Sąvokos

Raštvedyba – įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.

Dokumentas – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas materialus objektas (popierius, magnetinė juosta, kino juosta, …) arba skaitmeninis, kuriame užfiksuota informacija apie faktus įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.

Oficialus dokumentas – su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.

Visi įstaigų ir institucijų ir institucijų dokumentai yra skirstomi į sistemas, pagal tai, kokią veiklos sritį jie atspindi. Viena iš šių sistemų skirta įstaigų valdymo veiklai fiksuoti ir realizuoti. Ši dokumentų sistema vadinama organizaciniai tvarkomieji dokumentai.

Dokumentų rūšys:
1) Organizaciniai dokumentai – tvarkomaisiais dokumentais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (įstatai, statutai, reglamentai, nuostatai, taisyklės, bylų nomenklatūros ir t.t.).

2) Tvarkomieji dokumentai – kolegialių institucijų, įstaigų, vadovų, kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (nutarimai, sprendimai, potvarkiai, įsakymai).

3) Informaciniai dokumentai – įstaigų siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (aktai, ataskaitos, charakteristikos, rekomendacijos, įgaliojimai, pažymos, protokolai. Raštai ir kt.)

4) Asmeninio pobūdžio dokumentai – institucijos darbuotojų dokumentai susiję su institucijos veikla (prašymai, pareiškimai).

Kiekviena dokumentų rūšis gali turėti kelis porūšius
Aktai – priėmimo, perdavimo, ekspertizės, tikrinimo, …
Įsakymai – veiklos, personalo, atostogų, komandiruočių.
Raštai – iniciatyviniai, atsakomieji, lydraščiai, …

BENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI
Dokumentai įforminami tokių formatų, pagal LST EN 20216:2001 ir ISO 353:1975 standartus, popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A4 L (210 x 297mm), A5 L (148 x 210 mm).

Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – 20 mm, apatinė – ne
mažesnė kaip 20 mm.

Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus šiose taisyklėse ir kituose teisės aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje.

Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir
tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.

Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir
teisinės terminijos.

DOKUMENTŲ REKVIZITAI
Kiekviena dokumento rūšis turi tam tikrus rekvizitus. Jų išdėstymą nustato dokumentų įforminimo taisyklės.

Rekvizitas – dokumento sudedamoji dalis (data, adresatas, teksto antraštė, tekstas, parašas, …ir t.t.). reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą ir plotą.

Dokumentų rengimo ir įforminimo rekvizitai yra:
1. herbas arba prekių ženklas;
2. dokumento sudarytojo pavadinimas;
3. įstaigos duomenys;
4. specialioji žyma;
5. priedo žyma;
6. dokumento gavimo registracijos žyma;
7. dokumento pavadinimas;
8. dokumento data;
9. dokumento registracijos numeris;
10. gauto dokumento nuoroda;
11. dokumento sudarymo vieta;
12. adresatas;
13. rezoliucija;
14. dokumento tvirtinimo žyma;
15. dokumento tekstas;
16. parašas;
17. dokumento suderinimo žyma;
18. vizos;
19. supažindinimo žyma;
20. rengėjo nuoroda;
21. dokumento paieškos nuoroda;
22. kopijos tikrumo žyma.

Rekvizitų išdėstymo tendencijos

Dokumentų rekvizitų rašymo budai yra:
išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusi nuo kairiosios ir dešiniosios paraščių:

kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės:

BLANKAS
Blankas – nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumento įforminimo rek\’izitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus.
Naudojami blankai:

 blankus informaciniams siunčiamiesiems dokumentams.
 blankus informaciniams vidaus dokumentams,
 blankus tvarkomiesiems dokumentams.

Informaciniams siunčiamiesiems dokumentams Informaciniams įstaigos vidaus dokumentams Tvarkomiesiems dokumentams
 herbą arba prekių ženklą,
 dokumento sudarytojo pavadinimą,
 įstaigos duomenis.  herbą arba prekių ženklą,
 dokumento sudarytojo pavadinimą.
 herbą arba prekių ženklą,
 dokumento sudarytojo (įstaigos vadovas) pavadinimą.

Uždaviniai:
Nurodykite klaidas:
Įstaigos duomenys: