių tiekėjas turi laikytis, pvz. tam tikri aplinkosauginiai reikalavimai, produkcijos, priemonių ar procedūrų reikalavimai;
* Absoliutūs minimalūs užduoties reikalavimai, pvz. reikalavimai dėl paslaugos ir kokybės lygio, tiekėjo garantijos.

Greta šių punktų, savivaldybei verta įtraukti reikalavimus dėl plėtros ir inovacijų. Taip pat galima reikalauti, kad sutarties laikotarpiu tiekėjas dalyvautų bendruose projektuose dėl kokybės plėtojimo, taip siekiant užtikrinti paslaugos kokybės vystymą kontrakto metu.

Kiti tiekėjui keliami reikalavimai

Greta paslaugai keliamų reikalavimų, savivaldybė gali nustatyti atskirus reikalavimus pačiam tiekėjui, kurie tiesiogiai neįtakoja paslaugos kokybės ir turinio, pavyzdžiui galima nustatyti reikalavimus, kad:

* Tiekėjo darbuotojai turėtų išsilavinimą.
* Tiekėjas naudotųsi savivaldybės pastatu ar įranga (nurodant sąlygas tai susigrąžinti).
* Tiekėjas yra atsakingas už galimą pastato, įrangos, kt. priežiūrą
* Personalo politikoje tiekėjas taikytų tam tikras nuostatas, pvz. dėl rūkymo, alkoholio, susirgimų, konfidencialumo.
* Tiekėjas laikytųsi tam tikrų socialinių įsipareigojimų, pvz. taikant socialines išlygas.
* Tiekėjas laikytųsi tam tikrų aplinkosauginių reikalavimų.
* Su tiekėju galima būtų susisiekti per nustatytą laiką.
* Tiekėjas turėtų tam tikrus draudimus
* Ar galimas subkontraktavimas.
* Tam tikros taisyklės dėl personalo uniformų ar aprangos.
* Ar tiekėjai turėtų taikyti tam tikrus vadybos principus.
* Kaip reikėtų elgtis su galimais vartotojų skundais
* Tiekėjo įsipareigojimas dalyvauti vėlesniuose pirkimų konkursuose.

Jokiu būdu negalima leisti, kad reikalavimai galėtų būti vertinami kaip techninės verslo kliūtys užsienio tiekėjui. Laikantis nediskriminavimo principų, negalima nurodyti konkrečių nacionalinių ar tarptautinių reikalavimų, susijusių su energetika, aplinka ar darbo vieta.

Savivaldybė taip pat turi įvertinti tai, kad įstatymuose gali būti nuostatų, neleidžiančių privačiam tiekėjui atlikti pirkimo.

9 žingsnis: Kvalifikaciniai ir atrankos kriterijai

Kvalifikaciniai ir atrankos kriterijai. Pirkime galima išskirti du kriterijus: kvalifikacinius kriterijus, atskiriančius gerus tiekėjus nuo netinkamų tiekėjų ir atrankos kriterijus, apsprendžiančius kas laimės konkursą.

Vienas pagrindinių uždavinių parengiamajame etape – nuspręsti pagal kokius kriterijus bus vykdoma kandidatų atranka (kvalifikaciniai kriterijai) ir kokie kriterijai bus taikomi atrenkant laimėjusį pasiūlymą (atrankos kriterijai). Svarbiau maža kaina? O galbūt ir kaina, ir kokybė?

Formuluojant kvalifikacinius ir atrankos kriterijus svarbu, kad jie užtikrintų atvirą, realią ir sąžiningą konkurenciją ir padėtų išvengti bet kokios galimų kandidatų diskriminacijos. Šių principų laikytis yra privaloma.

Pirkimo dokumentuose savivaldybė turi nurodyti dviejų rūšių kriterijus:

* Kvalifikacinius (kandidatų atrankos) kriterijus, kuriuos sudaro finansiniai, ekonominiai ir techniniai reikalavimai kandidatams – ir sąlygas ribojančias dalyvavimą pirkime. Riboto konkurso atveju, kvalifikaciniai kriterijai apsprendžia kurie kandidatai bus pakviesti teikti pasiūlymus. Atviro konkurso procedūroje, šie kriterijai taikomi atskirti tinkamus tiekėjus nuo minimalių reikalavimų neatitinkančių tiekėjų.
* Atrankos kriterijai, nustato sąlygas apsprendžiančias kuris pasiūlymas laimės konkursą. Tokie kriterijai paprastai yra kaina, patikimumas, kokybės užtikrinimas ir pan.

Kvalifikaciniai (kandidatų atrankos) kriterijai

Perkančioji organizacija privalo išsiaiškinti, ar tiekėjas yra kompetentingas, patikimas ir pajėgus įvykdyti pirkimo sąlygas, todėl pirkimo dokumentuose savivaldybė gali nustatyti minimalius kandidatų ar dalyvių kvalifikacijos reikalavimus. Viešųjų pirkimų tarnybos rekomendacijos patvirtintos VPT įsakymu “Dėl tiekėjų kvalifikacijos vertinimo metodinių rekomendacijų patvirtinimo”.

Kvalifikacinius kriterijus galima suskirstyti į tokias kategorijas (kvalifikacijos kriterijų pavyzdžių sąrašas nėra išsamus):

* Sąlygos, ribojančios tiekėjų dalyvavimą pirkime (viešųjų pirkimų įstatymo 29 str.).
Kandidatas negali dalyvauti pirkime, jeigu jis:
* yra bankrutavęs, nemokus, nesumokėjęs mokestinių įmokų, neturi reikalingų licenzijų ar leidimų,
* yra padaręs profesinį pažeidimą, įrodomą priemonėmis, kurias perkančioji organizacija gali pagrįsti,
* nėra įvykdęs įsipareigojimų, susijusių su socialinio draudimo įmokų mokėjimu pagal šalies, kurioje jis registruotas, ar šalies, kurioje yra perkančioji organizacija, reikalavimus.

* Kandidatų ir dalyvių ekonominė bei finansinė būklė (viešųjų pirkimų įstatymo 31 str.):
Savivaldybė turi teisę pirkimo dokumentuose nustatyti kandidatų ekonominės bei finansinės būklės reikalavimus ir reikalauti pateikti:
* įmonės balansą ar jo išrašą;
* pastarųjų 3 finansinių metų, o jeigu įmonė įregistruota ar veiklą atitinkamoje srityje pradėjo vėliau – nuo įmonės įregistravimo ar veiklos su pirkimu susijusioje srityje pradžios, kandidato ar dalyvio įmonės bendros apyvartos ar apyvartos tos veiklos, su kuria susijęs atliekamas pirkimas, ataskaitą.

* Kandidatų ir dalyvių techninis pajėgumas (Viešųjų pirkimų įstatymo 32 str.):

Savivaldybė gali reikalauti pateikti informaciją apie:

* Pagrindinių prekių tiekimų sąrašą per pastaruosius tris metus, nurodant bendras vertes, įvykdymo datas ir prekių gavėjus, pridedant prekių gavėjų pateiktas pažymas apie prekių pristatymą.
* Kokybės užtikrinimo priemonių, produkcijos parametrų matavimų, produkcijos tyrimų aprašymą. Pavyzdžiui, sudarant sutartį dėl žaliųjų plotų priežiūros, galima būtų nurodyti žoliapjovių parametrus.
* siūlomų prekių pavyzdžius, aprašymus, nuotraukas, kurių autentiškumą perkančiosios organizacijos reikalavimu kandidatas ar dalyvis turi patvirtinti.

Tačiau, teisinės galimybės ir reikalavimai šiek tiek skiriasi nuo kvalifikacinių kriterijų formulavimo praktikoje.

Vienas dalykas yra prašyti banko pažymos ar audito ataskaitų ir visiškai kitas yra nustatyti tinkamus minimalius ekonominio pajėgumo ar ankstesnės patirties reikalavimus. Kai kurios savivaldybės nustato, kad minimali tiekėjo apyvartos riba turi būti 1,5 karto didesnė už kontrakto vertę. Taip užtikrinama, kad kandidatas turi patikimą verslą, kuris nepriklauso nuo atskiro kontrakto.

Reikia pabrėžti, kad kriterijus nurodžius skelbime apie pirkimą ir pirkimo dokumentuose, jais turi būti vadovaujamasi. Taigi, jeigu savivaldybė pareikalavo tam tikros informacijos, tiekėjai ją privalo pateikti ir šią informaciją savivaldybė turi įvertinti.
Taip pat reikia atkreipti dėmesį, kad savivaldybė negali taikyti tų pačių kriterijų kvalifikacinei atrankai ir pasiūlymų atrankai. Kitaip tariant, kvalifikacijos kriterijų negalima naudoti kaip atrankos kriterijų.

Atrankos kriterijai

Pagal viešųjų pirkimų įstatymą skiriamos dvi atrankos kriterijų rūšys:

* Mažiausios kainos arba
* Ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo. Pasirinkus šį atrankos kriterijų gali būti vertinami tokie aspektai kaip kokybė, kaina, techniniai privalumai, estetinės ir funkcinės charakteristikos, aplinkosaugos charakteristikos, eksploatavimo išlaidos, efektyvumas, garantinis aptarnavimas ir techninė pagalba, pristatymo data, pristatymo laikotarpis arba užbaigimo laikotarpis

Taikydama pagal ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo kriterijų, savivaldybė nurodo pirkimo dokumentuose kiekvienam ekonomiškai naudingiausiam pasiūlymui nustatyti pasirinkto kriterijaus lyginamąjį svorį (plačiau žr. viešųjų pirkimų įstatymo 33 str. 5 dalį bei VPT direktoriaus įsakymą Nr. 1S-25 “Dėl ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo kriterijų nustatymo metodikos patvirtinimo”.)

Savivaldybė ekonomiškai naudingiausią pasiūlymą gali išrinkti pagal kriterijus, susijusius su pirkimo objektu (kokybė, kaina, techniniai privalumai, estetinės ir funkcinės charakteris tikos, aplinkosaugos charakteristikos, eksploatavimo išlaidos, efektyvumas, garantinis aptarnavimas ir techninė pagalba, pristatymo data, pristatymo laikotarpis arba užbaigimo laikotarpis). Kriterijų lyginamasis svoris gali būti išreikštas konkrečiu dydžiu arba nustatant intervalą, į kurį patenka kiekviena kriterijui priskiriama reikšmė. Tais atvejais, kai dėl pirkimo objektų ypatumų neįmanoma nustatyti kriterijų lyginamojo svorio, perkančioji organizacija turi nurodyti pirkimo dokumentuose taikomų kriterijų eiliškumą.

Kriterijų lyginamojo svorio pavyzdžiai

Kaina: 60%
Kokybė: 30%
Eksploatacijos kaštai: 10%
Būtina pažymėti, kad jeigu savivaldybė kaip vieną iš kriterijų nurodo, pavyzdžiui, kokybę, pirkimo dokumentuose būtina nurodyti, kaip ji apibrėžiama. Tuo pačiu savivaldybė turi atsižvelgti, kaip minimalūs kokybės reikalavimai paminėti kitose pirkimo dokumentų dalyse siejasi su ,,kokybe” kaip atrankos kriterijumi.

10 žingsnis: Kokybės valdymas ir įgyvendinimo priežiūra

Būtina nustatyti griežtus reikalavimus, kurie savivaldybei leistų užsitikrinti perkamų paslaugų kokybę. Tolimesnio įgyvendinimo priežiūra, kokybės valdymas ir paskatinamosios priemonės yra sudėtinės pirkimo dokumentacijos dalys.

Savivaldybė atsako už jai pavestų paslaugų kokybę – taip pat tuomet, kai jos perduotos vykdyti privačiam sektoriui. Todėl savivaldybė turi apsvarstyti kaip ji gali užtikrinti perkamų paslaugų kokybę.

Kokybės valdymas turi būti aprašytas pirkimo dokumentuose, kad nuo pat pradžių būtų aišku kaip savivaldybė prižiūrės ar perduota užduotis vykdoma pagal nustatytus kokybės reikalavimus. Kokybės valdymas apima: savivaldybės vykdomos priežiūros tvarką, tiekėjo reikalavimus, taip pat kitus paslaugos kokybės monitoringo reikalavimus taikomus abiem partneriams.

Paslaugos funkciniuose reikalavimuose aiškiai tiekėjui aiškiai nurodoma kas turės būti atlikta. Rengdama techninę specifikaciją, savivaldybė turėtų įvertinti:

* Kaip ji galėtų prižiūrėti, kad atliekama būtent tai, kad nurodyta užduoties aprašyme;
* Kokius paskatinimus ir sankcijas, įskaitant baudas ir premijas, būtų galima nustatyti;
* Kaip ir kada reikėtų įsikišti jeigu tiekėjas nevykdo sutarties įsipareigojimų.

Labai svarbu, kad kokybės valdymas vyktų kiek galima objektyviau, taikant aiškius ir tikslingus kriterijus. Tai ne tik užtikrina sąžiningą konkurenciją tarp kandidatų, bet kartu ir padeda išvengti nesutarimų ir bendradarbiavimo problemų vėlesniuose etapuose.

Įgyvendinimo priežiūra (monitoringas)

Paslaugos kokybės monitoringą gali atlikti savivaldybė, tiekėjas arba bendromis pastangomis. Įgyvendinimo stebėjimo, informavimo ir monitoringo tvarka turi būti nurodyta sutartyje.

Sutartyje turėtų būti nurodyta, kokią informaciją tiekėjas privalo pateikti, pavyzdžiui reguliarias ataskaitas, bei savivaldybės galimybės dalyvauti monitoringo ir patikrinimo procese. Paslaugos vykdymo monitoringas gali būti atliekamas keturiais būdais:

4 etapas: Pirkimo procesas

Parengus pirkimo dokumentus galima pradėti pirkimą. Skelbimo ir nagrinėjimo tvarką reglamentuoja specialios taisyklės, kuriomis siekiama užtikrinti lygų visų kandidatų traktavimą.

Pirkimų vykdymas apima pirkimo dokumentų paskelbimą. Kaip rodo patirtis, potencialūs kandidatai yra labai smalsūs ir užduoda daug klausimų. Pirkimo procesas apima šiuos žingsnius:

* 11 žingsnis: Skelbimo apie pirkimą parengimas ir pateikimas Viešųjų pirkimų tarnybai (VPT). VPT atsako už skelbimų apie pirkimą patvirtinimą ir išsiuntimą.
* 12 žingsnis: Atsakymai į užklausimus: laikantis lygiateisiškumo principo savivaldybė turi informuoti kandidataus apie atsakymus į užduotus paklausimus.

11 žingsnis: Skelbimo apie pirkimą parengimas ir pateikimas Viešųjų pirkimų tarnybai

Viešųjų pirkimų tarnyba yra atsakinga už pirkimo skelbimų išsiuntimą spausdinti.

Parengusi pirkimo dokumentus savivaldybė yra pasirengusi pradėti pirkimą. Savivaldybė pradeda pirkimą Viešųjų pirkimų tarnybai pateikdama skelbimą apie pirkimą (viešųjų pirkimų įstatymo 19 str. 3 dalis).

Skelbimo apie pirkimą parengimas

Kiekvieną kartą organizuodama pirkimą savivaldybė privalo parengti pirkimo skelbimą. Skelbimo apie kontrakto tikslas – užtikrinti konkurenciją ir skaidrumą, kad visi galimi tiekėjai galėtų lygiais pagrindais dalyvauti konkurse.

Skelbimas apie pirkimą turi būti išsiųstas Viešųjų pirkimų tarnybai (VPT). VPT yra atsakinga už skelbimo apie pirkimą išsiuntimą spausdinti Europos bendrijų oficialių leidinių tarnybos specialiame leidinyje ir „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“ bei interneto „Valstybės žinių“ tinklapyje.

Lygiagrečiai pirkimo paskelbimo ,,Valstybės žiniose”, apie pirkimą savivaldybė gali papildomai paskelbti savo interneto puslapyje ar/ir vietinėje spaudoje. Svarbu atkreipti dėmesį į du dalykus. Visų pirma, skelbimo apie pirkimą NEGALIMA skelbti anksčiau nei jis pasirodo oficialioje spaudoje. Praktikoje tai reiškia, kad savivaldybė turi pirmiausia sužiūrėti, kada apie pirkimą paskelbta ,,Valstybės žiniose” ir tik tada platinti skelbimą pati. Visų antra, svarbu, kad vietinėje spaudoje būtų pateikiama ta pati informacija kaip ir skelbime apie pirkimą, t.y., kad vietiniams teikėjams nebūtų pateikiama papildoma informacija.

Skelbimas turi būti parengtas laikantis griežtų reikalavimus. Viešųjų pirkimų įstatymo 18 str. 5 dalis nustato, kad skelbime apie pirkimą turi būti pateikta tokia informacija:

Skelbimas apie pirkimą

1) perkančiosios organizacijos pavadinimas, adresas, telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas, kuriuo galima gauti techninę specifikaciją ir kitus pirkimo dokumentus, taip pat adresas, kuriuo galima gauti techninę specifikaciją ir kitus pirkimo dokumentus, jeigu šis adresas skiriasi nuo perkančiosios organizacijos adreso;

2) perkamos prekės, paslaugos ar darbai;

3) pirkimo būdas;

4) informacija, kad paraiškas tiekėjai turi pateikti raštu ar telefonu, bei paraiškų pateikimo terminas;

5) užmokesčio už pirkimo dokumentus dydis, jeigu toks mokestis yra nustatytas, užmokesčio mokėjimo tvarka;

6) informacija, ar bus priimami alternatyvūs pasiūlymai;

7) pasiūlymų pateikimo terminas, pateikimo adresas, pasiūlymų kalba ar kalbos, vokų su pasiūlymais atplėšimo data, vieta ir laikas;

8) dokumentų, kuriuos reikia pateikti su pasiūlymu, sąrašas, tarp jų ir skirtų patvirtinti, kad tiekėjo kvalifikacija atitinka kvalifikacijos reikalavimus;

9) šio Įstatymo nustatytais atvejais – kvalifikacinės atrankos kriterijai ir mažiausias bei didžiausias atrenkamų kandidatų skaičius;

10) skelbimo apie pirkimą išsiuntimo data (data, kada skelbimą išsiuntė Viešųjų pirkimų tarnyba);

11) kita Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta informacija.

Viešųjų pirkimų tarnyba yra parengusi keletą standartinių formų, kurias galite rasti skiltyje ,,Tipinės formos” [įdėti nuorodą].

Viešųjų pirkimų tarnyba atitinkamiems leidiniams privalo per 3 darbo dienas išsiųsti spausdinti skelbimus apie pirkimus. Šitas 3 darbo dienas reikėtų pridėti prie minimalių terminų ir į jas atsižvelgti rengiant veiksmų grafiką.

VPT privalo raštu pranešti savivaldybei raštu skelbimo išsiuntimo būdą bei išsiuntimo datą. Ši informacija yra labai svarbi, kadangi nuo išsiuntimo spausdinti datos pradedami skaičiuoti minimalūs terminai.

Viešųjų pirkimų tarnybos (VPT) pataisymai

VPT turi teisę sustabdyti pirkimo procesą (Viešųjų pirkimų įstatymo 7 str.). Šia teise VPT gali pasinaudoti jeigu, pavyzdžiui, skelbimas apie pirkimą neatitinka viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimų.

Tarptautinio lygio pirkimams pirkimo dokumentai aiškinami, tikslinami pirkimo dokumentuose nustatyta tvarka (Įstatymo 20 straipsnio 2 dalies 14 punktas), vykdant supaprastintus pirkimus – Įstatymo 71 straipsnyje nustatyta tvarka.

Prireikus daryti pakeitimus pirkimo skelbime apie tai būtina paskelbti, Viešųjų pirkimų tarnybai nusiunčiant naują skelbimą apie pirkimą, išskyrus atvejus, numatytus Įstatymo 71 straipsnyje vykdant supaprastintus pirkimus.

Pirkimo dokumentų pateikimas tiekėjams

Taikant atviro konkurso procedūrą (ar supaprastintą atvirą konkursą) po pirkimo paskelbimo internete ir spaudoje suinteresuotos įmonės kreipsis į savivaldybę papildomos informacijos.

Paprastai savivaldybė pasirenka vieną iš dviejų būdų pateikti pirkimo dokumentus. Arba suinteresuotoms įmonėms siunčiant informaciją esant pareikalavimui arba pirkimo dokumentus patalpinant internete.

Šiuos dokumentus savivaldybė privalo pateikti per 6 dienas nuo tiekėjų prašymo pateikti pirkimo dokumentus gavimo dienos.

Tiekėjai dėl pirkimo dokumentų privalo kreiptis ne vėliau kaip prieš 6 dienas iki paraiškų ar pasiūlymų pateikimo termino pabaigos.

Už pirkimo dokumentus savivaldybė iš tiekėjų gali pareikalauti užmokesčio padengti dokumentų kopijavimo ir pateikimo tiekėjams faktines išlaidas (viešųjų pirkimų įstatymo 22 (5) straipsnis ir 70 (4) straipsnis).

Supaprastinto pirkimo dokumentų pateikimas reglamentuotas Viešųjų pirkimų įstatymo 70 straipsnyje. Šiuos dokumentus savivaldybė privalo pateikti ne vėliau kaip per 3 darbo dienas, gavus prašymą.

Elektroninės priemonės

Viešuosiuose pirkimuose paprastai yra bendraujama raštu. Tačiau viešųjų pirkimų įstatymas numato galimybę naudotis elektroninėmis priemonėmis. Tai sprendžia savivaldybė. Tačiau reikia laikytis tam tikrų bendrųjų taisyklių ir apribojimų (plačiau su šiais reikalavimais galite susipažinti viešųjų pirkimų įstatymo 14 straipsnyje). Bendravimui su tiekėjais taikomi reikalavimai:

* Bendraujant tarpusavyje duomenys turi būti perduodami taip, kad būtų užtikrinamas vientisumas, išsaugomas pasiūlymų bei visos ūkio subjektų pateiktos informacijos konfidencialumas.
* Bendravimo būdai turi būti visuotinai prieinami.
* Bendraujant elektroninėmis priemonėmis naudojamos įrangos charakteristikos turi atitikti visuotinai naudojamos įrangos charakteristikas ir nepagrįstai neriboti ūkio subjektų galimybių dalyvauti pirkime.
* Atsižvelgti į tai, kad paraiškos negali būti pateikiamos elektroninėmis priemonėmis. (14 (5) straipsnis).

12 žingsnis: Atsakymai į klausimus

Laikantis lygiateisiškumo principo savivaldybė turi informuoti kandidatus apie atsakymus į užduotus paklausimu.

Kandidatams paprastai iškyla nemažai klausimų dėl pirkimo dokumentų. Laikantis lygaus traktavimo principo savivaldybė turi užtikrinti, kad visi potencialūs kandidatai turi tą pačią informaciją, taigi ir vienodas sąlygas.

Savivaldybė turi pareikalauti, kad visi paklausimai dėl pirkimo dokumentų būtų pateikiami raštu, tuomet ir atsakyti į klausimus savivaldybė turės raštu. Raštu pateikti klausimai sudaro galimybes atsakymus į šiuos klausimus raštu, elektroniniu paštu ar internetu persiųsti visiems kandidatams.

Tarptautinio lygio pirkimams pirkimo dokumentai aiškinami, tikslinami pirkimo dokumentuose nustatyta tvarka.

Supaprastintų pirkimų atveju (Įstatymo 71 str.):

Viešųjų pirkimų komisija ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo užklausimo pateikimo dienos parengia atsakymą į užklausimą bei išsiunčia juos visiems tiekėjams (rangovams), kuriems yra pateikti pirkimo dokumentai pateiks, taip pat kandidatams, kurie jau pateikė pasiūlymus.

Todėl savivaldybė turėtų sudaryti sąrašą tiekėjų, kurie paskelbus apie pirkimą kreipėsi prašydami pateikti pirkimo dokumentus.

Įstatymas potencialiems tiekėjams suteikia teisę prašyti papildomos informacijos apie pirkimo dokumentus (!) jeigu prašymas pateikiamas ne vėliau ne vėliau kaip prieš 6 dienas iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos.

Informaciniai susitikimai

Tiek savivaldybei, tiek tiekėjams gal būti naudinga surengti informacinį susitikimą su tiekėjais. Tokio susitikimo vieta ir data turi būti aiškiai nurodyta skelbime apie pirkimą.

Informaciniame susitikime savivaldybė gali pristatyti bendrą kontekstą, pateikti bendrą informaciją apie savivaldybę. Tačiau nerekomenduojama šiuos susitikimus traktuoti kaip būdą pateikti papildomą informaciją apie atskirus pirkimo dokumentų punktus.

Būtina protokoluoti visus susitikime pateiktus klausimus ir atsakymus. Protokolas turi būti išsiunčiamas ne tik susitikime dalyvavusiems tiekėjams, bet ir VISIEMS pirkimo procedūrose dalyvaujantiems kandidatams.

Apžiūrėjimo darbų atlikimo vietoje galimybė

Kai kuriais atvejais tiekėjai (rangovai) gali parengti pasiūlymą tik prieš tai susipažinę su darbų atlikimo ar paslaugų teikimo vieta bei sąlygomis. Todėl pirkimo dokumentuose pravartu numatyti datą kada visiems pageidaujantiems tiekėjams bus aprodoma darbų atlikimo ar paslaugų teikimo vieta.
Savivaldybė tačiau turi žinoti, kad tokio vietos apžiūrėjimo metu užduoti klausimai taip pat turi būti išsiųsti visiems nedalyvavusiems kandidatams.

12 žingsnis: Atsakymai į klausimus

Laikantis lygiateisiškumo principo savivaldybė turi informuoti kandidataus apie atsakymus į užduotus paklausimu.

Kandidatams paprastai iškyla nemažai klausimų dėl pirkimo dokumentų. Laikantis lygaus traktavimo principo savivaldybė turi užtikrinti, kad visi potencialūs kandidatai turi tą pačią informaciją, taigi ir vienodas sąlygas.

Savivaldybė turi pareikalauti, kad visi paklausimai dėl pirkimo dokumentų būtų pateikiami raštu, tuomet ir atsakyti į klausimus savivaldybė turės raštu. Raštu pateikti klausimai sudaro galimybes atsakymus į šiuos klausimus raštu, elektroniniu paštu ar internetu persiųsti visiems kandidatams.

Tartautinio lygio pirkimams pirkimo dokumentai aiškinami, tikslinami pirkimo dokumentuose nustatyta tvarka.

Supaprastintų pirkimų atveju (Įstatymo 71 str.):

Viešųjų pirkimų komisija ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo užklausimo pateikimo dienos parengia atsakymą į užklausimą bei išsiunčia juos visiems tiekėjams (rangovams), kuriems yra pateikti pirkimo dokumentai pateiks, taip pat kandidatams, kurie jau pateikė pasiūlymus.

Todėl savivaldybė turėtų sudaryti sąrašą tiekėjų, kurie paskelbus apie pirkimą kreipėsi prašydami pateikti pirkimo dokumentus.

Įstatymas potencialiems tiekėjams suteikia teisę prašyti papildomos informacijos apie pirkimo dokumentus (!) jeigu prašymas pateikiamas ne vėliau ne vėliau kaip prieš 6 dienas iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos.

Informaciniai susitikimai

Tiek savivaldybei, tiek tiekėjams gal būti naudinga surengti informacinį susitikimą su tiekėjais. Tokio susitikimo vieta ir data turi būti aiškiai nurodyta skelbime apie pirkimą.

Informaciniame susitikime savivaldybė gali pristatyti bendrą kontekstą, pateikti bendrą informaciją apie savivaldybę. Tačiau nerekomenduojama šiuos susitikimus traktuoti kaip būdą pateikti papildomą informaciją apie atskirus pirkimo dokumentų punktus.

Būtina protokoluoti visus susitikime pateiktus klausimus ir atsakymus. Protokolas turi būti išsiunčiamas ne tik susitikime dalyvavusiems tiekėjams, bet ir VISIEMS pirkimo procedūrose dalyvaujantiems kandidatams.

Apžiūrėjimo darbų atlikimo vietoje galimybė

Kai kuriais atvejais tiekėjai (rangovai) gali parengti pasiūlymą tik prieš tai susipažinę su darbų atlikimo ar paslaugų teikimo vieta bei sąlygomis. Todėl pirkimo dokumentuose pravartu numatyti datą kada visiems pageidaujantiems tiekėjams bus aprodoma darbų atlikimo ar paslaugų teikimo vieta.
Savivaldybė tačiau turi žinoti, kad tokio vietos apžiūrėjimo metu užduoti klausimai taip pat turi būti išsiųsti visiems nedalyvavusiems kandidatams.

5 etapas: Sutarties sudarymas

Gavusi visus pasiūlymus savivaldybė turi sąžiningomis ir skaidriomis priemonėmis atrinkti tiekėją. Kuomet rezultatas yra aiškus, informacija privaloma būti pateikta Europos Sąjungai ir visuomenei.

Savivaldybė rinkdamasi tiekėją turi laikytis griežtų taisyklių, tiek gaunant, atplėšiant ir vertinant pasiūlymus, tiek ir pasirašant sutartį. Šis etapas užbaigiamas kuomet pirkimo rezultatai paskelbiami visuomenei.

Šį procesą galima suskirstyti į tokius žingsnius:

* 13 žingsnis: Pasiūlymų gavimas, atplėšimas ir vertinimas. Šiame pirkimo proceso etape labai svarbu užtikrinti, kad sprendimai būtų priimami laikantis formalių procedūrų, visų pirma kvalifikacinių ir atrankos kriterijų.
* 14 žingsnis: Pirkimo proceso pabaigoje būtina turėti aiškias susitarimo nuostatas.
* 15 žingsnis: Paskelbimas apie pirkimo rezultatus. Pranešimai atmestiems kandidatams.

13 žingsnis: Pasiūlymų gavimas, atplėšimas ir vertinimas

Šiame pirkimo proceso etape labai svarbu užtikrinti, kad sprendimai būtų priimami laikantis formalių procedūrų, visų pirma kvalifikacinių ir atrankos kriterijų.

Priklausomai nuo pasirinktos pirkimo procedūros šiame savivaldybė gauna arba pasiūlymus (atviro konkurso procedūra), arba kvalifikacinės atrankos paraiškas. Praktiniais sumetimais, daugiau dėmesio skirsime atviro konkurso procedūrai. Šio žingsnio pabaigoje atskirai aprašomas riboto konkurso procedūros taikymas.

Savivaldybė, šiame svarbiame pasiūlymų gavimo, atplėšimo ir vertinimo procese visų pirma turi atsižvelgti į tai, kad visi kandidatai vertinami laikantis lygiateisiškumo principų.

Nustatytas terminas

Terminas iki kada priimami pasiūlymai yra galutinis. Kandidatams turi nekilti abejonių, kad jų pasiūlymas nebus svarstomas jeigu jie bent minutę pavėluos pateikti pasiūlymą. Toks griežtas reikalavimas yra aiškus lygybės principo taikymo rezultatas.

Pasiūlymus turėtų būti nesunku atskirti nuo kito savivaldybei siunčiamo pašto. Pirkimo dokumentuose savivaldybė gali nustatyti tam tikras taisykles kaip aiškiai pažymėti pasiūlymus. Pasiūlymai turi būti registruojami specialiame sąraše, nurodant pasiūlymo gavimo laiką. Jeigu pasiūlymas įteikiamas asmeniškai, įteikėjui savivaldybė turi išduoti gavimo patvirtinimą, kuriame nurodomas pristatymo laikas. Iš karto pasibaigus nustatytam terminui, savivaldybė turi sudaryti laiku pasiūlymus pateikusių kandidatų sąrašą. Šio sąrašo gali paprašyti kiti kandidatai.

Pasiūlymai, gauti po pirkimo dokumentuose nustatyto termino, neatplėšti grąžinami juos pateikusiems kandidatams.

Vokų su pasiūlymais atplėšimas

Reikia vadovautis Viešųjų pirkimų įstatymo 26 straipsnio ir VPT direktoriaus 2003 m. vasario 25 d. įsakymu Nr. 1S-20 ”Dėl viešojo pirkimo komisijos vokų atplėšimo procedūros protokolų privalomųjų rekvizitų patvirtinimo” patvirtintos metodikos nuostatomis.

Vokai su pasiūlymais atplėšiami pirkimo dokumentuose nurodytu laiku, nurodytoje vietoje. Vokų atplėšimo procedūroje turi teisę dalyvauti visi pasiūlymus pateikę tiekėjai arba jų atstovai, išskyrus atvejus, kai pirkimas atliekamas skelbiamų ar neskelbiamų derybų būdais. Vokų atplėšimo procedūra protokoluojama, užrašant dalyvaujančiųjų vardus, pavardes ir pareigas, kandidatų pavardes, pasiūlymo pateikimo datą, pasiūlymo kaina ir kitas pasiūlymo charakteristikas.

Atplėšus voką, pasiūlymo paskutinio lapo antroje pusėje pasirašo visi posėdyje dalyvaujantys Komisijos nariai/

Svarbus pastebėjimas: du posėdžiai renkant ekonomiškai naudingiausią pasiūlymą

Jeigu savivaldybė pasiūlymus vertina pagal jų ekonominį naudingumą, savivaldybė turi planuoti 3 etapų vertinimo procedūrą. Šiuo atveju pasiūlymas turi būti pateikiamas dvejuose atskiruose vokuose. Viename voke turi būti pateikta techninė ir finansinė informacija apie kandidatą, o kitame – tik pasiūlymo kaina. Vertinimo procesas būtų toks:

1 etapas 1 posėdis:
Vokų su techniniais pasiūlymo duomenis ir informacija apie tiekėją atplėšimas. Vertinimas:
Savivaldybė įvertina pateiktą informaciją. Į antrąjį etapą patenka tik pasiūlymai atitinkantys techninius ir ekonominius reikalavimus. Savivaldybė raštu praneša apie vertinimo rezultatus ir nustato antro posėdžio datą.
2 etapas 2 posėdis:
Vokų su kainų pasiūlymais atplėšimas. Vertinimas:
Savivaldybė įvertina pateiktus kainų pasiūlymus
3 etapas Nuodugnų vertinimą atlieka Viešojo pirkimo komisija tiekėjams nedalyvaujant.

Atkreiptinas dėmesys, kad posėdžio metu pateikta informacija turi būti protokoluojama ir pateikiama nedalyvaujantiems pasiūlymus pateikusiems tiekėjams, jeigu jie to pageidauja.

Jeigu perkančioji organizacija pasiūlymus vertina pagal jų ekonominį naudingumą, atplėšus pirmą voką ir patikrinus pasiūlymų techninius duomenis bei tiekėjo kvalifikacija nustatomą, kad jie neatitinka pirkimo dokumentuose keliamų reikalavimų, vokai, kuriuose nurodytos kainos, neatplėšiamas ir gražinamas tiekėjui, tačiau tik kuomet baigsis pretenzijų ir skundų nagrinėjimo terminai.

Vokų su pasiūlymais, kuriuose yra techniniai pasiūlymo duomenys, atplėšimo procedūroje dalyvaujantiems tiekėjams ar jų atstovams, išskyrus atvejus, kai pirkimas atliekamas skelbiamų ar neskelbiamų derybų būdais, skelbiamas pasiūlymą pateikusio tiekėjo pavadinimas ir pagrindinės techninės pasiūlymo charakteristikos. Jeigu pageidauja nors vienas vokų su pasiūlymais procedūroje dalyvaujantis tiekėjas ar jo atstovas, turi būti paskelbtos visos pasiūlymų charakteristikos, į kurias bus atsižvelgta vertinant pasiūlymus.

Sprendimas nėra priimamas atplėšus vokus su pasiūlymais

Savivaldybė privalo informuoti tiekėjus, kad atplėšus vokus su pasiūlymais, nuodugnų pasiūlymų vertinimą atliks Viešojo pirkimo komisija. Kaip nustato viešųjų pirkimų įstatymas, pateiktų pasiūlymų tolesnės nagrinėjimo, vertinimo ir palyginimo procedūros vyksta nedalyvaujant tiekėjams.

Nuodugnus vertinimas Viešojo pirkimo komisijoje

Vertinant pasiūlymus, reikia skirti netinkamų kandidatų atrinkimą nuo laimėjusio pasiūlymo nustatymo. Patartina panagrinėti viešųjų įstatymų nuostatas nustatančias vokų su pasiūlymais atplėšimo ir pasiūlymų nagrinėjimo procedūras.

Dažnai pravartu sudaryti paprastą lentelę reikalingų duomenų kandidatų įvertinimui.

Paprastos kandidatų įvertinimo lentelės pavyzdys
1 įmonė 2 įmonė 3 įmonė 4 įmonė
Kandidato finansinės ir techninės būklės įvertinimas
Banko pažymos
Audito atskaitos
Techniniai privalumai
Kainų įvertinimas
X kaina
Y kaina

Pirkimo procedūrų nutraukimas

Išnagrinėjus pasiūlymus pirkimo procesą gali tekti nutraukti.

Viešųjų pirkimų įstatymas nustato, kad perkančioji organizacija bet kuriuo metu iki pirkimo sutarties sudarymo, gavusi Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimą, turi teisę nutraukti pirkimo procedūras, jeigu perkamos prekės, paslaugos ar darbai tapo nereikalingi,nėra lėšų jiems apmokėti arba yra nustatyti pirkimo procedūrų pažeidimai. Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimas nereikalingas nutraukiant pirkimo, atliekamo taikant įprastą komercinę prartiką ir komunalinio sektoriaus organizacijoms vykdat supaprastintų pirkimų procedūras.

Didesnių pirkimų atveju (kuomet ES mastu skelbiami pirkimai viršija tarptautinio pirkimo vertės ribas) savivaldybė apie pirkimo procedūrų nutraukimą praneša Viešųjų pirkimų tarnybai ir prašo apie tai paskelbti Europos Bendrijų oficialių leidinių tarnybos specialiame leidinyje ir „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“.

Ribotas konkursas – kai kurie formalumai

Taikant riboto konkurso procedūrą kandidatų atranka vyksta prieš pateikiant pasiūlymus. Taikant šią procedūrą reikėtų būti žinoti kelias pagrindines taisykles ir principus (plačiau žr. viešųjų pirkimų įstatymo 41-43 straipsniuose).

Šią procedūrą galima vertinti kaip susidedančią iš dviejų etapų:

* Atrankos – kuomet įvertinami kandidato ekonominiai, finansiniai ir techniniai duomenys.
* Kvietimo – kuomet pateikiamas kvietimas pateikti pasiūlymus ir atitinkama papildoma informacija.

Atrankos procese svarbu žinoti, kad:

* Turi būti atrinkti nemažiau 5 kandidatai. Tai užtikrina realią konkurenciją.
* Atranka gali būti vykdoma tik pagal skelbime apie pirkimą nurodytus kvalifikacinės atrankos kriterijus ir tvarką.
* Jeigu minimalius kvalifikacijos reikalavimus atitinka mažiau nei 5 kandidatai, savivaldybė pateikti pasiūlymus kviečia visus kandidatus, kurie atitinka keliamus minimalius kvalifikacijos reikalavimus (viešųjų pirkimų įstatymo 41 (5) straipsnis).
* Visiems kandidatams, kurie nebus pakviesti pateikti pasiūlymų, pranešama nedelsiant, ne vėliau kaip per 15 dienų nuo pirkimo dokumentuose nustatyto paraiškų pateikimo termino pabaigos.

Rengiant kvietimus pateikti pasiūlymus reikia žinoti:

* Kvietimai visiems kandidatams turi būti išsiųsti vienu metu.
* Kandidatams turi būti pateikta tokia informacija: 1) adresas, kuriuo galima kreiptis norint gauti visus likusius pirkimo dokumentus, taip pat užmokesčio už dokumentus (jei nustatytas) dydis ir mokėjimo tvarka; 2) pasiūlymų pateikimo terminas, adresas, kuriuo pateikiami pasiūlymai, ir kalba ar kalbos, kuriomis pasiūlymai turi būti parengti; 3) nuoroda į skelbimą apie pirkimą; 4) pasiūlymų vertinimo tvarka, vertinimo kriterijai, vertinimo kriterijų lyginamieji svoriai; 5) kita, perkančiosios organizacijos nuomone, reikalinga informacija.

14 žingsnis: Sutarties pasirašymas

Pirkimo proceso pabaigoje būtina turėti aiškias susitarimo nuostatas.

Prieš paskelbiant rezultatus ir pasirašant sutartį savivaldybė su kandidatu turėtų išsiaiškinti galimus neišspręstus klausimus. Tačiau derybos leidžiamos tik taikant derybų procedūrą. Atviro ir uždaro konkurso atvejais komunikavimas tarp užsakovo ir tiekėjo galimas tik techninio dialogo forma (negalimos diskusijos dėl kainų ar pasiūlymo pakeitimų).

Sutarties projektas yra sudėtinė pirkimo dokumentų dalis. Taigi tiekėjas jau bus susipažinęs su pagrindinės sutarties nuostatomis. Vienintelis svarbus dalykas, kurį reikia atlikti prieš pasirašant kontraktą yra kandidato pasiūlymo įtraukimas į sutartį. Šią atskirą sutarties dalį gali sudaryti, pavyzdžiui:

* Sutarties sąlygos, priklausančios nuo tiekėjo;
* Detalus aprašymas;
* Kainos ir nuolaidos;
* Atlikimo ir mokėjimo sąlygos bei kita informacija, kurią galima perkelti tiesiai iš pirkimo dokumentų
* Galimi kainų pakeitimai sutarties laikotarpiu (reglamentuoti Viešųjų pirkimų įst. 15 str. 6 dalies 4 ir 6 punktu bei LR civilinio kodekso nuostatose);
* Socialiniai ir aplinkosauginiai reikalavimai;
* Sprendimai dėl sutarties galiojimo, pranešimai apie nutraukimą ir kt.

Jeigu savivaldybė nusprendžia, kad užduoties vykdymą organizuos ji pati, techniškai tai reiškia, kad pirkimas turi būti atšaukiamas. Savivaldybė neprivalo sudaryti sutarties.

15 žingsnis: Skelbimas apie konkurso rezultatus (skelbimas apie pirkimo sutarties sudarymą)

Priėmusi sprendimą dėl sutarties sudarymo savivaldybė paskelbti apie konkurso rezultatus.

Savivaldybė privalo paskelbti apie konkurso rezultatus įvairiais būdais:

* Informuodama apie atmestus pasiūlymus;
* Vykdant tarptautinio lygio pirkimus, pateikdama skelbimą apie sutarties sudarymą Viešųjų pirkimų tarnybai;
* Viešųjų pirkimų tarnybai pateikdama pirkimo ataskaitą.

Be to savivaldybės turi žinoti kaip elgtis sulaukus pretenzijų dėl pirkimų procedūros.

Informacija apie atmestus pasiūlymus

Vykdant tarptautinio lygio pirkimus:

Savivaldybė priėmusi sprendimą dėl laimėjusio pasiūlymo nedelsdama, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas po sprendimo priėmimo, praneša kandidatams ir dalyviams apie šiuos sprendimus. Tas pats terminas taikomas nutraukiant pirkimo procedūrą.

Informuodama apie sprendimą savivaldybė turi nurodyti laimėjusios įmonės pavadinimą bei priežastis kodėl buvo atmestas tam tikro kandidato pasiūlymas. Atkreiptinas dėmesys, kad tokiuose pranešimuose savivaldybė negali pateikti teikti informacijos, pvz. informacijos apie kainas ar techninės informacijos, jei jos atskleidimas gali pakenkti pasiūlymą laimėjusiam kandidatui.

Formalūs reikalavimai apibrėžiami įstatyme (Viešųjų pirkimų įstatymo 35 str. 2 dalis):

,,Perkančioji organizacija, gavusi kandidato ar dalyvio raštu pateiktą prašymą, turi nedelsdama, ne vėliau kaip per 15 dienų nuo prašymo gavimo dienos, pateikti paraiškos ar pasiūlymo atmetimo priežastis, jeigu to kandidato ar dalyvio paraiška ar pasiūlymas atmestas, o gavusi dalyvio, kurio pasiūlymas neatmestas, raštu pateiktą prašymą, nurodyti laimėjusio pasiūlymo pasirinkimo priežastis – per tą patį terminą pateikti laimėjusio pasiūlymo charakteristikas, dėl kurių šis pasiūlymas buvo pripažintas geriausiu.”

Vykdant supaprastintus pirkimus perkančioji organizacija tiekėjams privalo pranešti apie paraiškų ar pasiūlymų atmetimą ir tokio atmetimo priežastis, apie preliminarią eilę tais atvejais, kai tokia eilė sudaroma bei apie sutarties sudarymą, – ne vėliau kaip per 3 darbo dienas.

Skelbimas apie sutarties sudarymą

Be to, savivaldybė privalo paskelbti apie sudarytą tarptautinio lygio pirkimo sutartį. Šio pranešimo tikslas – plačiai informuoti apie įvykdyto konkurso rezultatus. Skelbimą apie sutarties sudarymą, kaip ir pirkimo skelbimą, savivaldybė turi pateikti Viešųjų pirkimų tarnybai.

VPT yra atsakinga už skelbimo apie sutarties sudarymą išsiuntimą spausdinti Europos bendrijų oficialių leidinių tarnybos specialiame leidinyje ir „Valstybės žinių“ priede „Informaciniai pranešimai“ bei interneto „Valstybės žinių“ tinklapyje.

Skelbimas turi būti išsiųstas ne vėliau kaip per 48 dienas po pirkimo sutarties sudarymo. Skelbime apie pirkimo sutarties sudarymą neturi būti jokios konfidencialios informacijos. Skelbimų apie pirkimo sutarties sudarymą formas rasite čia [nuoroda į formas].

Pirkimų ataskaitos Viešųjų pirkimų tarnybai

Savivaldybė privalo parengti pirkimo ataskaitą. Kai kurioms sutartims šis reikalavimas netaikomas – pavyzdžiui taikant įprastą komercinę praktiką ir komunalinio sektoriaus perkančiųjų organizacijų vykdomiems supaprastintiems pirkimams. Ataskaita turi būti pateikta Viešųjų pirkimų tarnybai per 14 dienų nuo sutarties sudarymo. Pirkimams taikant įprastą komercinę praktiką, kaip ir komunalinio sektoriaus supaprastintiems pirkimams teikiamos tik metinės ataskaitos. Metinės ataskaitos pateikiamos per 30 dienų pasibaigus ataskaitiniams finansiniams metams.

Viešųjų pirkimų ataskaitų rengimo ir teikimo tvarka reglamentuota VPT įsakymu 1S-24 “Dėl viešųjų pirkimų ataskaitų rengimo ir teikimo tvarkos ir viešųjų pirkimų ataskaitų formų patvirtinimo” nustatyta tvarka.

Ataskaitoje nurodoma:

1) perkančiosios organizacijos pavadinimas, kodas, adresas, telefono numeris;

2) pirkimo būdas, o jeigu pasirinktos derybos – tokio pasirinkimo priežastys, kaip nurodyta šio Įstatymo 44 ir 45 straipsniuose;

3) trumpas pirkimo objekto ar preliminariosios sutarties aprašymas ir pirkimo kaina;

4) pasiūlymus pateikusių dalyvių pavadinimai ir adresai;

5) kandidatų, kurie nepakviesti pateikti pirkimo pasiūlymų (derėtis), pavadinimai ir nepakvietimo priežastys;

6) dalyvių, kurių pasiūlymai atmesti, pavadinimai ir pasiūlymų atmetimo motyvas;

7) pasiūlymų vertinimo ir palyginimo aprašymas bei Komisijos išvados dėl laimėjusio pasiūlymo, šį pasiūlymą pateikusio tiekėjo pavadinimas ir motyvai, dėl kurių šis pasiūlymas buvo pasirinktas;

8) lėšų dalis, kurią laimėjusį pasiūlymą pateikęs tiekėjas ketina skirti pirkimo ar preliminariąją sutartį vykdyti pasitelktiems tretiesiems asmenims (subrangovams, subtiekėjams), jeigu tokia informacija yra žinoma perkančiajai organizacijai;

9) jeigu buvo nutrauktos pirkimo procedūros ar dėl kitų priežasčių nesudaryta pirkimo sutartis – pirkimo sutarties nesudarymo priežastys;

10) kita Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta informacija.

Pirkimo dokumentų saugojimas

Viešųjų pirkimo įstatymas (17 straipsnis) nustato, kad ,,įvykdytos pirkimo sutartys, paraiškos, pasiūlymai, pirkimo dokumentai, paraiškų ir pasiūlymų nagrinėjimo bei vertinimo dokumentai, kiti su pirkimu susiję dokumentai saugomi Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo nustatyta tvarka”.

Pretenzijų nagrinėjimas

Kiekvienas pirkimu suinteresuotas tiekėjas, kuris mano, kad savivaldybė nesilaikė teisinių reikalavimų ir tuo pažeidė ar pažeis jo teisėtus interesus, turi teisę iki pirkimo sutarties sudarymo pareikšti pretenziją savivaldybei ar apskųsti savivaldybės veiksmus ar sprendimus (viešųjų pirkimų įstatymo 100 straipsnis). Savivaldybė turi žinoti, kad nukentėjusioji šalis gali kreiptis į teismą dėl žalos atlyginimo.

Reikia žinoti keletą taisyklių, tačiau gavus pretenziją verta detaliau pasiskaityti viešųjų pirkimo nuostatas (100-105 straipsnius):

Pretenzijų pateikimo terminai – raštu – per 5 dienos nuo dienos, kurią tiekėjas sužinojo arba turėjo sužinoti apie tariamą savo teisėtų interesų pažeidimą.

Toliau, savivaldybė turi ne vėliau kaip per kaip per 5 dienas pretenzijoms išnagrinėti ir ,,motyvuotam sprendimui” priimti, o apie priimtą sprendimą pranešti pretenziją pateikusiam tiekėjui ne vėliau kaip kitą darbo dieną.

Gavusi tiekėjo rašytinę pretenziją, savivaldybė privalo sustabdyti pirkimo procedūras, kol šios pretenzijos bus išnagrinėtos ir priimtas sprendimas. Nors savivaldybėms (ir kitoms perkančioms organizacijoms) ši procedūra gali pasirodyti labai nemaloni, šios procedūros tikslas yra sudaryti galimybę tinkamai ištirti tiekėjo pretenzijas. Atkreiptinas dėmesys, kad tiekėjai turi teisę pateikti ieškinį tiesiogiai teismams (plačiau žr. viešųjų pirkimų įstatymo 102 straipsnyje).

Galiausiai, reikia pažymėti, kad sustabdžius pirkimo procedūras, terminai taip pat turi būti pratęsti. Apie tai reikia informuoti dalyvius ir Viešųjų pirkimų tarnybą.

6 etapas: Priežiūra ir kokybės valdymas

Formaliai pirkimo procesas pasibaigia sudarius pirkimo sutartį, tačiau būtent čia prasideda sutarties įgyvendinimas– priežiūra ir kokybės valdymas vykdant sutartį.

Sutarties laikotarpiu savivaldybė, greta nuolatinio monitoringo, turėtų būti pasirengus spręsti potencialius nusiskundimus dėl kokybės ir kt. Dar prieš kontraktui pasibaigiant arba iškilus rimtoms problemoms, savivaldybė turėtų apsvarstyti naujo pirkimo organizavimą:

• 16 žingsnis: Sutarties įgyvendinimo priežiūra (monitoringas) ir kokybės valdymas yra itin svarbūs paslaugų pirkimo procese.

16 žingsnis: Sutarties įgyvendinimo priežiūra

Sutarties įgyvendinimo priežiūra (monitoringas) ir kokybės valdymas yra itin svarbūs sudarant sutartis dėl paslaugų tiekimo.

Pirkimo dokumentuose turi būti pateiktas sutarties vykdymo priežiūros ir patikrinimo darbų apibūdinimas. Tokiame apibūdinime reikėtų nurodyti, pavyzdžiui:

* kas atlieka priežiūros ir patikrinimo darbus konkrečioje pirkimo srityje;
* priežiūros ir patikrinimo metodai;
* monitoringo dažnumas;
* naudojami ataskaitų teikimo standartai.

Efektyvus monitoringas ir kontrolė galima kai savivaldybė turi ir profesinės ir teisinės/ ekonominės patirties. Lygiagrečiai reikėtų pasitelkti ekspertus iš kitų savivaldybės administracijos skyrių ar išorinės konsultacinės įstaigos.

Bendradarbiavimo principai

Visų pirma svarbu pažymėti, kad kontrakto vykdymui reikalingas bendradarbiavimas tarp savivaldybės ir tiekėjo. Tam gera pradžia būtų jeigu savivaldybė pirkimo dokumentuose nurodytų kaip toks bendradarbiavimas turėtų būti organizuojamas ir kokius pagrindinius principus savivaldybė norėtų taikyti.

Dažnai naudinga aiškiai pasidalinti su kontrakto vykdymu susijusiais pareigas. Praktikoje tai galima atlikti sudarant darbo grupę ir/ar priežiūros grupę (priklausomai nuo sutarties sudėtingumo). Pradiniam sutarties įgyvendinimo etapui savivaldybė turi numatyti atitinkamus išteklius.

Eigos įvertinimo susitikimai

Patartina rengti reguliarius susitikimus su tiekėju, pavyzdžiui kartą į ketvirtį ar į pusmetį. Į šiuos posėdžius pravartu pakviesti darbuotojų atstovą, kuris pateiktų informaciją apie darbo sąlygas ir galimas socialines išlygas.

Į kai kuriuos susitikimus savivaldybei vertėtų nusiųsti po atstovą iš kiekvienos su pirkimu susijusios administracijos srities. Tai galėtų būti pavyzdžiui, ekonomikos skyriaus darbuotojas, turintis profesinę pirkimų patirtį ir ekspertas iš atitinkamos profesinės sąjungos.

Bet kokiu atveju, kad bendradarbiavimo procesas vyktų kuo paprasčiau savivaldybė turi palaikyti nuolatinius kontaktus su tiekėju.

Įsipareigojimų nevykdymas

Esant įtarimui, kad yra nesilaikoma įsipareigojimų, savivaldybė turėtų apsvarstyti sutartyje numatytų sankcijų panaudojimą. Blogiausiu atveju reikėtų apsvarstyti ar yra pagrindas nutraukti sudarytą sutartį.

Kita vertus, tiekėjas gali pareikšti, kad sutarties sąlygų ar reikalavimų nesilaiko savivaldybė. Jei tai įvyksta, savivaldybė turi įvertinti pareiškimo pagrįstumą ir nuspręsto kokių priemonių imtis padėčiai atitaisyti.

Kuomet sutartis yra nevykdoma?

Paprastai laikoma, jog sutartis yra nesilaikoma sutartyje nustatytų kokybės, terminų ir kitų reikalavimų. Galima pačioje sutartyje tiksliau apibrėžti kas laikoma sutarties pažeidimu skirtingai nuo sutarties nevykdymo. Tai gali turėti tam tikrą parodomąjį poveikį nurodant tiekėjui kurios pareigos savivaldybei yra ypatingai svarbios.

Svarbu, kad savivaldybė labai aiškiai nurodytų pagrindinius teikiamos paslaugos reikalavimus. Norit įrodyti, kad vykdomi įsipareigojimai, pažeidimai turi būti tiesiogiai susiję su užduoties reikalavimais. Tai turi būti aiškiai apibrėžta sutartyje. Kai kurios sutarties nevykdymo teisinės priemonės gali būti taikomos tik tuo atveju jeigu dėl jų yra susitarta sutartyje, arba jeigu padarytas esminis pažeidimas. Todėl sutartyje būtina nurodyti koks nevykdymas laikomas esminiu pažeidimu.

Kokia atsakomybė taikoma už įsipareigojimų nevykdymą?

Nustačius, kad sutartis nevykdoma, iškyla klausimas kokių priemonių reikėtų imtis.

Kaip savivaldybė nuspręs elgtis įsipareigojimų nevykdymo atveju, žinoma priklauso nuo konkrečių aplinkybių. Paprastai kreipiamasi į tiekėją ir nurodant įsipareigojimų nevykdymą. Galima prašyti atsiskaityti nurodant kas įvyko, kokių veiksmų tiekėjas imsis siekdamas išvengti tokių klaidų ateityje. Jei tai nepadeda, reikia imtis kitų priemonių.

Nevykdymo atveju bendrosios teisės yra šios (žinoma, priklausomai nuo to, kas įrašyta sutartyje).

* Atitaisymas: Daugumoje sutarčių, laikantis bendrųjų teisinių principų, tiekėjui suteikiama bent viena galimybė per tam tikrą laiką likviduoti pažeidimus.
* Proporcingas sumažinimas reiškia, kad sutarta kaina sumažinama proporcingai neatliktiems darbams. Praktiniais sumetimais į sutartį verta įrašyti kaip turi būti apskaičiuojamas proporcingas sumažinimas.
* Sutarties nutraukimas yra pats griežčiausias atsakas į įsipareigojimų netesėjimą. Taip sutartis yra nutraukiamas ir užduoties vykdymas, kiek tai įmanoma, perduodant paslaugos vykdymą savivaldybei. Dėl sutarties nutraukimo poveikio, ši priemonė naudojama tik tais atvejais, kuomet padaryti ,,esminiai” pažeidimai. Ne tiek reikšmingas bet nuolatinis įsipareigojimų nevykdymas, gali būti pagrindu panaikinti sutartį.
* Kompensacija: teisė į kompensaciją grindžiama tuo, jog nevykdydamas įsipareigojimų tiekėjas savivaldybei gali sudaryti finansinių nuostolių. Tai gali būti ir tiesioginiai nevykdymo sąlygoti nuostoliai ir netiesioginiai, pvz. eksploatacijos nuostoliai. Paprastai kompensacija gali būti teikiama tik jeigu nevykdymą vyksta dėl tiekėjo kaltės, šiam pažeidus įprastas sutarties laikymosi normas. Praktikoje tai gali būti labai sunku įrodyti. Todėl rekomenduojami griežtesni kompensavimo metodai, pvz. bauda.
* Bauda yra iš anksto nustatyta suma, kuri turi būti mokama kol neįvykdomos susitarimo sąlygos. Baudos paprastai taikomos, kuomet nėra laikomasi terminų. Baudų taikymas turi būti aiškiai apibrėžtas sutartyje.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *