Informacijos valdymas organizacijoje

Organizacijos nesusitvarkydamos su informacija, gali labai nukenti jų verslas, todėl veiklos sėkmę dažnai nulemia jos sugebėjimas greitai prisitaikyti prie kintančios aplinkos. Vienas iš būdų tai pasiekti – mokėti gauti, valdyti ir organizuoti informaciją, kurios plitimo greitis žaibiškas, o kiekiai neaprėpiami. Dėl to šis baigiamasis darbas paskirtas informacijos pasireiškimo, valdymo ir taikymo organizacijose temai.
Informacijos sąvoka apima visa tai, ko gali prireikti organizacijoms atliekant kasdienines operacijas, komunikuojant, plečiant veiklą, ieškant partnerių ar analizuojant vartotojų poreikius. Tokiam tikslui žmonės yra sukūrę daugelį informacijos valdymo sistemų, kurios dažniausiai padeda pasiekti užsibrėžto tikslo. Darbe bandau išsiaiškinti, kokių priemonių reikia imtis, norit teisingai pasirinkti informacijos valdymo sistemą ir kaip jomis naudotis siekiant gauti naudos.
Temos aktualumas. Informacijos technologijų laikais, informacija organizacijoje yra vienas svarbiausių faktorių, nulemiančių sėkmę. Temos aktualumą nusako tai, kad šis darbas gali būti naudingas bet kuriai šiuolaikinei organizacijai, kaip papildoma galimybė geriau pažinti informaciją ir išmokti ją valdyti bei naudotis.
Darbo tikslas – išnagrinėti informacijos pasireiškimo, valdymo ir taikymo verslo procese ypatumus. Įvertinti informacijos rinkimo ir valdymo svarbumą šiuolaikiniame versle, išsiaiškinti informacijos procesų tyrimų organizacijose įtaką teisingos informacijos valdymo sistemos pasirinkimui atliekant anketinį tyrimą. Nustatyti, kaip organizacijų investicijos į verslo informacijos sistemas įtakoja jų darbo efektyvumą.
Darbo problema: informacijos organizacijoje pasireiškimo, valdymo ir taikymo problematika Lietuvoje.
Darbo uždaviniai:
1. Nustatyti informacijos reikšmę verslui, jos pasireiškimo būdus ir taikymo problemas;
2. Apibrėžti informacijos vadybos sampratą;
3. Atlikti tyrimą, kuris leis išsiaiškinti teisingų informacijos valdymo sistemų pasirinkimo būdus;
4. Pateikti šiuolaikinės informacijos valdymo sistemos modelį.
Darbo objektas – informacija ir jos valdymas organizacijose.
Darbo metodika: mokslinių straipsnių, mokslinės literatūros, interneto svetainių analizė, anketinis tyrimas, anketas respondentams siunčiant elektroniniu paštu ir platinant pasirinktose organizacijose.
Darbo rezultatai: Nustatyta, kad informacija pasireiškia visose organizacijos srityse, ji turi daug formų, tipų kurių pastoviai atsiranda naujų. Apibrėžta, kad informacijos nauda pasireiškia daugelyje organizacijos veiklos sričių – nuo teisingų valdymo sprendimų priėmimo, tikslų pasiekimo iki klientų pasitenkinimo. Darbe išskirti pagrindiniai informacijos valdymo, analizavimo ir panaudojimo momentai, sudarytas informacijos valdymo organizacijoje modelis.
Atlikus tyrimą paaiškėjo, kad informacija Lietuvos organizacijose jau įgijo pakankamai svarbią reikšmę, tačiau ne visos organizacijos atlieka informacijos srautų tyrimus, o didžioji dalis atliko juos pačios. Paaiškėjo, kad informacijos srautų tyrimai teigiamai įtakoja informacijos valdymo sistemų pasirinkimą. Išsiaiškinta, kad dažniau nesėkmingai veikia tos organizacijos, kurios neturi informacijos valdymo sistemos. Didesnė dalis organizacijų, kurios puikiai ir gerai sugebėjo rinkti, kaupti, analizuoti informaciją, buvo vykdžiusios darbuotojų apmokymus dirbti su informacija.
Remiantis darbo teorija ir atlikto tyrimo rezultatais pasiūlytas praktinis modelis, užtikrinantis sėkmingą informacijos rinkimą, saugojimą, analizavimą ir taikymą organizacijose naudojant informacijos valdymo sistemas.

1. INFORMACIJA IR JOS PASIREIŠKIMAS VERSLE
1.1. Informacija ir jos panaudojimas
Informacija yra neapčiuopiama, dėl to norint ją suprasti reikia įsivaizduoti. Kiekvienas mūsų ją galime suprasti vis kitaip, priklausomai nuo to, kokiame kontekste ją matysime. Būtent dėl to skirtingi autoriai pateikia skirtingus informacijos apibrėžimus.
Informacija (lot. informatio – išaiškinimas, pranešimas) žodis turintis prasmių, dažniausiai artimai susijęs su šiomis sąvokomis: prasmė, žinios, nurodymas, pranešimas, komunikacija, atvaizdavimas, protinis stimulas. Informacijos prasmė – mokslinės, visuomeninės, politinės, techninės žinios, perduodamos vienų asmenų kitiems žodžiu, raštu arba masinės komunikacijos priemonėmis (per spaudą, radiją, televiziją, kiną) (1). Informaciją priimantysis sužino kažką naujo. Tai gali būti faktai ar iki tol nežinomi ryšiai tarp jų ar nauji duomenys. Informacija yra nežinojimo, neapibrėžtumo priešybė. Toks, nors iš pirmo žvilgsnio ir aiškus apibūdinimas, palieka vietos dviprasmybėms. Informacija – organizacijos gyvavimo eliksyras. Jei nėra veiksmingos informacijos vadybos organizacijoje ir versle tarp atskirų procesų ar kitokių dalių, bendras organizacijos, verslo vadybos modelis, kurį vadiname organizacija, labai greitai netarnaus niekieno poreikiams.
Tarptautinių žodžių žodyne pateikiama tokia informacijos sąvoka: informacija – tai žinios apie aplinkinį pasaulį, jame vykstančius procesus ir t.t., kurias priima gyvieji organizmai, valdymo mašinos ir kitos informacinės sistemos gyvybinės veiklos ir darbo procese (2, p. 332). Aiškinamasis žodynėlis informaciją aiškina taip: informacija – ženklas, teikiantis reikšmę ar prasmę. Informacijos sampratos pateikimas D. Jasinskio požiūriu, labiau orientuotą į verslą: Informacija yra duomenys, kurie suteikia firmai naudą, kai jie yra naudojami kokiam nors tikslui pasiekti (3).
Yra daugiau informacijos apibrėžimų: informacija – tai sutelkti žinomi faktai apie asmenis, organizacijas, įvykius, padedantys priimti organizacinius, administracinius bei kitokio pobūdžio sprendimus (4, p. 57).
Šiais apibrėžimais galima suprasti, kad bet kokie duomenys, tai dar nėra informacija. Kai juos galima panaudoti veikloje, sprendžiant įvairius klausimus, tuomet jie ir tampa informacija. Norint, kad duomenys taptų informacija, juos reikia panaudoti tam tikram tikslui. Visi informacijos apibūdinimai teigia, jog informaciją galima panaudoti, ji yra svarbi ir naudinga organizacijoms (5). Informacija gali būti įvairių formų, tokių kaip vaizdai, garsai, ženklai, naujienos, požymiai, prasmė, komunikacija, ir kitų formų, tačiau jie yra reikalingi tik tuomet, jei suteikia organizacijai naudą (žr. 1 pav.).

1 pav. Informacijos pažymiai
Organizacijos informaciją gali panaudoti skirtingai, priklausomai nuo organizacijos veiklos pobūdžio bei tikslų. Verslo organizacijų pagrindinis tikslas yra gauti kuo didesnį pelną, patenkinant klientų poreikius bei sunaudojant kiek įmanoma mažiau išteklių. Informacijos valdymas, tinkama jos analizė gali padėti pasiekti šiuos tikslus. Siekiant strateginių, taktinių ir operatyvių verslo tikslų, būtina remtis tikrais ir patikimais duomenimis, pakankamai adekvačiai atspindinčiais valdymo objekto būseną, išteklius, rezervus ir perspektyvas, rinkos aplinką. Informacija kartu su finansais, medžiagomis, mašinomis ir įrenginiais, personalu bei vadybos priemonėmis priklauso prie šešių pagrindinių verslo ir gamybos išteklių rūšių, tačiau šiame sąraše užima ypatingą vietą, nes visi kiti ištekliai gali būti reguliuojami ir valdomi tik per informaciją, t.y. turint informaciją ir ja remiantis. Nuo pakankamo informacijos buvimo, nuo jos tikrumo, tikslumo, operatyvumo labai priklauso bet kokios veiklos sėkmė ir ypač verslo rezultatai (6, p. 160).
Informacija versle ir informacijos svarba pasireiškia per sprendimų priėmimą, kadangi jau pats sprendimo valdymas ir jo priėmimas yra informacinis procesas. Visi sprendimo etapai pradedant tikslų apibrėžimu ir baigiant vykdomų sprendimų kontrole bei jų pasekmių įvertinimu, remiasi informacija ir yra susiję su jos apdorojimu. Labai svarbios yra tokios informacinės problemos, kaip racionalių informacijos srautų formavimas, pagrįstų informacijos poreikių nustatymas, efektyvus informacijos išteklių naudojimas (7, p. 33). Verslo informacija yra visos verslo vadybos pagrindas, ir žmonijos tobulėjimo bei komunikacijos pagrindas (7, p.15).
Buityje informacija traktuojama kaip žinios apie supantį pasaulį ir vykstančius juose procesus. Informacijos teorijoje informacija vadinami ne bet kurie duomenys, o tik tie, kurie panaikina visiškai ar sumažina egzistavusį iki jos gavimo neapibrėžtumą. Informacijos teorijos pradininko K. Šenono teigimu, informacija – tai panaikintas neapibrėžtumas (8).
Informacija – tai ženklų ar signalų pagalba gaunama išraiška išoriniame pasaulyje. Informacinė pranešimo vertybė – nauji pranešimai, kurie glūdi jame, nežinios ar neapibrėžtumo sumažinimas (9, p. 16). Enciklopedijose apibrėžiama, kad informacija – tai žinios, perduodamos vienų asmenų kitiems (10, p. 4/464). Filosofiniu požiūriu informacija – tai žmogaus suvoktas objekto turinys. Informatikos požiūriu informacija – apdoroti, interpretuoti duomenys, ypač pabrėžiant jų sklaidą (5).
Galima rasti ir daugiau informacijos apibrėžimų, ypač užsienio literatūroje, tačiau visi apibrėžimai turi kelis pasikartojančius požymius: informacija yra reikalinga organizacijai, kai ji pasižymi pilnumu, patikimumu, aktualumu, aiškumu ir vertingumu (žr. 2 pav.).

2 pav. Išskirtinos informacijos savybės
Informaciją įvertinti yra pakankamai sunku, nes ji nėra materiali. Dažnai intuityviai vadovaujamasi informacijos sąvokos supratimu, manant, kad tai yra žinių sinonimas. Informacijos sąvoka dažniausiai vartojama tada, kai kalbama apie jos perdavimui vartojamus būdus. Informacija skatina versle ir skirtingose organizacijose komunikaciją, procesų vykdymą ir panašiai.

1.2 Informacijos savybės
Tvarkant informacijos sprendimų įmonėse klausimus, įvertinti ten perduodamų pranešimų tikimybes yra sunku ir vargu ar tikslinga. Todėl plačiau yra vartojami kiti informacijos įvertinimo būdai, kurie atspindi lengviau įvertinamas jos savybes. Parenkami įvertinimo būdai ir aprašomos savybės priklauso nuo informacinių procesų nagrinėjimo tikslų. Dažniausiai nagrinėjamos informacijos savybės yra:
• Pragmatiškos savybės, kurios įvertina informacijos naudingumą ir vertę naudotojui, pavyzdžiui, pranešimų gavimo tikimybė, kaina, jų įtaka gavėjo veiklai, panaudojimo dažnis;
• Technologinės savybės, kurios apibūdina ne pačią informaciją, o jos perdavimo būdus, tuos procesus, kuriuos reikia atlikti stebint, registruojant duomenis ir keičiant juos į kitokį, geriau pritaikytą analizei ir praktiniam panaudojimui pavidalą;
• Funkcinės savybės, kurios nusako, kokiems tikslams informacija gali būti naudojama. Pavyzdžiui, pagal funkcinę paskirtį gali būti atskiriamos buhalterinės apskaitos, planavimo, operatyvaus valdymo ir kitos panašaus pobūdžio grupės (11).
Informacija ir jos srautai bei valdymo ir vadybos galimybės klasifikuojamos pagal:
• Šaltinį (vidinė, išorinė, pirminė, antrinė ir pan.)
• Prigimtį (kiekybinė, kokybinė, formali, neformali)
• Lygį (strateginė, taktinė, vykdomoji)
• Laiką (istorinė, einamoji, būsimoji)
• Dažnumą (realaus laiko, kasdieninė, metinė ir pan.)
• Vartojimą (planavimo, valdymo, sprendimų priėmimo ir pan.)
• Formą (rašytinė, žodinė, vizuali)
• Tipą (detalizuota, suminė, apibendrinanti) (11).
Kadangi informacija yra skirtinga ir galima išskirti ganėtinai daug įvairių klasifikavimo tipų, tai ir jos savybių gali būti labai daug. Apibendrinant būtų galima išskirti keletą ir aktualesnių tiek šiuolaikinei visuomenei, tiek šiuolaikiniam verslui būdingesnių savybių:
I. Laikui bėgant, informacija neišvengiamai kinta: sensta, nuvertėja. Tai svarbu labai sparčiai plečiantis ir tobulėjant informacinių technologijų vystimuisi ir vystymui.
II. Informacijai netinka sudėties veiksmas. Tai galima būtų paaiškinti tuo, kad, jei gauname tą pačią informaciją iš dviejų šaltinių, tai jos nebus dvigubai daugiau.
III. Informacijai netinka perstatymo principas. Toks principas pasireiškia, jei apdorojame informaciją A, paskui – informaciją B, tai gauti rezultatai gali nesutapti su rezultatais, gautais, pirmiau apdorojant informaciją B, o po to A.
IV. Informacijos turinys nepriklauso nuo jos saugojimo būdų (laikmenų), taip pat nuo pateikimo formos (12).
Aptariant pagrindines ar būdingesnes informacijos ir informacijos vadybos tęstinumą ir savybes negalime pamiršti ir pagrindinių informacijos dėsnių:
• Informacijos kiekio augimą;
• Informacijos senėjimą;
• Informacijos sklaidą.
Informacija turi specifinių savybių, vienaip ar kitaip svarbių su ja dirbantiems vartotojams. Išanalizavus įvairią literatūrą, galima išskirti ne mažiau svarbias informacijos bei verslui aktualias informacijos savybes, kurios papildo ir detaliau nusako informacijos kiekio augimą, senėjimą bei informacijos sklaidą (3 pav.) (13):

3 pav. Aktualios informacijos savybės
Naudingumas. Jį lemia tokios charakteristikos kaip informacijos aktualumas, kokybė, prieinamumas, pateikimo forma. Informacijos nauda pirmiausia pasireiškia per jos aktualumą – savybę, kuri nusako, kiek konkreti informacija konkrečiu laiko momentu reikalinga naudotojui. Aktualumas nėra pastovi informacijos savybė laiko atžvilgiu; kitaip tariant, buvusi labai aktuali, informacija gali prarasti savo aktualumą, ir atvirkščiai. Informacijos kokybė gali būti nusakyta tokiais bruožais kaip pilnumas, savalaikiškumas, tikrumas. Tačiau aukštos kokybės informacija gali būti nenaudinga, jeigu ji yra neaktuali ar sunkiai prieinama.
Pilnumas nusako, ar pakankamai tam tikra informacija nusako aprašomo reiškinio ar objekto esmę. Valdymo informacija gali būti nepakankama, normalaus pakankamumo ir perteklinė. Pavyzdžiui, prognozėms, veiklos planams ir operatyvaus valdymo sprendimams naudojama informacija dažniausiai būna nepilna, ir tokie sprendimai priimami esant neapibrėžtumui. Operatyviems sprendimams priimti naudojamai informacijai gali būti keliami griežtesni pilnumo reikalavimai.
Savalaikiškumas rodo, kiek informacijos gavimo momentas sutampa su jos poreikio momentu. Tai gana svarbi charakteristika daugeliui informacijos rūšių. Taip pat tai pakankamai svarbi charakteristika greitos veiklos ir operatyvių sprendimų informacijai, kai siekiama kuo greičiau pranešti apie įvykusį netikslumą nuo normalios procesų eigos. Kaip pavyzdys galėtų būti gamybinės ar prekybinės sistemos su įtemptais tiekimų grafikais, kai trūkstamos atsargos papildomos nedidelėmis partijomis, nuosekliai ir tiksliai pagal nustatytą detalų poreikių grafiką.
Informacijos tikrumas (arba sinonimas – teisingumas) rodo, kiek ji atitinka realybę. Tai viena iš lengviau apibūdinamų informacijos savybių, nes dažniausiai tikrumas nusakomas maksimaliai leistinu klaidų skaičiumi arba minimaliai leistinu teisingos informacijos lygiu standartiniame informacijos kiekyje: pavyzdžiui, tikrumo lygis „ne mažiau negu 0.99“ gali reikšti, kad tūkstantyje informacijos vienetų (rodiklių, įrašų, simbolių, pranešimų ar kitokių) gali būti iki penkių klaidingų vienetų. Informacija gali būti netiksli ar netikra jau nuo jos atsiradimo ar sukūrimo momento. Jos tikslumas taip pat gali sumažėti ją perduodant, saugojant bei apdorojant. Ypač daug techninio pobūdžio klaidų atsiranda atliekant rankines informacijos apdorojimo operacijas. Tikrumas gali būti prarandamas ir tyčia, kai sąmoningai iškreipiama informacija. Tokiu iškreipimu gali būti suinteresuoti tam tikri asmenys, kurie nori nuslėpti esamą padėtį ar pateikti neteisingą informaciją, siekdami šitaip gauti naudingą rezultatą (14).
Specifine informacijos charakteristika yra reikšmingumas: tai, kas vienam asmeniui atrodo reikšminga informacija, kitam gali būti beprasmiai duomenys arba informacinis triukšmas. Vienos dalykinės srities informacija gali nieko nesakyti kitos srities specialistui (mediko – informatikui), arba ta pati informacija, neatlikus analizės, gali būti neteisingai suprasta. Kad informacija taptų naudingu įrankiu, reikia turėti ne tik ją pačią, bet ir žinių, kaip tą informaciją teisingai interpretuoti ir naudoti (13).
Informacijos neaprėpiamumas – tai sąvoka, kuri reiškia, kad informacijos negalima išsemti. Jos tiek daug, jog didžiosios jos dalies net nepastebime, o užfiksuoti nesugebėtų visi pasaulio kompiuteriai. Dėl to svarbu atsirinkti, kuri informacija yra tuo momentu naudinga, kuri bevertė.

1.3 Informacijos tipai
Kaip jau nagrinėta šiam darbe anksčiau, informacija yra ir gali būti labai skirtinga ir skirtingai charakterizuojama bei apibūdinama. Toliau analizuojant informacijos pasireiškimą tiek versle, tiek visuomenėje matosi, kad informacija susideda iš faktų ir kitų duomenų organizuotų charakterizuoti tam tikrą situaciją, būklę. Informacija apima tokius komponentus kaip teisingumas ir tikėjimas, perspektyvos ir koncepcijos, metodologijos ir žinojimas – kaip (know-how). Informacija yra ir gali būti naudojama įvairiais būdais, kad gauti rezultatus ir naudą (žr. 4 pav.):

4. pav. Informacijos panaudojimas
Supratimo pagrindą sudaro kaip informacija panaudojama apibrėžti specifinės situacijos reikšmę ir kaip ji valdoma. Remiantis šiuo apibrėžimu, informacija ir pradinės žinios gali būti koduojamos ir egzistuoti už žmogaus proto ribų.
5 paveiksle pateiktos informacijos, žinių bei išmintingų sprendimų tarpusavio sąveikos lygtys rodo, kad informacija susideda iš duomenų ir konteksto. Žinios susideda iš informacijos ir patirties. Išmintingi sprendimai gaunami panaudojus žinias, įžvalgumą, naujas technologijas, aukštą kvalifikaciją (15).

5 pav. Informacijos, žinių ir išmintingų sprendimų tarpusavio sąveikos
Atsižvelgiant į formules, matosi progresas nuo paprastumo iki kompleksiškumo. Su kompleksiškumu auga vertė. Duomenys, informacija bei žinios yra integruotos vienos sistemos sudedamosios dalys, negalinčios funkcionuoti viena be kitos. Todėl žinių kaupimas dažnai suprantamas kaip nenutrūkstamas duomenų bei informacijos transformavimo į žinias procesas. Kad galima būtų informaciją paversti žiniomis yra nustatomi ryšiai tarp jau egzistuojančių žinių ir šie ryšiai gali svyruoti nuo labai stiprių ryšių iki neapibrėžtų asociacijų. Ankstesnės žinios yra naudojamos prasmei sukurti iš gautos informacijos, kartą priimtos jos kuria naują supratimą susijungdamos su ankstesnėmis žiniomis. :
Galima būtų išskirti pagrindinius informacijos ir žinių vadybų skirtumus bei bendrybes (16, p. 6-8):
Informacija yra:
• Aiški, reali;
• Apdorojant informaciją keičiasi išraiška;
• Perkelti gana paprasta;
• Gali būti kopijuojama.
Žinios yra:
• Ne visada aiškios, nes susijusios su žmogaus veiksniu;
• Apdorojant žinias keičiasi suvokimas;
• Perkelti žinias reikia mokėti;
• Tiksliai nenukopijuosi;
• Labiau susijusios su protiniais sugebėjimais.
Informacijos turinys – tai duomenys, informacija, žinios. Duomenys – tai neapdorotieji faktai, įgyti skaitant, stebint, skaičiuojant, matuojant, sveriant ir t.t.; jie yra užfiksuoti ir dažnai vadinami neapdorotais ar pagrindiniais duomenimis. Duomenys – tai terminas, kuriuo apibūdinama medžiaga, apdorojama kompiuterių ar žmogaus (10, p. 3/197). Šis terminas patikslinamas, norint parodyti kai kuriuos skirtumus:
Duomenys tai neapdoroti faktai, priešingybė reikšmingai informacijai. Kitaip tariant, duomenys, prieš tapdami žmogui suprantama informacija, turi pereiti kompiuterinę programą ar žmogus turi juos išanalizuoti, kad būtų dekoduoti ir įgautų kontekstą. Juk, pvz., užrašas “A12345” yra duomenys, kurie gali reikšti beveik viską; užrašas “gaminio numeris A12345” turi turėti prasmę parduotuvės tarnautojui; na o užrašas “gaminys A12345: konservuoti agurkai” yra prasmingas daugumai žmonių (17).
Duomenys – tai informacija, turinti paprastai struktūrizuotą formą susidedančią iš kodų, skaičių ir struktūriško teksto, tokio kaip vardai ir adresai ar produktų aprašymai, ir priešpastatyta kitų greitai prieinamų formų informacijai, pvz., tekstui (dokumentai); vaizdui ar video, kuriuos galima žiūrėti; balsui, kurį galima klausyti. Duomenys nepasako nieko apie tai, kodėl žmogus ėjo į tą, o ne į kitą degalinę, ir negali nurodyti ar jis grįš ten dar kartą. Tokie faktai nepasako, ar ši degalinė gerai tvarkoma, ar ji žlunga ar klesti. Peter Drucker pasakė, kad informacija – tai duomenys, kuriems suteikiamas relevantumas (svarbumas) ir tikslas (tikslingumas), o tai, žinoma, reiškia, kad patys duomenys savyje turi labai mažai relevantumo ir tikslingumo (18).
Informacijos vadybos sistemai teikiama užduotis – teisingai ir laiku pateikti informaciją. Pats procesas išsiskleidžia į tokią eilutę: informacijos poreikių identifikavimas informacijos įsigijimas informacijos apdorojimas ir kaupimas informacijos produktų ir paslaugų sukūrimas informacijos paskirstymas informacijos naudojimas. Tokia informacijos vadybos proceso skleistinė akcentuoja atskirų dalių susietumą, nedalomumą. Informacijos vadybiniame modelyje privalomai kuriamas ir palaikomas kaupiamasis (kumuliatyvus) efektas. Norint pasiekti veiksmingą informacijos naudojimo rezultatą, būtina ne tik atlikti tikslingus veiksmus, bet ir iš anksto juos suplanuoti. Savo ruožtu veiksmų planavimas ir jų atlikimas informacijos vadyboje negali būti izoliuoti vidinėje verslo aplinkoje, nes tik vieno verslo subjekto veiksmai sąveikauja su kitų, veikiančių toje pačioje nišoje verslo subjektų veiksmais (19).
Kai turime omeny atskiras funkcines informacijos vadybos taikymo sritis, greta informacijos apdorojimo (arba informacijos technologijų) vadybos išskiriama žinių vadyba. Pripažinta, kad žinių kūrime esminę reikšmę turi žmogus. Tai suprantama iš žinių sampratos, kad žinios – tai bedirbant kylančios mintys ir nepastovus junginys, pagrįstas eksperimentiniais bandymais, konkrečiomis reikšmėmis, kontekstine informacija.
Žinios yra tiesiogiai susijusios, o kartais netgi tapatinamos su informacija ir duomenimis. Pabrėžtina, kad žinios dažniausiai yra nematerialios išraiškos, todėl informacijos valdytojams gana sunku jas valdyti.
Bendriausia prasme išskiriami tokie žinių vadybos uždaviniai:
• Žinių kūrimo palengvinimas;
• Žinių padarymas matomomis;
• Žinių valdymas remiantis žmonių keitimosi žiniomis ir jų pritaikymo įpročiais.
Iš anksčiau pateiktų duomenų, informacijos ir žinių tarpusavio ryšių galima apibendrintai patvirtinti, kad duomenys tampa informacija, o ji – žiniomis. Tokia duomenų transformavimosi žiniomis kryptis daugumai yra įprasta. Būtina atkreipti dėmesį ir į atvirkščią, t. y. rezultato veikiamą, kryptį (20). Žmonės įvairiose ūkinėse veiklose žinias transformuoja informacija. Todėl manoma, kad daugiau dėmesio turėtų būti kreipiama į siekiamus verslo rezultatus, o ne į žinių gavimą įprastiniu būdu. Atsižvelgiant į tai, kaip sukuriamos žinios, galima išskirti dvi jų kategorijas, kai žinios kaip informacijos suvokimo pagrindas ir kai žinios kaip patirtis.
Sekančiu atveju žinios apibrėžia veiksmus, o šie reikalauja tam tikrų žinių. Pirmuoju būdu gautos žinios lengvai apdorojamos informacinėmis technologijomis. Tai duomenų rinkimo, tvarkymo bei informacijos kūrimo procesai. Šiuo aspektu informacijos vadyba yra susijusi su informacinėmis technologijomis. Be to, egzistuojanti sąsaja aiškinama tuo, kad informacinės technologijos:
• Sukuria galimybes įgyvendinti informacijos vadybą;
• Centralizuoja arba decentralizuoja organizacijos valdymą;
• Daro įtaką darbuotojų galimybėms valdyti;
• Paveikia organizacijos struktūrą, kai atsiranda idėjų judėjimas ir bendras valdymas, sprendimų priėmimui naudojamos padedančios informacijos sistemos;
• Išryškina informacijos svarbumą.
Informacijos vadybai gali būti pritaikomas informacijos apdorojimo požiūris, pagrįstas pasirinkta technologine koncepcija. Nors priimama technologinė koncepcija leidžia supaprastinti ir apibrėžti organizacijoje vykstančius informacinius procesus, tačiau tokia informacinė sistema linkusi būti mechaniška ir nelanksti (21, p. 6). Valdantiems asmenims svarbu ne informacijos kiekiai, o jos kokybė, naudingumas randant sprendimus. Kartais paprastam darbuotojui gali atrodyti, jog gauta informacija yra labai naudinga ir tiksli tik todėl, kad jis turėjo mažiau žinių nei reikia. Tačiau gauta informacija gali būti ir nereikalinga, nes jos neįmanoma panaudoti dėl techninių ar kitų galimybių trūkumo. Surinkti ir gerai apdoroti duomenys, kurių pagrindu ruošiama informacija vadovams, pagal gavimo šaltinius skirstomi (žr. pav. 6):
• Vidinius – organizacijos raštvedyba, darbuotojų pranešimai, finansinės apskaitos dokumentai, organizacijos metraštis ir kt.
• Išorinius – vieši leidiniai, rinkodaros ir tyrimo agentūrų reklama, pagal užsakymus parduodama informacija, organizacijos užsakyto tyrimo informacija, metinės ataskaitos, gautos iš kitų organizacijų, reklaminiai leidiniai, specialūs informaciniai leidiniai, internetas (22).

6 pav. Apdorotų duomenų gavimo šaltiniai
Norint priimti pagrįstą, naudingą sprendimą, reikia naudoti ne vienos, bet kelių informacinių bazių duomenis. Nuo to, ar laiku ir ar visa informacija gauta, priklauso sprendimų gerumas ir efektyvumas. Reikiama nauda iš informacijos gaunama tik tada, kai:
• Informacijos srautai yra nuolat tobulinami;
• Didinamas pirminės informacijos tikrumas;
• Gerinamas aprūpinimas informacija;
• Tobulinamas vykdymas, naudojant naują metodiką bei geriau organizuojant darbą.
Visose sprendimų priėmimo sistemose svarbiausia yra informacija. Todėl ji turi būti kokybiška ir atitinkanti susidariusios situacijos reikalavimus. Šiam procesui svarbi tiek išorinė informacija, reikšminga strateginių sprendimų priėmimui, tiek ir vidinė informacija, kuri yra labai svarbi taktinių ir operatyvinių sprendimų priėmimui bei strateginių sprendimų kuo efektyvesniam paruošimui ir realizavimui (23).

1.4 Informacijos ištekliai
Informacijos išteklius informacinių technologijų prizmėje galima apibūdinti kaip įrenginius, naudojamus informacijai valdyti, perduoti ar saugoti. Šis apibūdinimas labiau tinka informacinėms technologijoms, nes informacijos ištekliai nėra vien įrenginiai ar techninės priemonės informacijai apdoroti, bet ir jai gauti. Dar informacijos ištekliai gali būti apibrėžiami kaip mokslininkų ar kitų specialistų intelektualinės veiklos produktas (17).
Informacijos išteklius galima skirstyti į:.
Fiksuoti informacijos ištekliai – tai informacija, užfiksuota kokioje nors fizinėje laikmenoje: popieriuje, mikrolaikmenoje ar kompiuterinėje laikmenoje. Kitaip sakant, tai formali informacija, kuri gali būti kaupiama ir po to lengvai atgaminama.
Nefiksuoti informacijos ištekliai – tai informacija, kurią turi mokslininkai, specialistai, galintys jas perduoti.
Nemaža dalis informacijos išteklių galimybių apžvalgos nepateikia tikslaus ir vienareikšmio informacijos išteklių apibrėžimo. Dažnai teigiama, kad informacijos ištekliai kaip ir informacija yra viskas ir visur. Tai gali būti intelektualios veiklos produktas, tai gali būti saugoma ir savaime besisauganti informacija. Galima sakyti, jog išskiriant tris kokybinius informacijos supratimo (apdorojimo) lygmenis “duomenys/informacija/žinios” informacija ištekliais gali būti bet kuriame iš lygių.
Norint išsiaiškinti informacijos išteklių sampratą kyla klausimas, ar teisinga nubrėžti paralelę tarp tradiciškų ir informacijos išteklių? Informacijos, kaip išteklių panašumai su tradiciškais ištekliais – įgyjama už išmatuojamą kainą, turi vertę, vartojimas gali būti laikomas išlaidų arba kapitalo sąvoka, gali būti apdorojama ir nukreipiama “žalius” duomenis paversti “užbaigtais” produktais, galimas pasirinkimas tarp lygių, tipų ir kainų, galimi pakaitalai. Informacijos skirtumai su tradiciniais ištekliais nuolatos plečiasi – galima dalintis be praradimų, sensta, gali būti suspaudžiama, sklinda (nutekėjimas), neišeikvojama nenaudojant (24). Informacijos ir įprastų (tradicinių) išteklių panašumai išryškėja kai nagrinėjamas išteklių gyvavimo ciklas. Išskiriamos 5 ciklo stadijos:
• Planavimas. Apsprendžiama kokių išteklių reikia, kiek, kur, kokiam tikslui ir kada.
• Įgijimas. Reikalingi ištekliai įgyjami įvairiais būdais.
• Informacija renkama taip pat įvairiais būdais. Dažniausiai informacija gaunama formaliais ir neformaliais kanalais.
• Priežiūra. Ištekliai tausojami, planuojamas jų naudojimas.
• Panašiai rūpinamasi informacijos tikslumu ir apsauga organizacijoje, užtikrinama, kad ja naudotųsi asmenys, kuriems reikalinga informacija.
• Kontrolė. Nuolat tikrinama, ar ištekliai panaudojami efektyviai, esant reikalui, koreguojama veikla.
Informacijos atveju, tikrinama, ar ji naudotoją pasiekia laiku, ar ji atitinka galiojančius standartus. Įdėmiai išanalizavus visas išteklių rūšis, matosi, kad jie skiriasi vieni nuo kitų, turi bendrų bruožų, bet kiekvienas iš jų turi tik jam būdingų.

1.5 Informacijos išteklių tipologija
Informacijos ištekliai, taip pat kaip ir tradiciniai ištekliai (gamtiniai, darbo jėga, kapitalas) reikalingi siekiant užsibrėžto tikslo. Informacija yra nagrinėjama kaip vienas iš išteklių rūšių, panaudojamų visuomeninėje praktikoje. Informacijos traktavimas kaip ištekliaus nepanaikina informacijos išteklių sąvokos neaiškumo, nes nėra apibrėžta, kokia informacija yra ištekliumi, o kokia ne. Įvairiuose šaltiniuose informacijos ištekliai skirstomi pagal įvairius kriterijus: laikmenų tipai, dokumentų rūšys, organizacinės struktūros, priklausomybė ir kita. Informacija – tai žinios įjungtos į komunikacijos procesą. Išeities taškas nuo kurio prasideda informacijos cirkuliavimas socialiniais kanalais, yra jos fiksavimas kokiose nors laikmenose – dokumentavimas. Tuomet, kai žinios yra užfiksuojamos, jos tampa informacija, informacijos ištekliumi (17). Kiekviena nauja informacijos laikmena sukuria naują informacijos išteklių klasę charakterizuojama daugybe savybių susietų su informacijos fiksavimu, apdorojimu, perdavimu, saugojimu, paieška. Jeigu informacijos išteklius klasifikuoti pagal informacijos pateikimo formą (laikmeną), galima išskirti:
• Tradicinėse laikmenose (popierinėse) esančius informacijos išteklius,
• Kompiuterizuotos informacijos išteklius,
• Garso ir vaizdo informaciją.
Priklausomai nuo informacijos laikmenos, informacijos išteklius A. Varevčenko suskirstė į penkias grupes (25, p. 203): dokumentus, personalą, organizacinius vienetus, gamybinius pavyzdžius, mokslinius įrankius (žr. pav. 7).

7 pav. Informacijos skirstymas
Kiekviena šių informacijos išteklių grupių turi savitus bruožus, skiriančius juos vienas nuo kito (17):
1. Dokumentai – įvairiausiose laikmenose laikomos dokumentinės rūšys (taip pat ir elektroniniai dokumentai). Tokia informacijos išteklių rūšis išsamiausiai ištyrinėta. Pagrindinės dokumentų informacijos išteklių plėtojimo tendencijos – kuo daugiau ir struktūrizuotai jų pateikti kompiuterinėse laikmenose suteikiant didesnes galimybes vartotojams jais naudotis.
2. Personalas – informacijos išteklių klasė, į kurią įeina žmonės (specialistai), turintys teorines žinias ir praktinius įgūdžius. Personalas taip pat dalyvauja “dokumento sukūrimo” procese. Kaip informacijos išteklius, žmogus (specialistas) turi ypatingas savybes: jis kartu ir žinių šaltinis, kūrėjas, naudotojas ir informacijos išteklių interpretatorius. Kiekvieną iš paminėtų funkcijų jis vykdo skirtingai priklausomai nuo kvalifikacijos, profesinių ar asmeninių savybių, sukaupto tos ar kitos funkcijos vykdymo patyrimo, sprendžiamų uždavinių lygio ir požiūrio į tuos uždavinius ir kita. Informacija užfiksuota specialisto galvoje – tai unikalus tam tikro žmogaus informacijos išteklius, realizuojamas tik jo. Informacijos perdavimas kitiems asmenims ne visada vyksta, o jeigu ir vyksta, tai dažnai su tam tikrais informacijos ”nuostoliais”, “iškraipymais”. Kuo didesnė specialisto kvalifikacija, profesinė patirtis ir įgūdžiai, tuo “svarbesniu” informacijos ištekliumi galime jį vadinti. Personalas labiausiai mobilus informacijos nešėjas. Per jį vyksta aktyvus pasikeitimas žiniomis.
3. Organizaciniai vienetai – mokslinės, gamybinės, valdymo ir kt. organizacijos derindamos paslaugas siekia bendro tikslo. Organizacijų nariai bendrai veikia kokį nors objektą ir paverčia jį darbo produktu. Organizacijos užima ypatingą vietą informacinių išteklių struktūroje, kadangi keli žmonės, sudėję jėgas, išplėtę poveikio zoną, poveikį pratęsę daugiau negu vienas žmogus, išplėtę pojūčius, suderinę suvokimą, išplėtę atmintį ir suvokę signalus, pavertę juos žodžiais ir pasikeitę informacija, gali daryti tai, ko veikdami po vieną ir nesuderindami pastangų, padaryti negalėtų. Organizacija – tai vieta, kurioje koncentruojamos visos informacijos išteklių rūšys, analizuojama informacija profesinėje srityje, įeinančią į visos organizacijos veiklos sferą ir tokiu būdu “palaiko” ją tokiame lygyje, kad panaudojus galima būtų išspręsti uždavinius iškylančius organizacijai.
4. Gamybiniai pavyzdžiai – (bet kurie materialūs objektai sukurti gamybos procese) receptūros ir technologijos, programiniai produktai, kurie yra daiktinis intelektualinės ir gamybinės veiklos rezultatas. Juose sukoncentruota nauja informacija, užfiksuota įvairiuose informacijos ištekliuose, tampa svarbiu intelektualiniu produktu, kurį kuria dešimtys ir tūkstančiai specialistų.
5. Moksliniai įrankiai – tai specialiai sukurtos sistemos (automatizuotos tyrimų sistemos, duomenų bazės ir ekspertinės sistemos), kurios padėtų gauti naują informaciją. Atsiradus šiuolaikiniams moksliniams įrankiams, kurie gali automatizuotai teikti duomenis, atlikti įvairius tyrimus, įvertinimus, padidino žmonių sugebėjimus spręsti jiems iškeltus uždavinius.
Aristotelis informacijos išteklius klasifikavo dešimtimi informacijos tipologijų – substancija, kokybė, kiekybė, rūšis, vieta, laikas, situacija, būsena, veiksmas, jausmas ir aštuoniomis bendrojo klasifikavimo tipologijomis – abstraktūs ryšiai, erdvė, materija, pojūčiai, intelektas, valia, jausmai. Kategorijomis informacijos ištekliai skirstomi į keturias pagrindines klases (17):
a) Informacijos šaltinis – tai informacinis šaltinis galintis suteikti naudotojams reikiamą informaciją ar duomenis. Informacijos šaltinis gali būti organizacijos darbuotojas, biblioteka, informacijos centras, archyvas, birža ir pan.;
b) Informacijos paslauga – tai naudinga veikla, leidžianti tenkinti naudotojų informacijos poreikius. Tradicinės informacijos paslaugos teikiamos oro uostuose, geležinkelio stotyse. Bibliotekų informacijos paslaugos – tai konsultacijos, kaip ieškoti informacijos, referavimas, indeksavimas ir kt.;
c) Informacijos produktas – tai produktas, tenkinantis naudotojų informacijos poreikius. Pavyzdžiui knyga, elektroninė enciklopedija ir kt.
d) Informacijos sistema – tai struktūrizuotas procesas ar procedūra, pagal kurią duomenys ar informacija kaupiami, organizuojami ir pateikiami vartotojams. Duomenys, kaupiami informacijos sistemoje, vadinami įvedimo duomenimis, o ataskaitos, pranešimai ir kiti produktai, sukuriami sistemoje, vadinami išvedimo duomenimis. Be to, informacijos srautų, judančių pas naudotoją ir nuo naudotojo, visuma taip pat priskiriama informacijos sistemai.
Pagal informacijos turinį informacijos ištekliai galėtų būti skirstomi į:
• Teisinius,
• Finansinius,
• Ekonominius,
• Mokslinius,
• Valdymo,
• Reklaminius ir kt.
Informacijos išteklius galima klasifikuoti ir pagal nuosavybės formą:
• Valstybiniai,
• Nevalstybiniai (privatūs (asmeniniai), visuomeninių organizacijų),
• Mišrių nuosavybės formų.
Dažnai naudojant išteklių, akcentuojama jo informacinė pusė, kaupiant, saugant aktualią ištekliaus materialią pusę. Trūksta bendro požiūrio į informacijos išteklius kaip į priemonę siekti bendrų organizacijos tikslų realizavimo ar tai būtų mokykla, universitetas, gamykla, įmonė, ar saviveiklinis ansamblis. Visa tai apima informacijos vadyba, kuri moko į informaciją ir jos išteklius žvelgti iš skirtingų pozicijų. Informacijos išteklių vadyba, tai ir žmonių veiklos, ir techninių įrenginių veiklos kreipimas norima linkme.

1.6 Informacija kaip prekė, paslauga
Paprastai prekėmis yra vadinama tai, ką galima parduoti ir gauti pelną. Ar informacija irgi yra prekė? Aišku tai, kad informacija yra nesuvartojama prekė. Nemažą bet kokio produkto ar paslaugos dalį sudaro informacija. Kartais informacija tikrai bus prekė ir tik retais atvejais bus visiškai bevertė. Šiandieninis informacijos supratimas siejamas su informacinės veiklos kompiuterizavimu, naujomis technikos rūšimis, informacijos apdorojimo, saugojimo ir perdavimo technologijomis. Dabar į informaciją žiūrima kaip į ekonominį išteklių. Nauja disciplina žinoma kaip “informacijos išteklių vadyba” yra plačiai pritaikoma visame verslo pasaulyje. Pasak F.Horton’o, “ši disciplina bando nagrinėti informaciją kaip išteklių, panašų į kitus išteklius, tokios kaip pinigai, personalas ir kitas turtas, kurie turi vertes bei kainas ir yra naudojami programų tikslų įgyvendinimui”. Trumpai tariant, “negalime daugiau neigti, kad informacija tampa preke” (17).
Pastaruoju metu informacija įgauna vis didesnę reikšmę verslo šakose, ekonomikoje bei bendrai kiekvieno iš mūsų kasdieniniame gyvenime. Dabartinės globalizacijos sąlygomis labai svarbus yra informacijos vaidmuo (26). Mūsų laikus drąsiai galima pavadinti informacijos amžiumi: informacijos erdvės plečiasi bei plinta tarp mūsų. Mūsų laiko supratimas iš esmės pakito, informacija yra net ten, kur daugelis nenorėtų, kad ji būtų (pavyzdžiui reklama). Galima pasakyti, jog žiniasklaidoje įvyko daug pasikeitimų: padaugėjo vietinių televizijos kanalų, naujų laikraščių, žurnalų, radijo stočių. Didžiuliais tempais auga interneto vartojimas. Tačiau be tokio informacijos skleidimo būdo šių laikų įsivaizduoti neįmanoma (27 p. 7/3). Norint toliau nagrinėti informacijos poreikį, bei jos panaudojimą, reikėtų išsiaiškinti, kas tai yra informacija: ar tai prekė, ar paslauga?
Informaciją perduodant, naudojant, iškyla klausimas, su kuo ją tapatinti: su preke ar su paslauga. Informacija dažniausiai yra traktuojama kaip paslauga, tenkinanti naudotojo poreikį informacijai. Tačiau tikslaus atsakymo nėra, kadangi informacija gali būti ir prekė ir informacija.
Informacija turi savybių, kurios skiria ją nuo prekių (28):
• Heterogeniškumas. Informacijos prekės nesiskiria tarpusavyje ir nuo savo originalo: prekė yra visiškai tokia pat, tobulai homogeniška.
• Greitas gendamumas. Informacija sensta, o prekės kartais ir genda.
• Apčiuopiamumas. Informacija demonstruoja apčiuopiamumo nebuvimą – apčiuopiamiausias informacijos prekės elementas yra jos tarpininkas, kuriuo ji perduodama.
• Nuosavybė. Galima turėti tam tikrą nuosavybę, teisę į tam tikrą informaciją, tačiau realiai ją sunku valdyti.
• Atgaminimo galimybė. Informacija gali būti lengvai nukopijuojama, ji net gali būti modifikuota iš vieno formato į kitą, iš vieno tarpininko į kitą.
Informacija turi savybių, kurios išskiria ją nuo paslaugų (28):
• Ne visose prekėse galima surasti neapčiuopiamumo savybių. Kai kurios paslaugos visiškai neturi materialaus pagrindo, t.y. „grynosios“ paslaugos, kai kuriose materialumas su nematerialumu yra taip susipynęs, jog sunku atskirti tas sudėtines dalis. Tačiau visose paslaugose, nežiūrint jų įvairovės ir skirtumų, turi vyrauti neapčiuopiamumo savybė.
• Nekaupiamumas. Kadangi daugelis paslaugų yra ir teikiamos, ir vartojamos tuo pačiu metu, jų neįmanoma sukaupti ir parduoti kitiems vėliau. Net jeigu klientas atneša savo daiktą, kad šis būtų apdorojamas, paslaugos teikėjas lieka priklausomas nuo paslaugos atlikimo laiko.
• Neatskiriamumas. Čia vėl svarbų vaidmenį vaidina paslaugos teikimas ir vartojamas tuo pačiu metu. Daugiau ar mažiau yra būtinas naudotojo dalyvavimas paslaugos teikimo procese.
• Heterogeniškumas (nevienodumas). Paslauga negali būti visada visiškai tokia pati, kadangi tai yra tiekėjo ir kliento sąveikos rezultatas. Jei tiekėjas visada būtų tas pats, skirtingų klientų dalyvavimas keičia pačią teikiamą paslaugą, jos savybes: tačiau net ir tie patys žmonės, susitikę skirtingu metu, su skirtingomis nuotaikomis, nesukuria visiškai homogeniškos paslaugos, kas būdinga prekei.
Panašumų tarp informacijos kaip prekės ir paslaugos yra, tačiau apibendrinant visgi galima teigti, kad informacija yra unikalus produktas, turintis tiek prekės, tiek paslaugos savybių.
Vienas iš svarbiausių veiksnių prekių ir paslaugų gamintojams – jų produktų kokybė. Tą patį galima pasakyti ir apie informacijos gamintojus. Vartotojai sprendžia apie suvokiamą daugelio apčiuopiamų produktų kokybę, naudodami tokius rodiklius kaip ilgaamžiškumas, veiksmas be remonto, produkto savybės, vartojimo instrukcijos atitikimas, patikimumas, naudingumas. Panašiai vartotojai gali spręsti apie paslaugų kokybę pagal jų patikimumą, įsijautimą į jų padėtį, jautrumą, rezultato akivaizdumą ir apčiuopiamumą. Minint informacijos kokybę taip pat verta nepamiršti naudotojo reikmės ir norų. Tai gali būti interpretuojama pagal 8 paveiksle pavaizduotas sąvokas. Informacija vertinama pagal formą, tikslumą, užbaigtumą ir savalaikiškumą (žr. 8 pav.).

8 pav. Naudotojo informacijos reikmės
Forma – tai yra informacijos pateikimo būdas naudotojui, jam priimtina forma. Pavyzdžiui, teikiamų vaistų pasiūla gali būti pateikiama kiekvieno didmenininko atskirai atspausdintuose lapuose, arba pateikiama informacinėje sistemoje.
Tikslumas – ši sąvoka nurodo ar informacija yra tinkamu laiku pristatyta naudotojui, ar ji atspindi tikrąsias reiškinio charakteristikas, nes netiksli informacija, dezinformacija, gali suklaidinti ir pakenkti naudotojui.
Užbaigtumas – parodo informacijos išbaigtumą, tam tikrą įvykių seką renkant informaciją. Pavyzdžiui informaciją apie didmeninę vaisto kainą, kurį tiekia ne vienas tiekėjas, ko gero nebus aktuali vaistinės vadovui, jei nebus prie kiekvienos kainos nurodytas didmenininkas.
Savalaikiškumas – nurodo kiek šiuo momentu tai yra aktuali informacija. Pasenusi informacija yra mažai vartojama, ar visai bevertė.
Informacija sparčiai gausėja. Kasdien pasaulyje išleidžiami tūkstančiai laikraščių, žurnalų, knygų, per radiją, televiziją nuolat transliuojamos žinios, įvykių apžvalgos, kompiuterių tinklais siunčiami laiškai, vyksta diskusijos (12). Informacija sensta: ji atsiranda, būna ir pranyksta. Dažnai ne visai sunyksta, o tampa bazinėmis žiniomis sekančiai pakopai. Dauguma žinių bėgant laikui tampa nereikalingos, praranda savo vertę. Tačiau, mokslinei informacijai tai ne visuomet būdinga, – nors prabėgo daug laiko, iki šiol nepaseno nei Archimedo, nei Niutono dėsniai. Pasauliniame informacijos tinkle kas sekundę atnaujinamas didžiulis kiekis informacijos, matuojamas jau Terabaitais. Tačiau tam, kad ji rastų savo interesantą, reikalingas bendras darbas tokių asociacijų kaip mūsų. Dažniausiai visus domina tik nuolat atnaujinama informacija.
1 skyriaus apibendrinimai. Apibendrinant pirmojo skyriaus medžiagą, galima pasakyti, kad informacija yra visur ir visada, tačiau ji neturi nei formos, nei pavidalo, nei spalvos, skonio ar svorio. Informaciją galima matuoti tik pagal tai, kaip ji užfiksuota. Kompiuteryje – baitais, popieriuje – raidėmis ar lapais, garso ir vaizdo laikmenose – trukme, mintyse – neišmatuojama, kol neužfiksuojama anksčiau minėtose laikmenose. Visai tai rodo, kad informacijos neapčiuopiamumas kelia tam tikrų problemų. Negalint jos išmatuoti, sunku yra prognozuoti jos kiekius, planuoti laikmenų talpas. Kadangi informacija nelaukia, ją reikia spėti pastebėti ir užfiksuoti. Tam yra skirta įvairiausių priemonių, nuo rašymo priemonių, diktofonų, videokamerų iki kompiuterių. Tačiau ir turint priemones, reikia mokėti planuoti informacijos fiksavimą, kad galima būtų jam pasiruošti. Fiksuojant informaciją reikia stebėti, ar ji atitinka keliamus reikalavimus pagal nusibrėžtus tikslus ir tuomet kaupti, bei naudotis ja. Antrame skyriuje pateikta informacijos vadybos teorija – žinant informacijos savybes, tipus, pasireiškimo būdus, reikia ją mokėti valdyti ir naudotis, norint gauti iš jos naudos.

2. INFORMACIJOS VADYBA
2.1 Informacijos vadybos sąvokos
Informacijos vadyba apima visuomenės valdymą, verslą, gamybą, komerciją, politiką, kultūrą, mokslą, pačią informacinę veiklą ir pan. (29).
Informacijos rinkimo ir apdorojimo kontekste informacijos vadyba galėtų būti apibūdinama:
• Tai informacijos rinkimo, organizavimo ir paskirstymo organizacijoje procesas, paverčiantis informaciją naudingu įrankiu tiems, kam jis reikalingas;
• Saugoma informacija organizuojama ir analizuojama taip, kad žinias būtų galima paskleisti visoje organizacijoje, o ne tik tame padalinyje, kur ji kyla;
• Organizavimo klausimai, kuriuos išsprendus galima sužinoti, kam ir kada konkreti informacija reikalinga. Technologinį žinių pateikimą užtikrina įvairūs tinklai, duomenų saugyklos, video konferencijos, pasitarimų lentos ir kt. Informacijos vadyba siekiama didinti verslo procesų efektyvumą (30). Galima apibendrinant sakyti, kad informacijos vadyba tai organizacinis procesas, derinantis duomenų ir informacijos apdorojimo pajėgumus su kūrybiniais, novatoriškais žmogaus pajėgumais. Tokia informacijos vadybos samprata yra palanki nustatant pagrindinius principus, t.y. padedant žmonėms suprasti, ne kas turi būti padaryta, o kas gali būti laimima iš tos situacijos, kurioje esama.

9 pav. Informacijos organizacinis procesas.
Pagrindinis dėmesys informacijos vadyboje sutelkiamas į informaciją kaip objektą ir tikslią, faktinę informaciją, kuri valdoma automatizuotų sistemų pagalba. Informacijos vadybos tikslas yra vidinių procesų valdymas ir verslo operacijų kokybės užtikrinimas. Čia dirbama su išreikštinomis žiniomis. Šioje vadyboje akcentuojama efektyvumas, laikas, greitis, tikslumas, tikrumas, saugojimo vieta. Informacijos vadyba yra glaudžiai susijusi su inovacijomis, ryšiais, idėjomis, kompetencija. Ši vadyba remia savarankišką ar grupinį mokymąsi. Informacijos vadyba tarp grupės dalyvių skatina ir sustiprina patyrimo skleidimą, nepasisekimų ir gerų praktikų paskirstymą bei optimaliausius sprendimus. Informacijos vadyboje technologijos gali būti pritaikytos dialogų ar derybų skatinimui, ar komunikacijoms.
Informacijos vadyba dažnai maišoma su žinių vadyba, nes žinios, tai informacijos produktas. Žinių vadyba, iki šiol dažniau vartojama daugiau kaip skambus terminas nei reali koncepcija, kuria būtų grindžiama daugumos organizacijų veikla (20). Žinios yra integruojanti fiziškai neapčiuopiamų išteklių visuma, kurioje didžioji dalis dedamųjų yra neišreikštinės: sugebėjimai, kompetencijos, patirtis, organizacijos kultūra, neformalūs organizacinių ryšių tinklai ir intelektualus organizacijos kapitalas. Iki šiol žinių organizacijos principai dažniausiai buvo diegiami siekiant ne ekonominių interesų, o tik organizacijos kokybės, tipine žinių vadybos institucija galima buvo pavadinti institutą ar universitetą. Nors žinių vadyba yra glaudžiai susijusi su informacijos vadyba, ji turi skirtumų. Y. Malhotra (20) rado tokius skirtumus tarp informacijos ir žinių vadybos (žr. 1 lentelę).
1 lentelė. Informacijos ir žinių vadybos pasidalijimo galimybės
Informacijos vadyba
• Objektas
• Apibrėžtumas
• Informacija
• Sistemos
• Procesai
• Operacijos
• Lėtas ir nuspėjamas pasikeitimas
• naudojami užprogramuoti pasisekimo receptai
• technologijos Žinių vadyba
• Sąvoka
• Neapibrėžtumas
• Žmonės
• Organizacija
• Santykiai
• Inovacijos
• Radikalus ir nesibaigiantis pasikeitimas
• Numatoma išankstinė reakcija
• Nuspėjimas iš anksto ir adaptacija

Tačiau, iš tikrųjų, nėra tokio aiškaus pasidalijimo tarp informacijos ir žinių vadybos. Pavyzdžiui, verslo ar komercinių procesų išreikštinių reprezentacijų pagrindas yra informacijos sistemos, bet jų vertė priklauso nuo žmonių ir jų siekių, tarpusavio ryšių ar derybų. Informacijos vadyba gali būti dviejų rūšių:
• Kaip informacinių technologijų, sistemų ir paslaugų valdymas;
• Kaip informacijos išteklių valdymas organizacijoje (apimant informacijos kūrimą ir įgijimą, kaupimą ir paiešką, platinimą ir archyvavimą).
Žinių vadyboje nėra aiškiai apibrėžtų darbo procesų, neįmanoma nuspėti informacinių poreikių ar žinių, kurių prireiks tam tikroje situacijoje. Šioje srityje reikia mažiau faktinės informacijos, o daugiau analizės, nuomonių, argumentų, išvadų ir t.t.
Informacijos vadyba siejasi tik su objektu – kaip priimamas įsakymas, kieno kompetencija jį vykdyti, ir t.t. Informacijos vadyba apima mokymąsi, procesų, kurie įtakoja geresnius rezultatus, gerinimą, dažnai pasitaikančių problemų ir jų sprendimų komplektavimą. Informacijos vadyba funkcionuoja labiau abstrakčiame lygyje nei informacijos vadyba.
Informacijos vadyba pažymi supratimo plėtotę ir žinių panaudojimą veiklos procesuose. Informacija galėtų būti siejama su patirtimi, kontekstu, interpretacija, priėmimu ir mąstymu. Jos apima visą asmenybę, kurios sudedamieji elementai yra mąstymas ir jutimas, kurie padeda priimti optimalų sprendimą.
Dažnai informacijos vadyba yra nagrinėjama kaip junginys įvairių informacijos teorijos aspektų, tokių kaip komunikacijos teorija, komunikacijos tyrimai ir planavimas, žiniasklaidos (mass media) informacijos, kuri užsiima sistemingu įvairiopos informacijos teikimu visuomenei naudojantis įvairiomis priemonėmis (31, p. 349).

2.2 Informacijos vadyba senuoju ir naujuoju požiūriu
Informacijos vadyba keičiasi ir įgauna naują požiūrį. Anksčiau informacijos vadyba daugiau siejosi su nuspėjamumu ir kontrole, dabar – supratimu, įžvalgumu, darnumu. Anksčiau buvo koncentruojamasi į individualų, pavienį, dabar į kolektyvinį, bendradarbiaujantį mokymąsi. Sėkmės teisė buvo žinoma kaip konkurencija, dabar tai daugiau kooperacija. Naujesnės (ne tradicinės) informacijos vadybos objektai yra ne tik informacija, bet ir žinios – žodžiais neišreikšta informacija, kurią turi tam tikri asmenys ar visa organizacija. Daugiau senojo ir naujojo mastymo skirtumų pavyzdžių pateikta 2 lentelėje (32).
2 lentelė. Senojo ir naujojo mąstymo informacijos vadybos palyginimai
Sritys Senasis mąstymas Naujasis mąstymas
Vadyba Nuspėjamumas ir kontrolė Supratimas, įžvalgumas, darnumas
Žinios Individualus koncentravimasis į pavienį mokymąsi Kolektyvinės, bendradarbiaujančios, organizaciniai koncentruotos
Etika Konkurencija ir individualus išlikimas Kooperavimasis ir tinklinis išlikimas
Sėkmės teisė Konkurencija Kooperacija
Vidinis gyvenimas Kišimasis Grįžtamasis ryšys, supratimo šaltinis
Laikas Monochroninis (linijinis, vienu metu vienas įvykis) Polichroninis (polychronic) (nelinijinis, daug įvykių vienu metu)
Mes suprantame Dalinant į dalis Matant vientisą ir dinamišką bendradarbiavimą
Vystymasis Linijinis, lengvai valdomas Organiškas, chaotiškas
Organizacija Projektuojama Staiga atsirandanti
Valdymas turi būti Tiesioginis iš viršaus Išskirstytas, demokratinis
Darbuotojai
Specializuoti, padalinti Daugiaaspekčiai (multi-faceted), adaptyvūs, nuolat besimokantys
Motyvacija iš
Išorinių jėgų ir įtakų Vidinio kūrybiškumo ir esminių tikėjimų
Pokyčiai Kelia susirūpinimą Vyksta nuolat (natūrali būsena)

Kaip matome, yra pakankamai skirtumų tarp informacijos vadybos senojo ir naujojo požiūrių. Skirtumų atsiradimą įtakoja naujas požiūris į visą naujų laikų ekonomiką, verslą. Kas tiko anksčiau, nebūtinai tiks šiuo metu, arba tai nebus efektyvu.

2.3 Informacijos vadybos kryptys
Plečiantis verslo, mokslo ir kitokio pobūdžio tyrimams, tobulėjant technikai ieškant vis naujų iššūkių galimybių ar plėtros versle, nuolat didėja informacijos kiekis. Dažniausia sutinkama informacijos forma kasdieniniame gyvenime – žinios. Esant didelei informacijos lavinai, kuriami įvairūs žinynai, žodynai, enciklopedijos. Taip yra sisteminamos esamos žinios, kadangi šiuo metu aprėpti visą informaciją praktiškai neįmanoma. Pasak Leonido Leonovo, šiuo metu tą patį smegenų plotą “slegia” nepalyginti daugiau įspūdžių ir informacijos negu buvo anksčiau. Galima teigti, kad mes tiesiog maudomės informacijos srautuose.
Turint didžiulius informacijos kiekius, dažnai atskiras mokslinis tyrimas, kainuojantis nebrangiai, labiau apsimoka, nei atitinkamos informacijos paieškos. Vien JAV tokios paieškos viešose bibliotekose kasmet kainuoja 500 mln. dol. (personalo išlaikymas, technikos priemonės, jų atnaujinimas ir palaikymas). Apie penktadalis lėšų, skirtų tyrimams, eikvojama mokslinės informacijos paieškai bei rinkimui, jos platinimui, o maždaug ketvirtadalis laiko yra gaištama mokslinių tyrimų rezultatų, vykdomų visame pasaulyje, paieškai bei apdorojimui (1).
Mažesnėse Europos šalyse (33), pavyzdžiui, Skandinavijos, informacijos vadybos samprata nėra tiek globali, gili ar strategiškai svarbi, kadangi riboti resursai neleidžia diktuoti šiuolaikinio pasaulio “madų”. Informacijos vadyba čia yra labiau sudėtinė informacijos kultūros dalis, kuri kaip “importuota” idėja sėkmingai taikoma savo specifiniams uždaviniams spręsti ir kartu išlikti šiandieninėje pasaulio raidoje. Dėl to šių šalių informacijos vadybos samprata nėra tiek radikali, kiek didžiųjų, turi daugiau taikomąjį pobūdį ir dažniausiai remiasi specializuotų informacijos veiklos sričių tradicija. Tačiau taikymo kultūros požiūriu šių šalių informacijos vadyba dažnai aplenkia didžiąsias.
Lietuvoje informacijos vadybos sampratą lemia specifiniai veiksniai: iš Tarybų Sąjungos laikų išlikusi orientacija į fundamentines bei strategines maksimumas ir, kita vertus, senosios, “industrinės” informacijos technologijų ir informacinės veiklos sričių paradigmos. Faktas, kad informacijos vadybos principas bent jau formaliai yra suprastas ir priimtas, tačiau tai nereiškia, kad radikaliai pasikeitė mąstymo orientacija ir nauja idėja tapo savastimi: paradigmų kaita nėra vienareikšmė ir “beskausmė”, juo labiau epochos kryžkelėje tarp industrinės ir postindustrinės visuomenės traukos. Nenuostabu, kad prieštara tarp radikalaus ir tradicinio informacijos vadybos supratimo kelia daug klausimų, į kuriuos ne taip lengva atsakyti (29).
Apibendrinant įvairių autorių nuomones, šiuo metu galima išskirti dvi esmines informacijos vadybos šakas:
1. Vienoje iš jų teigiama, kad visa informacija gali būti explicit – išreikštinės (t. y. informacija), jų vadyboje vienas iš lemiamų veiksnių – informacinės technologijos.
2. Kita kryptis, atstovaujama Itami, Sveiby, Nonaka, Takeuchi, teigia, kad pagrindinės informacija organizacijoje yra tacit – neišreikštinės, ir jų valdyti įprastiniais metodais neįmanoma. Sąvoka, taikliai išreikšta teiginiu “Žmonės žino daugiau, nei gali pasakyti” parodo, kokia svarbi yra neišreikštinės informacijos vertė (34).
Išreikštinės informacijos vadybos srityje sėkmingai dirba daug konsultacinių centrų: “Arthur Andersen”, “Ernst&Young”, “Sloan Management School” ir kiti. Deja, vadybos konsultaciniuose centruose dažnai nepelnytai užmirštama tokia sritis kaip informacijos inžinerija, kuri neatspindi daugelio organizacinės veiklos aspektų, bet orientuojasi į išreikštinės informacijos valdymą bei kūrimą informacijos sistemose. Informacijos inžinerija, tai duomenų modeliavimo, duomenų bazių ir informacinių sistemų plėtros teorinių žinių modeliavimas, organizavimas ir kūrimas. Stengiamasi supaprastintai pateikti bendrus (“paruoštus naudojimui”) sprendimus, apimančius informacijos vadybos sritis. Tokie supaprastinti sprendimai būtų labiau skirtini informacijos ir technologijų, o ne žinių vadybai.
Pastaraisiais metais vis daugiau vakarietiškų vadybos teoretikų atsisuka į anksčiau neliestą dimensiją, šioje srityje dirba Karlas Erikas Sveiby, taip ir “Skandia” korporacija. Būtent “Skandia” pirmą kartą įvedė sąvoką Intellectual Capital (IC) (35). Neplanuojamumas, neišreikštumas, dinamiškos aplinkos neprognozuojamumas taip pat gali būti valdomi – tai atsispindi net ir ekonominėse teorijose. Intelektualus kapitalas yra gana aiškiai apibrėžta ir išmatuojama sąvoka, jos paprasčiausias atspindys – kompanijos akcijų vertė. Organizacijos intelektualaus kapitalo dedamosios parodytos 10 pav. (15).

10 pav. Organizacijos intelektualaus kapitalo dedamosios
IM – Informacijos vadyba (Information Management) IRM – Informacijos išteklių vadyba (Information Resources Management);
ISEC – Informacijos apsauga (Information Security);
ITM – Informacijos technologijų vadyba (Information Technologies Management);
KM – Žinių vadyba (Knowledge Management);
PR – Ryšiai su spauda (Press Relations);
CRM – Ryšių su klientais valdymas (Client Relationship Management);
IC – Intelektualus kapitalas (Intellectual Capital).
Naujausios informacijos vadybos tendencijos visgi evoliucionuoja nuo išreikštinės prie neišreikštinės informacijos vadybos. “Informacijos kaip objekto” (išreikštinė informacija) vadyba visada linksta prie informacijos technologijų galimybių, o “Informacijos kaip proceso” (neišreikštinė informacija) vadyba yra susijusi ne su technologijomis, o su žmonėmis (36).

2.4 Informacijos poreikių identifikavimas
Informacijos poreikis atsiranda organizacijai savo veikloje susidūrus su tam tikromis problemomis, netikrumais ar dviprasmiškumais. Tokios situacijos yra daugybės faktorių, tokių kaip organizacijos kultūra, tikslų suderinamumas, rizikos laipsnis, kontrolės lygis ir kt., sąveikos rezultatas. To pasekmėje, informacijos poreikių nustatymas nesustoja ties klausimu “ką jūs norite žinoti?”, yra užduodami ir tokie klausimai kaip “kodėl jums reikia tai žinoti? Kokia yra jūsų problema? Ką jūs jau žinote? Ką jūs tikitės sužinoti? Kaip tai jums padės?” Tai yra domėjimasis ne tik informacijos reikšmėmis, bet taip pat ir naudojimosi, kuris paverčia informaciją reikšminga konkretiems asmenims ar konkrečioms situacijoms, sąlygomis ir taisyklėmis (37).
Reikalavimas informacijai suvokimo procese yra neaiškumo mažinimas identifikuojančiuose aplinkos pokyčius pranešimuose. Esminis klausimas yra “kas vyksta aplinkoje?” ir pagrindinis poreikis kyla informacijos, kuri teikia patikimus atsakymus ar interpretacijas. Žinių kūrimo procese, reikalinga informacija apibrėžianti jau turimų žinių, galimybių ar suvokimo spragas, bei identifikuojanti šaltinius ir metodus šioms spragoms užpildyti. Čia informacijos poreikiai koncentruojasi ties trimis klausimais: “Ką mes jau žinome?”, “Kokios yra tikėtinos ar galimos rasti naujos žinios?” ir “Kokios naujų žinių rūšys yra naudingos ir palankios?”. Priimant sprendimą informacija reikalinga apibrėžti problemos būklei tam, kad nustatyti ribas bei eiliškumą ir suplanuoti paiešką. Informacijos poreikiai yra “Kokio tipo yra ši problema? Kokių pasekmių mes norėtume? Kur mes ieškome sprendimo?”.
Pirmoji pakopa kuriant informacijos vadybos strategiją – kruopščiai įvertinti įvairių organizacijos grupių ir individų informacijos poreikius. Informacijos poreikiai yra atsitiktiniai, dinamiški, įvairiaspektriai, ir išbaigta pakankama specifikacija yra įmanoma tik turint išsamią visos informacijos naudojimo aplinkos reprezentaciją. Atvaizduojant informacijos naudojimo aplinką yra identifikuojami tokie faktoriai, pagal kuriuos vartotojai sprendžia apie gaunamos informacijos vertę ir naudingumą. Šie faktoriai yra grupuojami į keturias kategorijas:
1. Žmonių grupė. Žmonių grupės yra apibrėžiamos pagal jų informacinį elgesį. Šiuo aspektu yra išskiriamos keturios grupės: specialistai, antrepreneriai, specifinių interesų grupė, specifinė socialinė-ekonominė grupė.
2. Problemų, su kuriomis susiduria ši žmonių grupė, struktūra.
3. Darbo ar socialinė aplinka. Kiekviena žmonių grupė su jai būdingomis problemomis, kurios yra priklausomos nuo profesijos, užsiėmimo ar gyvenimo stiliaus.
4. Problemų sprendimas. Kiekviena žmonių grupė turi skirtingą suvokimą kaip yra priimami sprendimai.
Šie faktoriai siūlo sistematinį organizacijos informacijos poreikių analizavimo būdą: identifikuoti informacijos naudotojų grupes, pažinti problemas, su kuriomis jie dažniausiai susiduria, ištirti jų darbo ir socialinę aplinką ir suprasti būdus, kuriais jie mano išspręsti problemas.

2.5 Informacijos įgijimas, kaupimas, analizė ir paskirstymas
Informacijos įgijimas balansuoja tarp dviejų poreikių. Iš vienos pusės, organizacijos informacijos poreikiai yra platūs, atspindintys jos domėjimąsi įvykiais bei pokyčiais išorinėje aplinkoje; iš kitos pusės, žmoniškasis dėmesys ir pažinimo galimybės yra ribotos, taigi organizacija, iš visų ją sudominusių pranešimų, būtinai turi atrinkti svarbiausius. Pirmasis poreikis teigia, kad pilnai atspindėti organizacijos interesus aplinkos monitoringui turi būti naudojama daug šaltinių. Tačiau tam, kad išvengti informacijos pertekliaus, siūloma informacijos įvairovė turi būti kontroliuojama ir valdoma. Informacijos resursų atranka ir naudojimas turi būti detaliai planuojamas, nuolatos tikrinamas kaip ir visų kitų svarbiausių organizacijos resursų. Kontrolės mechanizmas turi būti toks pat lankstus ir kintantis kaip ir aplinka, kurioje jis stengiasi išgyventi (38, p. 32).
Norint išlaikyti stabilumą sparčiai besikeičiančioje aplinkoje, organizacija turėtų absorbuoti šią įvairovę. Yra dvi pagrindinės strategijos, kurios gali būti derinamos: pirma – didinti įvairumą organizacijoje; antra, silpninti, mažinti įvairovę iš aplinkos. Informacijos vadybos kontekste, informacijos įsigijimo pirmas principas yra: išorinės aplinkos monitoringo šaltinių turi būti parinktas pakankamas kiekis, kad atspindėtų išorės fenomeno apimtį ir ribas. Pagerinti savo galimybes absorbuoti aplinkos įvairovę organizacija gali keliais būdais: teikdama pirmenybę specializuotoms žinioms iš informacijos profesionalų; naudoti informacijos technologijas ir pan.
Efektyvus būdas valdyti informacijos įvairovei yra įtraukti kaip galima daugiau organizacijos darbuotojų į informacijos rinkimą ir kaupimą. Žmonės, ne spausdinti šaltiniai ar duomenų bazės, visada bus patys vertingiausi informacijos šaltiniai organizacijoje. Žmoniškieji resursai filtruoja ir daro informacijos santraukas, atskleidžia paslėptas prasmes ir pan. Analizuoti ir filtruoti informaciją galima po jos išsaugojimo duomenų bazėje, tačiau dažnai geriau iš pradžių informaciją perdirbti pasitelkus žmogiškuosius resursus, o tik tuomet juos saugoti, tokiu būdu informacija lengviau susisteminama ir išvengiama informacijos chaoso (pav. 11).

11 pav. Informacijos kaupimas pasitelkus žmogiškuosius resursus
Informacijos kaupimas, skirtas informacijos, kuri yra įsigyta ar sukurta saugojimui archyvuose, kompiuterinėse duomenų bazėse, bylų sistemose ar kitose informacijos sistemose. Tai reikalinga tam, kad būtų galimybė gauti ir dalintis informacija. Informacijos saugojimo būdas atspindi kaip organizacija suvokia ir reprezentuoja savo aplinką. Saugoma informacija yra organizacijos atminties komponentas.
Prasmės suvokimas gali būti pagerintas naudojant saugomą informaciją tokiose formose kaip fotografijos, piešiniai, ranka rašytos pastabos, garso įrašai. Tradicinės organizacijos mano, kad toks informacijos saugojimo būdas yra pernelyg trumpalaikis ir nestruktūrizuotas sistemingam saugojimui. Pastaraisiais metais vis labiau vertinam neformalūs informacijos resursai, kurie nebėra tik “atminties instrumentai”. Tekstinių, iliustracinių, garsinių ir kitų nestruktūrizuotų duomenų šaltinių organizavimas, saugojimas ir gavimas yra įprastas informacijos kaupimas. Tačiau sistemos gali kaupti ne tik įvestą informaciją, bet ir naudotojų veiksmus. Kaip pavyzdys galėtų būti sprendimų istorijos kaupimas. Sprendimų priėmimo proceso metu yra sukuriami įrašai, kurie yra saugomi bylų sistemoje. Vėliau, norint peržiūrėti ankstesnių sprendimų rezultatus, sprendimų priėmimo grupių kompoziciją ir pan., informacija gali būti gaunama iš sukauptos saugyklos. Aprūpinimas saugoma sprendimų istorija yra naudingas organizacijai, kadangi jais remiantis gimsta nauji, pagrįsti praktika sprendimai (pav. 12).

12 pav. Sprendimų istorijos kaupimas ir panaudojimas
Informacijos gavimą apsunkina du faktoriai. Pirma, sprendimui organizacijoje dažnai įtakoja vienas kitą, pavyzdžiui, vienos grupės priimti sprendimai gali paveikti kitos grupės apsisprendimą ar alternatyvų pasirinkimą, arba tam tikro sprendimo priėmimas viename kažkokiame organizacijos vienete gali sumažinti analogiškos nuomonės patrauklumą kitame vienete. Antra, prielaidos, įtakojusios ankstesnių sprendimų priėmimą gali neatsispindėti saugomuose įrašuose. Siekiant sumažinti šių faktorių įtaką reikėtų vartotojams suteikti galimybę gauti pilnus saugomų dokumentų tekstus, artimų aktualiai temai dokumentų anotacijas ar referatus ir pan.
Neužtenka tik turėti informaciją, ją reikia mokėti panaudoti. Fiksuoti, kaupti, sisteminti, saugoti informaciją padeda informacijos valdymo sistemos. Tačiau informacijos analizė informacijos valdymo sistemose galima tik matematiniu būdu: statistika, ataskaitos ir pan. Informacijos turinį analizuoti sugeba tik žmogus, dėl to informacijos valdymo sistemos yra bevertės be jo. Kad ir kaip gerai susistemintą, suskaičiuotą informaciją pateiktų sistema, tik žmogus tą informaciją gali suprasti ir panaudoti. Čia ir pasireiškia žmogaus galimybės informaciją paversti žiniomis.
Informacijos analizė ne mažiau svarbesnė nei informacijos gavimas, sisteminimas ir saugojimas. Organizacijoje svarbi informacija gali nepatekti reikiamiems asmenims dėl ilgo jos kelio, čia svarbią funkciją atlieka žmonės „fiksuotojai“ – jiems reikia pastebėti ir užfiksuoti naudingą informaciją. Kad informacija išliktų, nebūtų užmiršta ir būtų teisingai pateikta teisingu laiku teisingiems asmenims, reikia ją saugoti informacijos valdymo sistemose. Trečias žingsnis – pateiktą informaciją reikia išanalizuoti ir panaudoti – čia svarbiausias pats žmogus. Norint efektyviai naudotis informacija reikia rūpintis visomis trimis grandimis.
Informacijos paskirstymas – tai procesas, kurio metu informacija yra paskleidžiama ir nukreipiama taip, kad reikiamą informaciją gauna reikiamas asmuo laiku, vietoje ir tinkamu pavidalu. Platus informacijos paskirstymas gali įtakoti daugybės teigiamų pasekmių atsiradimą: organizacijos mokymasis tampa nuoseklesnis ir pastovesnis; informacijos gavimas tampa patogesnis; nauja informacija gali būti sukuriama komponuojant kartu skirtingas temas. Informacijos paskirstymo objektas yra aprūpinti organizaciją jos suvokimui, žinių kūrimui, svarbiausių sprendimų priėmimui reikalinga informacija bei galimybės dalintis šia informacija sudarymas (37). Informacija gali būti paskirstyta naudojantis verslo informacijos sistemomis, internetu, žiniasklaida ir kitomis priemonėmis. Suvokimo proceso metu aplinka yra skanuojama ir yra atsirenkama informacija, kuri bus interpretuojama. Patikimos interpretacijos pagrindas yra asmeninis, tiesioginis bendravimas aptarinėjant nustatant reikalingą aplinką, keitimasis informacija apie abejotinas, dviprasmes sritis, aptariant anksčiau priimtus sprendimus. Žinių kūrimo proceso metu, ypač, sprendžiant iškilusias tam tikras problemas ar vystant inovacijoms, yra dirbama projektų grupėse, kuriose susirenka žmonės, turintys įvairios patirties ir specializacijų. Jie intensyviai dalijasi informacija svarstydami klausimu grupės pasitarimuose, išgauna informaciją iš grupės organizacijos išorinės aplinkos ir atranda naujas koncepcijas naudodami analogus bei metaforas. Formalaus sprendimų priėmimo proceso metu informacijos srautas yra reguliuojamas tam tikrų taisyklių, kurios gali, pavyzdžiui apibrėžti kas gali prieiti ar kas gali reikalauti informacijos ir sąlygoti kokia informacija bus sukurta, kurioje pakopoje ir kas ją sukurs.
Informacijos naudojimas atspindi bendrus informacijos dalijimosi poreikius. Pirma, žmonės naudojasi gausiais komunikacijos kanalais bendraudami tiesioginiuose, asmeniškuose pokalbiuose tam, kad susikoncentruoti ties problemomis, išsiaiškinti neaiškumus ir netikrumus bei skatinti kūrybiškumą. Antra, specialistams reikia pastovaus informacijos srauto iš aplinkos tam, kad išsiaiškinti dviprasmiškumus, užpildyti žinojimo spragas, atnaujinti interpretacijas ir turėti grįžtamąjį ryšį. Visi šie poreikiai yra informacijos paskirstymo vadybos objektai. Yra pageidaujami gausūs informacijos perdavimo kanalai, bet tai gali būti sunkiai pasiekiama organizacijose, kurių nariai, tyrimai ir informacijos resursai geografiškai yra išsisklaidę. Komunikacija informacijos technologijų, tokių kaip elektroninis paštas, realaus laiko diskusijų grupės, vaizdo konferencijos ir tinklu paremtos informacijos saugyklos tinkle, gali pateikti alternatyvius informacijos dalijimosi modelius paremiančius bendravimą tarp nutolusių per tam tikrą atstumą taškų. Kiekvienas toks kanalas turi galimybę teikti tam tikro lygio neformalumą, grįžtamąjį ryšį bei spontaniškumą. Tai įtakoja komunikacijos buvimą vertinga, teikiančia naudos komunikacija (39).
Ne visada informacijos sklaida yra naudinga, nes kai kuri informacija gali būti slapta. Kiekviena informacija plinta skirtingu greičiu. Konfidenciali informacija sklinda dažniausiai žaibišku greičiu (40). Informacija, kuri yra neįdomi, brukama per privartą (pvz. reklama) sklinda lėčiau. Jei norima informaciją paskleisti, ne mažiau yra svarbu, kad ji būtų teisinga. Pasak Roger Evernden ir Elaine Evernden (41, p. 30) verslo organizacijose vyrauja tokie nusiskundimai dėl informacijos sklidimo ir veiklos:
• Trūksta koordinacijos, nėra aiškios krypties. Informaciniai procesai vis dar yra vertikalaus pobūdžio – informacija sklinda iš pavaldinių tiesioginiams vadovams ir atvirkščiai. Informacija nesklinda tarp horizontalių įmonės struktūrinių vienetų: tarp skyrių, tarp vidutinės grandies vadovų, skirtingų skyrių darbuotojų.
• Egzistuoja pernelyg didelis informacijos dubliavimas. Didelės įmonės nesugeba atsekti iššvaistytų ar neišnaudotų resursų.
• Informacija pernelyg sudėtinga: visuotinis verslas vartoja milžiniškus duomenų kiekius.
• Technologija yra vystoma ir įgyvendinama tinkamai nesusiejant su verslu.
• Taip pat yra pastebimos tokios įmonėse vyraujančios problemos, susijusios su netinkamu informacijos valdymu:
• Inercija: nepakankamas organizacinis įsipareigojimas neleidžia panaudoti turimos informacijos, žlunga projektai.
• Neužtikrintumas: neapibrėžti reikalavimai neleidžia parodyti (suprasti), ar informacija panaudojama sėkmingai.
• Sistematikos stygius: paprastų, suprantamų, praktinių priemonių bei informacijos valdymo disciplinos trūkumas.
• Nerealumas: bandoma pasiekti per daug, per anksti, per greitai per daug gilinamasi. Pavyzdžiui, pradedama nuo informacinės technologijos, tinkamai neįsisavinus informacijos bei jos panaudojimo.
• Neproduktyvumas: turint informaciją, tiksliai nežinoma, kaip ja pasinaudoti.
• Pasenusi informacija: trūksta aiškaus grįžtamojo ryšio, reikalingo išlaikyti šviežumą bei neatsilikti nuo progreso.
Pagal pateiktą sąrašą galima spręsti, kad įmonės susiduria su įvairiomis problemomis, kurias išspręsti galima tik tinkamai valdant informacijos srautus įmonėje. Tai tik patvirtina, kad šiuolaikinei organizacijai reikalingas didesnis dėmesys informacijos vadybos strategijos kūrimui. Kiekviena iš išvardintų problemų gali stipriai apsunkinti darbą su informacija organizacijoje. Tačiau kruopščiai planuojant ištyrus informacijos procesus galima išvengti šių problemų.

2.6. Informacinės technologijos informacijos vadyboje
Informacinės technologijos – tai technologijos skirtos informacijai saugoti, valdyti, apdoroti, perduoti ir pateikti. Šis terminas taikomas paplitęs praeito amžiaus pabaigoje, kai milžinišku greičiu plito kompiuterinės sistemos, ėmė kurtis pirmieji interneto tipo tinklai. Informacinės technologijos paremtos technine, programine įranga ir žmogaus sąveika. Kai žmogus planuoja ir organizuoja organizacijos informaciją pasitelkęs informacines technologijas, tai vadiname informacijos vadyba.
Informacijos vadyboje informacija, gaunama pasitelkus informacines technologijas, yra svarbesnė negu pačios technologijos. Technologinės galimybės, kurios rinkoje vienodai prieinamos visiems konkurentams (kompiuterinė technika, programinė įranga, ryšių paslaugos), gali suteikti trumpalaikį pranašumą (42). Tačiau norint įgyti ilgalaikį pranašumą ar strateginę naudą, informacinės technologijos (IT) teikiamas galimybes, matyt, reikėtų suderinti su vieninteliais konkrečios organizacijos bruožais ar vertybėmis – ypatinga, savita kompetencija ar kitomis savybėmis, teikiančiomis pranašumą konkurentų atžvilgiu. Kitaip tariant, gryna IT negali suteikti pranašios strategijos, kol ji nesustiprina ar neišryškina specifinių organizacijos vertybių – jos istorijos, reputacijos, organizacinės papročių, vadovavimo stiliaus, rinkos pajėgumų. Nuo šių vertybių daugiausiai priklauso, tiek vidinių, tiek išorinių informacijos šaltinių duomenys transformuojami į specifinius, t. y. naudingas žinias arba informaciją, iš kurių gaunama vertė (žr. pav. 13).

13 pav. Informacijos vertė gaunama pasitelkus informacines technologijas
Informacijos vadyba apima visą organizaciją, nesutelkiant dėmesio į siaurus, asmeniškus konkretaus skyriaus ar darbo grupės poreikius. Galima sakyti, kad informacijos vadybos tikslas – maksimaliai padidinti organizacijos informacijos išteklių kokybę, naudingumą bei vertę ir juos paskirstyti organizacijoje. Organizacijos, siekdamos realiai gauti naudos, turi išplėtoti nuoseklią informacijos vadybos filosofiją, apimančią technologinius, vadybos ir politikos komponentus (19). Organizacijoje įdiegtos informacijos sistemos galimybės iki galo realizuojamos tik tada, kai randama būdų subalansuoti visų komponentų reikalavimus, o tai reikštų, kad verslo organizacijos turi skirti daugiau dėmesio informacinių sistemų taikymo ir diegimo technologiniams, vadybos ir politikos komponentams, taip pat nustatyti informacijos vadybos technologinių ir politikos komponentų subalansavimo būdus, nes tik tada informacinių sistemų technologijos gali duoti pateisinamą naudą.
Akivaizdu, kad dabartiniai techniniai pajėgumai leidžia saugoti labiau nei anksčiau sukoncentruotą informaciją, o prireikus ją pateikti galybe naudingų pavidalų, tinkamų sprendimams priimti. Informacijos techninės (hardware) ir programinės (software) įrangos gerinimas priskiriamas technologiniam informacijos išteklių vadybos komponentui. Padidinus kompiuterių veikimo greitį ir atminties talpą, patobulinus išorinius įrenginius ir telekomunikacinę įrangą, kompiuteriai tapo našesni. Kartu išsiplėtė išcentralizuotas duomenų apdorojimas, veikiantis informacijos technologijas ir jų valdymą. O išcentralizuotoje sistemoje į informacinę veiklą įtraukiama gerokai daugiau nei anksčiau organizacijos darbuotojų ir beveik visos organizacijos vykdomos funkcijos. Kartu decentralizuotoje sistemoje, be pagrindinių programinių paketų, naudojami visai kiti, dažniausiai specializuoti programinės įrangos pajėgumai. Kitas svarbus tinklinės technologijos aspektas yra tas, kad per tinklinius kompiuterius galima bendrai naudotis programine įranga ar informacija. Taigi technologinėje srityje būtina (19):
• Sustiprinti techninės ir programinės įrangos atranką;
• Technologinius laimėjimus susieti su organizacijos tikslais.
Sistemos galimybės negali būti iki galo atskleistos vien tobulinant techninius pajėgumus. Reikia atsižvelgti į IT vadybos ir politikos reikalavimus. Vadybos komponentas yra nukreiptas į personalo motyvavimo, kokybės išlaikymo problemas. Pagrindinis akcentas turi būti gerai apmokyto, kvalifikuoto, motyvuoto personalo išlaikymas. Reikia ne tik spręsti profesinės veiklos sričių vadybos, jų plėtojimo, konfliktų sprendimo problemas, bet ir sudaryti sąlygas darbuotojams mokytis, tobulėti ir uždirbti. Kartu būtina rūpintis ne tik vidinėmis vadybos problemomis ir technologine plėtra, bet ir kiekvieno padalinio efektyvia komunikacija ir veikla su kitais vidiniais bei išoriniais padaliniais. Apibendrinant galima sakyti, kad intelektinis vadybos aspektas apima:
• Pakankamai kvalifikuoto personalo pasamdymo ir išlaikymo klausimus;
• Efektyvaus komunikavimo su kitais organizaciniais padaliniais bei kitomis organizacijomis užtikrinimą.
Vienas iš informacijos vadybos politinių uždavinių – sumažinti įtampą, susidarančią dėl noro prieiti prie daugybės skirtingų duomenų bazių ir užtikrinti duomenų apsaugą. Šiuo atveju būtina pripažinti, kad norint naudotis visais šiuolaikiniais kompiuterinių tinklų pranašumais būtina rinktis griežtą duomenų saugumo politiką. Duomenų apsauga šiais laikais ypač aktuali ir apima klausimus, susijusius su informacijos nutekėjimu, praradimu dėl techninės įrangos gedimų, taip pat su informacijos apsauga nuo jos nutekėjimo, nesankcionuoto jos panaudojimo arba piktavališko iškraipymo ir sunaikinimo. Šiandien vis labiau pripažįstama, kad tikslinga kalbėti apie integruotą apsaugą, o tam būtinas sistemingas požiūris, apimantis apsaugos elementų visumą, pradedant svarbiausia technine įranga, naudojama informacijai apdoroti ir analizuoti, ryšio linijomis, paskirstomaisiais įrenginiais, baigiant pagalbinėmis techninėmis priemonėmis ar jų sistemomis.
Kaip rodo praktinė patirtis, informacinės technologijos ilgainiui sudarė prielaidas iš esmės kitaip koordinuoti organizacijos darbą. Įprastai būta hierarchiško informacijos apdorojimo darbų koordinavimo ir valdymo. Hierarchiškoje struktūroje organizaciniai vienetai pagal atliekamas funkcijas suskaidomi į padalinius, o šie sukomunikuoti į darbo vienetą per pavaldumo ryšius ir valdymo lygius. Kaip pavyzdys – Lietuvoje vystomos elektroninės valdžios koncepcijos įgyvendinimo priemonių plano tikslas – palaipsniui į elektroninę erdvę perkelti svarbias gyventojams ir verslo subjektams paslaugas, tai keičia tradicišką hierarchinį informacijos apdorojimą (43).
Vykdant atskiras ūkines funkcijas (pardavimas, finansai, gamyba), inicijuojama žinių specializacija. Dėl atskirumo dėmesys teikiamas atskiros funkcijos viduje, o kai reikalingas veiklos integravimas visos organizacijos mastu, būtinos papildomos pastangos. Įvykis vienoje srityje daro įtaką įvykiui kitoje srityje, todėl iškyla skirtingų sričių bendradarbiavimo būtinybė. Aukštesnę integracijos pakopą gali užtikrinti organizacijos informacinė sistema ir tam tikra informacijos technologija. Integravimo procesas, reikalaujantis įvairiausių sričių darbuotojų bendro darbo, šiais laikais efektyviai įgyvendinamas. Jis apima tokias sritis, kaip tiekėjų ir naudotojų sąsają, naudojant elektroninius duomenų mainus, planavimo procesus organizacijoje ir projektavimo darbus. Pagrindinis planavimo tikslas – struktūruoti besikartojančius procesus nustatant reikalavimus, kokią informaciją gavę žmonės turėtų paklusti, kada turi jai paklusti, kaip atrodys rezultatai ir kada jie turės būti paskirstyti (20).
2 skyriaus apibendrinimai. Apibendrinant baigiamojo darbo antrąjį skyrių, galima teigti, kad pati informacija yra bevertė, kol ji protingai neanalizuojama, nepanaudojama. Tik planuojant, projektuojant, analizuojant informaciją galima iš jos gauti naudos, kuri suteiktų pranašumų prieš konkurentus. Tai gali atlikti žmoniškieji resursai, kurie taip pat reikalauja valdymo. Informacijos vadyba gali suteikti vadovui organizaciniu sugebėjimų atrinkti, o po to kontroliuoti žmogiškuosius išteklius ir informaciją, kas yra vertybė organizacijoje, leidžianti pasiekti tikslų. informacija yra viena svarbiausių organizacijos sėkmingos veiklos dalis. Ji visur, bet kuriame organizacijos lygmenyje. Informacijos nauda pasireiškia: valdant įmonę, tobulinant klientų aptarnavimą, priimant sprendimus, kuriant konkurencinį pranašumą, didinant darbuotojų produktyvumą, didinant pajamas, mažinant kaštus, prisitaikant prie rinkos pokyčių. Tačiau norint gauti naudą iš jos reikia mokėti ja naudotis, suprasti, valdyti, saugoti, o ne tik turėti. Tai reikalauja sunkaus informacijos valdymo organizavimo proceso, kurį ne kiekvienas vadovas gali atlikti. Gerai tai, jog vis daugiau atsiranda verslo informacijos valdymo ekspertų, galinčių konsultuoti, atlikti tyrimus organizacijose.

3. INFORMACIJOS VALDYMO SISTEMOS
Informacijos valdymo sistema, taip pat dar vadinama verslo valdymo sistema, arba verslo informacijos valdymo sistema yra kompleksinė kompiuterinė programa, leidžianti atlikti visus pagrindinius arba kai kuriuos organizacijoje reikalaujamus informacijos kaupimo, valdymo, analizavimo veiksmus, pavyzdžiui finansų apskaita, užduočių, projektų valdymas, dokumentų kaupimas, rūšiavimas, paieška ir kt. Pastebimų skirtumų tarp minėtų sistemų nėra, išskyrus tai, jog informacijos valdymo sistemomis dažniausiai vadinamos tokiomis sistemomis, kurios skirtos kaupti, sisteminti, analizuoti ir pateikti dokumentus ir kitą tekstinę, garsinę, vaizdinę medžiagą, o verslo valdymo sistemos dar gali valdyti organizacijos resursus (užduotys, įrenginiai ir kt.). Tačiau dažnai kyla terminų dviprasmybė, nes kai kurios informacijos valdymo sistemos taip pat gali valdyti organizacijos resursus. Terminas priklauso nuo įmonės strateginių tikslų, pavadinusios savo sukurtą sistemą, atsižvelgiant į taikomą klientų segmentą pagal informacijos valdymą: dokumentų ir kitos informacijos valdymą, verslo valdymą ar verslo informacijos valdymą.
Kai verslo aplinka kinta taip sparčiai, organizacijos turi nuolat didinti savo konkurencinius pranašumus. Stengiamasi plačiau bendradarbiauti su klientais ir maksimaliai greitai pasiūlyti reikalingus produktus ir paslaugas, kas savo ruožtu reikalauja integruoti korporatyvinius verslo procesus. Informacijos valdymo sistema yra viena iš strateginių instrumentų, kuri didina konkurentabilumo lygį, apjungiant verslo procesus ir optimizuojant resursų panaudojimą. Tačiau ne visi pajėgia įdiegti šią sistemą, o ne visiems ji atsiperka. Pagrindinė taisyklė planuojant įsigyti informacijos valdymo sistemą – ji turi atsipirkti. Informacijos valdymo sistemos dažnai vadinamos tiesiog informacijos valdymo sistemomis, kadangi didelių skirtumų tarp šių sistemų nėra.
Anot Akhilesh Tuteja, verslo informacijos sistemos yra keturiasdešimties metų bandymų ir klaidų rezultatas. Šios sistemos tapo strateginiu resursu nuolatinio verslo valdymo technologijų tobulinimo, o taip pat informacinių technologijų vystimosi dėka. Iki 60-ųjų metų pradžios verslas rėmėsi tik tradiciniais informacijos valdymo metodais, kurie garantavo nuolatinį organizacijos funkcionavimą (44). Vėliau iškilo kitų organizacijos resursinis integracijos poreikis. Ryšium su tuo atsirado integruotos informacijos valdymo sistemos. Šios sistemos esmė yra prielaida, kad viena visuma yra daugiau nei jos dalių suma. Tradicinės sistemos, paprastai naudojamos kompanijose, dirba su kiekviena transakcija atskirai. Jos kuriamos konkrečių funkcijų, kurias vykdo ši programa, ribose. Informacijos valdymo sistemose transakcijos yra apdorojamos neatskirai, bet kaip tarpusavyje susietų procesų dalis.
Pagrindinės verslo valdymo sistemos Lietuvoje yra Microsoft Bussines Solutions Navision (Dynamics), HansaWorld, iPyramid.bizlogic, Directo, Compiere ir kt.

14 pav. Pagrindiniai informacijos valdymo sistemų bruožai
Vienas svarbiausių informacijos valdymo sistemos pasirinkimo kriterijų yra kaina. Ne kiekviena organizacija sugeba įsigyti modernią, funkcionalią sistemą, dėl to tai yra vienas pagrindinių sistemų plėtros suvaržymas. Funkcionalumas tai pat svarbus bruožas. Jei sistema neatitinka visų poreikių, ji išvis netinkama. Galimybė modifikuoti ar papildyti informacijos valdymo sistemą taip pat svarbus požymis, nes ateityje visada atsiranda poreikis sistemą papildyti, pritaikyti naujiems įstatymas ir t.t. Aptarnavimas, kaip nebūtų keista, ne visada tenkina organizacijos poreikius, nes jis būna ribotas, brangus. Kuo daugiau informacijos valdymo sistemos aptarnavimo centrų, specialistų – tuo greičiau galima sulaukti pagalbos iškilus bėdai. Technologija svarbi, kai planuojama į ateitį. Pasenusi technologija pasmerkta, vėliau atsiranda didelių problemų perkeliant duomenis iš senos sistemos į naują. Suderinamumas svarbu, kai norima naudoti kelias skirtingas informacijos valdymo sistemas, tarp padalinių ar iš vis skirtingų organizacijų. Reikalavimai įrangai įtakoja sistemos kaina, nes jei jie yra didelė – techninės įrangos kaina padidėja, kartais net kelis kartus (45).
Geriausiai žinomos Lietuvoje informacijos (verslo) valdymo sistemos yra Microsoft Business Solutions Navision, HansaWorld, IPyramid.Bizlogic, Directo, Compiere ir kt. Navision išskirtinumas – kokybiškas aptarnavimas bei didelės galimybės, bet didelė kaina. HansaWorld pasižymi funkcionalumu, tačiau šios sistemos aptarnavimas skurdesnis, o kaina mažesnė nei Navision. IPyramid.bizlogic – tai sistema pilnai sukurta Lietuvoje. Galimybėmis nusileidžianti ir Navision ir HansaWorld, neturinti finansų apskaitos modulio rado savo nišą Lietuvoje ir sėkmingai plečiasi. Papildomas galimybes, suderinamumą su kitomis sistemomis galima užsisakyti už papildomą mokestį. IPyramid.bizlogic gali pasigirti išskirtiniu dėmesiu klientui. Directo sistema yra Baltijos šalių kūrinys. Ši sistema veikia tik interneto pagrindu, visi duomenys laikomi Directo serveryje. Tai gerai, nes nereikia pirkti Serverinės įrangos, tačiau organizacija tampa priklausoma nuo interneto ryšio. Ši sistema labiau tinka smukiajam verslui, kur informacijos srautai maži. Pigiausia informacijos valdymo sistema iš išvardintų yra Compiere. Ji yra nemokama (su standartiniais moduliais), tačiau nėra išversta į lietuvių kalbą, kas trukdė, šiai sistemai tapti populiariai Lietuvoje. Galimybėmis Compiere vejasi Navision, tačiau naudojant tokią sistemą reikia turėti savo specialistą, nes nėra aptarnavimo centrų.

3.1 Informacijos valdymo sistemų principai
Nėra tikslo kalbėti apie informacijos valdymo sistemas, neišnagrinėjus sudėtingos informacinių technologijų infrastruktūros. Manoma, kad informacijos valdymo sistemos –geriausias verslo ir informacinių technologijų sąryšio pavyzdys. Pastovus informacinių technologijų tobulinimas ir techninės įrangos kainų kritimas suteikė galimybę naudoti sistemas net ir smulkiose organizacijose. Pirmosios verslo informacijos sistemos galėjo veikti tik galingose darbo stotyse. Nauja personalinių kompiuterių era ir serverio-kliento technologijos atsiradimas suteikė nesudėtingo sistemų diegimo galimybes. Serverio-kliento technologija, tai tinklo terpė, kai kliento kompiuteris inicijuoja užklausą serveriui ir pastarasis ją vykdo, tačiau dalis paruošiamojo darbo paliekama atlikti pačiam klientui, stengiantis kuo mažiau apkrauti serverį (žr. 15 pav.).

15 pav. Serverio-kliento technologija
Dauguma informacijos valdymo sistemos priemonių naudoja trijų lygių serverio-kliento architektūrą: klientas, serveris, aplikacijų serveris. Tokioje sistemos aplinkoje duomenys yra saugomi serveryje, kuris palaiko jų integraciją ir pilnumą, o taip pat apdoroja naudotojų užklausas iš klientų vietų. Duomenų apdorojimo ir logikos apkrova gali būti dalinama tarp kliento ir serverio, tai priklauso nuo pasirinktos informacijos valdymo sistemos. Trečias architektūros lygis suteikia dar vieną apdorojimo lygį – aplikacijų serverį, kuriame yra realizuotos visos logikos taisyklės, tai suteikia galimybę atlikti būtinus duomenų tikrinimus (46).
Organizacijos, planuojančios daugiau investuoti į serverį, renkasi informacijos valdymo sistemas, kurios duomenis apdoroja jame. Tačiau toks būdas nėra patikimas, kadangi didelio klientų skaičiaus atveju serveris gali pritrūkti resursų. Be to darbo vietas (stotis) vis vien ateina laikas atnaujinti dėl pasenusios techninės ir programinės įrangos.
Organizacijos, planuojančios daugiau investuoti į darbo vietas (stotis) laimi keliais aspektais. Vienas iš jų – atnaujintos, sparčios darbo vietos, kuriose dirbama ne tik su informacijos valdymo sistema, dėl to sutaupoma laiko dirbant kitus darbus. Duomenų apdorojimas tokioje organizacijoje atliekamas ir serveryje ir darbo vietose, dėl to apkrovimas padalinamas tolygiai ir bendras sistemos spartumas yra aukštas. Pasaulyje jau keičiasi požiūris, kad į darbo vietas investuoti yra brangiau nei į serverį, kadangi investuojant į jas laimima ne tik dėl serverio mažesnio apkrovimo, bet ir atliekant kitus darbus sparčiau, o tai mažina kaštus organizacijoje bei didina efektyvumą, o kartu ir konkurencingumą.
Informacijos valdymo sistemos pagal charakteristikas skirstomos pagal šešis pagrindinius požymius:
Lankstumą. Gera sistema turi lanksčiai atitikti besikeičiančius kompanijos reikalavimus. Serverio-kliento technologija leidžia sistemoms dirbti su skirtingomis serverinėmis bazėmis, panaudojant atvirą priėjimo prie duomenų bazės sąsają.
Dalumą ir atvirumą. Sistema turėtų turėti atvirąją sisteminę architektūrą. Tai reiškia, kad kiekvienas modulis turėtų susijungti arba atsiskirti nuo kitų, nedarydamas įtakos kitų modulių darbui. Ji turėtų sugebėti palaikyti daugumą aparatinių platformų. Be to, ji turėtų turėti sujungimą su „trečių“ įmonių sistemomis palaikymą. 16 paveiksle pavaizduota informacijos valdymo sistema, sudaryta iš modulių (pavaizduoti skaičiais 1, 2, 3), palaikančių vienas su kitu ryšį, bet nepriklausomų vienas nuo kito darbo. Pavaizduota informacijos valdymo sistema suderinama su trečiųjų šalių sistema.
Pilnumą. Sistema turėtų palaikyti daugelį organizacinių funkcijų ir patenkinti plačiojo verslo struktūrų rato poreikius.
Išeiti už organizacijos ribų. Sistema turėtų palaikyti ne tik viduje, bet ir išorėje esančius organizacijos procesus.
Optimalus metodų panaudojimas. Sistema turėtų būti su įdiegtais geriausiais verslo metodais, naudojamais visame pasaulyje.
Realybės modelį. Skaitmeninis realių verslo procesų ir verslo situacijų modeliavimas – viena iš svarbiausių sistemų savybių (47).

16 pav. Informacijos valdymo sistemų dalumas ir suderinamumas
Apibendrinant informacijos valdymo sistemų charakteristikas, galima būtų sakyti, kad šios sistemos charakterizuojamos panašiai kaip pati organizacija. Lankstumas, dalumas, atvirumas, pilnumas, aprėptis, optimalus metodų panaudojimas, realybės modelis – visa tai galima būtų ir sėkmingai veikiančiai organizacijai. Organizacija turėtų būti lanksti, jos skyriai nepriklausomi vienas nuo kito, bet kartu ir su aiškiai apibrėžtomis funkcijomis. Skyrių turi būti tiek, kad aprėptų visas organizacijos sritis. Organizacija turi palaikyti ryšį su išore, žinoti geriausius verslo metodus ir modeliuoti naujus.

3.2 Informacijos valdymo sistemų parinkimo metodologija
Informacijos valdymo sistema yra integruoto proceso, kurį turi vykdyti bet kokia verslo organizacija, paketas. Sistemą galima vadinti realybės modeliavimo priemonėmis, nes joje yra visos būtiniausios organizacijoms funkcijos ir ji sąlygoja visišką informacijos integracijos procesą visose reikalingose vietose ir atitinkamose formose. Tokie įrankiai skirti padėti susieti resursus, optimaliausiu būdu naudoti ir paskirstyti juos, o taip pat realiam laike valdyti resursus. Taip resursų ir procesų optimizavimas sistemos pagalba leidžia kompanijai pasiekti didesnį efektyvumą. Informacijos valdymo sistemos naudojamos įvairiose srityse, tokiose kaip: kosminė pramonė, automobilių pramonė, bankų ir draudimo veikla, chemijos ir farmacijos pramonė, trumpalaikio vartojimo prekių gamyba, medicina, elektronika ir aukštos technologijos, įrenginių gamyba, statyba, valstybinės institucijos, švietimas, prekyba, telekomunikacijos, didmeninė prekyba ir kt. (44).
Teisingai pasirinkta informacijos valdymo sistema gali žymiai optimizuoti kompanijos veiklą. Daug kompanijų, kurios gamina informacijos valdymo sistemas, balansuoja ant išlikimo ribos. Tai įtakoja griežtą biudžeto, skirto jų sistemų vystymui ir optimizavimui, apribojimą. Dėl to tokia programinė įranga jau neatitinka šiandienos reikalavimų (47).
Norint pasirinkti informacijos valdymo sistemą, tinkamą vienai ar kitai kompanijai, reikia gerai suvokti visus procesus, kurie vyksta toje kompanijoje, t.y. juos išanalizuoti ir sumodeliuoti. Be to, tuos procesus reikia aprašyti ir fiksuoti taip, kad jie būtų suprantami visiems kompanijos darbuotojams. Šiuolaikinės technologijos ne tik padeda optimizuoti šį procesą, o bet ir sumažinti išlaidas, padidinti kompanijos statusą klientų akyse. Todėl teisingo sprendimo pasirinkimas yra vienu iš pagrindinių orientyrų. Renkantis sistemą reikia paskirti kvalifikuotą darbuotoją arba darbuotojų grupę, kurie būtų atsakingi už sistemos pasirinkimą ir jos techninį palaikymą. Taip pat galima pasinaudoti programinės įrangos tiekėjo pagalba. Tam, kad darbuotojas galėtų tinkamai atlikti savo uždavinius, jo kompetencijoje turi būti tam tikri resursai, jis turi išmanyti metodologiją. Taigi, norint teisingai pasirinkti programą galima naudoti šiuos instrumentus ir technologijas:
1) Verslo procesų modeliavimas.
2) Technologinių schemų, padedančių pasirinkti sistemą, biblioteka.
3) Sistemų vertinimo instrumentas, kuris orientuotas į vienos ar kitos kompanijos unikalius poreikius.
Ši metodologija nėra universali ir netinka visoms kompanijoms. Bet negalima užmiršti, kad neteisingas verslo valdymo sistemos pasirinkimas reikalaus kruopštesnio derinimo, ilgesnio diegimo laikotarpio, nuolatinių pataisymų, o galiausiai ir kitos sistemos pasirinkimo.
Pagal šią metodologiją pasirinkimo procesas susideda iš 4 etapų, tokių kaip verslo procesų modeliavimas ir schematizacija, funkcionalių reikalavimų nustatymas, perspektyvių sprendimų nustatymas, sistemos galutinio sąrašo sudarymas.
Verslo procesų modeliavimas ir schematizacijos etape yra nustatomi pagrindiniai verslo procesai ir suprantamos verslo vedimo taisyklės. Šis supratimas yra pagrindas tolimesniam darbui įvertinant ir nustatant funkcionalius reikalavimus naujai sistemai. Verslo procesų modeliavimas leidžia išsamiai įsivaizduoti pagrindinius procesus ir nustatyti verslo vedimo atitinkamose srityse taisykles. Paruoštoje verslo schemoje gali būti kelios taisyklės vienam ir tam pačiam veiksmui. Be to, naudojant tokią schemą galima suprasti ir išskirti pagrindines modernizavimo kryptis. Šis etapas atliekamas kartu su sistemos diegimu. Pagal pateikiamą metodologiją, šis etapas turi eiti prieš diegimą, nes reikia priimti teisingą pasirinkimą, kurio dėka gali sumažėti sistemos diegimo išlaidos ir su tuo susijusi rizika. Siūlomos metodologijos naudą patvirtina tokie faktai, kaip išlaidų sumažinimas dėka egzistuojančių kompanijos funkcionalinių poreikių visapusiško supratimo, greitesnis sistemos diegimas, diegimo išlaidų sumažinimas, kadangi rezultatai, gauti šiame etape, gali būti laikomi naujos sistemos konfigūracijos kriterijais. Išlaidų sumažėjimo dydis gali būti kiekvienai kompanijai skirtingas, priklausomai nuo to, kiek sistema gali būti suderinta su kompanijos poreikiais.
Funkcionalinių reikalavimų nustatymo ir funkcionalinių reikalavimų pilno sąrašo paruošimo etape naudojantis gauta verslo schema, keliami pagrindiniai reikalavimai būsimai programinei įrangai ir įtraukiami į sąrašą su atitinkamu žymėjimu (nuo 0 iki 10, priklausomai nuo kriterijaus svarbumo).
Perspektyvinių sprendimų nustatymo etape vyksta daugiau ar mažiau tinkamų sistemų nustatymas, kurios atitinka kriterijus, verslo procesų modeliavimo ir schematizacijos, funkcionalių reikalavimų nustatymo etapuose.
Sistemos galutinio sąrašo sudarymo etape pagrindinis uždavinys yra galutinai nustatyti tinkamiausias informacijos valdymo sistemas. Tačiau be funkcionalinių galimybių kriterijų ir atitikimų technologiniams reikalavimams reikia atkreipti dėmesį ir į kompanijos-kūrėjo finansinį stabilumą, jo teikiamą palaikymą, tiekėjo diegimo patirtį šioje pramonės šakoje. Tai pat reikia paisyti kompanijų-tiekėjų, kurie yra oficialūs kūrėjų partneriai, pasiūlymų. Jie yra dar vienas kanalas, kuriuo galima gauti techninį palaikymą. Be to, tiekėjai dažnai teikia IT-paslaugų papildomą paketą – labai vertingą šaltinį kompanijai su ribotu biudžetu diegimui ir sistemų aptarnavimui. Toks arba panašus turi būti naujo sprendimo pasirinkimo procesas. Šis metodas padeda sumažinti išlaidas ir minimizuoti riziką, susijusią su korporacinio informacijos valdymo sistemos pakeitimu, tuo labiau, jeigu kalba eina apie tokį reikšmingą korporacinio funkcionavimo elementą kaip resursų valdymas (47).

3.3 Informacijos valdymo sistemų įranga ir struktūra
Norint įsigyti informacijos valdymo sistemą, neužtenka nusipirkti programinę įrangą. Prieš tai reikia nustatyti poreikius, suprojektuoti ir įsigyti techninę įrangą, atitinkančią verslo valdymo sistemos reikalavimus. Visa suprojektuota sistema turi atitikti pagrindinius reikalavimus, kad būtų išvengta nereikalingų kaštų ar praradimų: techninė įranga turi atitikti vis augančius informacijos kiekius organizacijoje, informacija turi būti saugoma nuo nutekėjimo ir stichinių nelaimių. Techninė serverinė įranga turi būti neprieinama ir atskirose patalpose. Saugi informacijos valdymo sistemos schema, kai yra keli skyriai organizacijoje, pateikta žemiau:

17 pav. Informacijos valdymo sistemų įrangos schema
Paveikslėlyje Nr. 17 parodyta kaip atrodo didesnės organizacijos verslo informacijos valdymo techninės įrangos schema. Kiekviename atskirame A,B,C,D,E,F skyriuje yra po serverį, kurio atsarginės kopijos daromos atskirai. Pagrindinis serveris G sinchronizuoja duomenis ir saugo juos visus atskirai. A skyrius, norėdamas gauti F skyriaus informaciją kreipiasi ne į F skyriaus serverį, bet į centrinį serverį G. Tokia struktūra sutrumpina informacijos kelio ilgį ir sumažina pavojų prarasti duomenis. Net jei A skyriuje jie būtų prarasti, centrinis serveris greitai galėtų atstatyti skyriaus duomenis iš savosios kopijos. B,C,D,E,F skyriai nepajustų darbo sutrikimų, kadangi visą A skyriaus informaciją gautų iš G serverio. Sutrikus centrinio serverio darbui, kiekvienas skyrius dirbtų atskirai, negaudamas informacijos iš kitų skyrių, kol nebūtų atstatytas G serveris. Dėl to svarbu, centrinį serverį klasteriuoti (clustering). Klasteriavimas yra populiarus šiandienos IT srityje. Du ar daugiau serverių dirba lygiagrečiai ir sutrikus vieno darbui, tuojau pat jo užduotis perima kitas serveris. (48).

3.4 Informacijos valdymo sistemų apsaugos priemonės
Senesniais laikais, kai nebuvo kompiuterinių sistemų, norint gauti svarbias įmonės ataskaitas ir įrašus buvo taikomos ne kompiuterinės apsaugos priemonės, tokios kaip seifai, užrakintos patalpos ir pan. Šiais laikais naudojamos skaitmeninės technologijos prieigą prie dokumentų padarė daug lengvesnę. Prie kompiuterio sėdintis darbuotojas ar gudrus pašalietis atsitiktinai gavęs prieigą kompiuterio gali rasti ir peržiūrėti beveik visus įmonės dokumentus. Jei konfidencialūs kliento duomenys, finansinės apskaitos, informacija apie darbuotojus, produkto specifikacijos ar kiti svarbūs dokumentai būtų be leidimo peržiūrėti ar išplatinti, padariniai gali būti pražūtingi. Nutekėjus konfidencialiai informacijai, galima prarasti pajamas, galimybę konkuruoti, sąžiningai pirkti ar priimti į darbą žmones, klientų pasitikėjimą ir pan. Pavyzdžiui, jei būtų išplatintas atlyginimų žiniaraštis, galima sulaukti daug nepatenkintų darbuotojų. (45).
Duomenų nutekėjimo apsauga rimtai susirūpinta 1997 metais, kai išleista Windows NT sistema, vėliau buvo tobulinta ir dabar turime Windows 2003 Server. Šioje sistemoje galima nustatyti naudotojų teises kiekvienam dokumentui ar katalogui. Deja, ši sistema daugiau tinka apsaugoti dokumentams ir katalogams, bet ne informacijai verslo valdymo sistemose. Dėl to, verslo valdymo sistemose įdiegtas atskiras saugos valdymo modulis. Bet ir to neužtenka duomenims užtikrinti, dar turi būti pasirūpinta saugiomis patalpomis, kurios apsaugotos nuo vagių ir pašalinių. Duomenų apsauga kainuoja, dėl to ne visų organizacijų vadovai tuo rūpinasi, arba pasirūpina, bet per vėlai. Pasirūpinus duomenų nutekėjimo saugumu, dar negalima būti tikrais, kad informacija saugi. Ji gali dingti stichinės nelaimės ar vagystės atvejais. Tam daromos atsarginės kopijos, kurios transportuojamos į kitą pastatą dėl visiškai pilno saugumo.

3.5 Microsoft Business Solutions – Navision
Šiuo metu Microsoft Business Solutions Navision pavadinimas keičiamas į Microsoft Dynamics NAV. Tačiau šiame darbe Dynamics bus vadinama Navision, kadangi senasis pavadinimas yra dar nepilnai pakeistas net pačio kūrėjo (Microsoft) tinklapiuose, be to šis pavadinimas geriau žinomas. Microsoft Business Solutions Navision yra stambiausia, universalia informacijos (verslo) valdymo sistema. Ji pasirinkta, nes yra pritaikyta vietinei rinkai Lietuvos IT įmonių, kurios turi didžiausią aptarnavimo tinklą, taip pat ši sistema, pasak kūrėjų, turi daugiausia funkcijų. Ši sistema viena populiariausių pasaulyje ir Lietuvoje. Prieš 2001 metus Microsoft Business Solutions Navision buvo žinoma tiesiog kaip Navision. Tai buvo Danijos kompanija pradėjusi darbą 1983 metais ir teikianti įvairius sprendimus verslo informacijos valdymo srityje. Microsoft Business Solutions pradėjo darbą 2002 metais, kai nupirko Navision kompaniją (49).
Microsoft verslo sprendimų sistema Navision – tai kompleksinis integruotas sprendimas, skirtas visų rūšių verslo organizacijos informacijos valdymui automatizuoti. Ši programinė įranga teikia įrankius tiek eilinių darbuotojų kasdieninio darbo automatizavimui, tiek ir priemones vadovams reikalingos agreguotos, realaus laiko analitinės informacijos formavimui. Navision apima daugelį organizacijos sričių (žr. 18 pav.).

18 pav. Informacijos valdymo sistemų sritys

Navision – tai verslo informacijos automatizavimo modulių rinkinys. Standartinius modulius siūlo Microsoft kompanija, o vietinėms rinkoms pritaiko ir specializuotus modulius kuria tarptautiniai partneriai – programinės įrangos kūrimo įmonės (Lietuvoje: Sonex, Sintagma, Alna ir kt.). Lietuvos IT bendrovės naudoja standartinius Navision modulius, prie jų prijungdamos savo sukurtus priedus. Taip sistema tampa beveik pilnai lietuviška (50).
Vadovui ši sistema naudinga dėl daugelio priežasčių. Jis gali stebėti savo organizacijos procesus ir jei reikia įsikišti. Tai taupo laiką, nes galima kurti užduotis darbuotojams, arba org. Skyriams ir matyti kaip jos vykdomos. Galima susikurti detalias ataskaitas, personalo, finansų ir kt. Darbuotojams Navision taip pat naudinga, nes ji suteikia ne tik informaciją, bet leidžia ja keistis su kitais. Čia yra įdiegta darbo laiko apskaita ir užduočių apskaita, palengvinančios darbo planavimą. Atliktas užduotis mato vadovas ir jei veikia motyvacinė kintanti sistema – geriausius darbuotojus galima skatinti. Įmonės finansinių procesų automatizavimo atžvilgiu Navision apima tokias sritis, kaip el. komerciją, kreditinių kortelių atsiskaitymus, mobiliąsias paslaugas, el. pašto, interneto web paslaugas, SMS, Wap, GPRS, atsiskaitymo aparatus ar kasas. Paprastai Navision veikimo principą galima apibūdinti taip: ryšys tarp duomenų bazės, valdymo serverio (DBVS) ir pateikimo sistemos. DBVS – tai duomenų bazės valdymo sistema, t.y. tai tarpininkas tarp duomenų bazės(ių) ir pateikimo sistemų (31, p. 70). Pateikimo sistema įvairiais būdais pateikia vartotojams informaciją. Duomenų bazė – tai duomenų kolekcijos kaupiklis, turintis savo indeksą ir struktūrą. Ji turi mažiausiai formų, bet gali turėti įvairią struktūrą. Šios trys dalys glaudžiai susijusios.
Valdymo serveris atlieka pagrindinį vaidmenį – iš bazės gautus duomenis analizuoja ir perduoda pateikimo sistemai, taip pat pakeistus duomenis perduoda duomenų bazei. Valdymo serveris atlieka ir apsaugos funkciją, autorizuoja naudotojus ir valdo jų veiksmų pagrįstumą. Pateikimo sistema – tai atvaizdavimo sistema, kuri gali būti įvairios grafinės išvaizdos. Ji gali būti darbastalinio, internetinio puslapio ir kt. tipų. Nuo jos priklauso kaip ir iš kur informacijos valdymo sistemos duomenys bus pasiekiami: grafiškai, tekstiškai, ar vaizdiškai, darbo kompiuteryje, internete, ant popieriaus lapo ar mobiliajame telefone. Ji suteikia didesnes galimybes dirbti (51).
Duomenų apsauga įgyvendinta taip pat kruopščiai. Čia galima nustatyti naudotojų teises iki pačių smulkiausių detalių. Visi pakeitimai duomenų bazėje fiksuojami ir nei vienas įrašas neliks nepastebėtas. Klaidų pridarę darbuotojai iš karto bus surasti. Dažniausiai naudotojų teisės nustatomos pagal verslo valdymo modelį piramidę – vadovas gali keisti ir matyti visą informaciją, jo pavaduotojai tik jų vadovo leistą matyti informaciją ir pavaldinių (žr. 19 pav.). Pavaldiniai mato tik savo ir žemiausios grandies darbuotojų duomenis. Informacijos pakeitimai ir įvedimai galimi tik savo skyriuje (52).

19 pav. Piramidės tipo vadovavimo modelis
Microsoft Navision visiškai atitinka Lietuvos rinkos reikalavimus. Sistema leidžia greitai ir patikimai gerinti verslo efektyvumą bei valdymą ir idealiai tinka įmonėms, kurios per trumpiausią laiką norėtų pasinaudoti valdymo sistemos pranašumais tam, kad galėtų susitelkti ties savo verslo pagrindais ir gauti vientisą jo vaizdą:
• Operatyviai gauti, apdoroti ir analizuoti informaciją apie savo verslo įmonės veiklą;
• Sekti visus kritinius parametrus įmonėje;
• Priimti patikimus sprendimus;
• Nuolat reaguoti į greitai besikeičiančias verslo aplinkos sąlygas ir efektyviai planuoti darbą;
• Racionalizuoti verslo procesus;
• Pasiekti aiškumą ir užtikrinti dinamišką verslo plėtrą;
• Sumažinti rankų ir rutiniško darbuotojų darbo kiekį;
• Dirbti realiojo laiko režimu su klientais ir tiekėjais;
• Daugiau žinoti apie savo klientus;
• Naudoti pažangiausias, lanksčiausias ir lengviausias naudoti technologijas.
Didelis šios sistemos privalumas – tai integracija į kitas Microsoft sistemas. Navision lengvai sąveikauja su standartine Microsoft programine įranga, tokia kaip Office, Windows operacinių sistemos įrankiais, SQL serveriu. Dažnai organizacijos darbuotojai jau susipažinę su Microsoft programinės įrangos valdymo principais ir intuityviai suprantama grafika. Tai ženkliai mažina išlaidas darbuotojų mokymui ir leidžia jiems per trumpiausią laiką pradėti dirbti su sistema (53).
Microsoft Navision turi kelis pagrindinius pranašumus prieš kitas, panašias sistemas, kurie yra stiprinami atitinkamais technologiniais komponentais, tokiais kaip pritaikomumas, efektyvumas, patikimumas ir stabilumas. Šios vertybės sudaro verslo informacijos valdymo produkto koncepciją. Dėl to padidėja darbuotojų našumas, konkurencingumas pranašumas, sujungia darbuotojus, klientus ir partnerius. Sistema ypač lengvai ir patogiai valdoma, kiekviename žingsnyje integruoti ir lengvai suprantami sprendimai. Organizacijos valdymo prasme, Microsoft pasirūpino, kad vadovui būtų maksimaliai plačios galimybės kontroliuoti procesus. Sistema leidžia matyti bet kurią padarytą operaciją, ją atšaukti arba pakeisti, gauti „gudrias“ atskaitas, nuspėti, analizuoti padėtį ir darbuotojų veiksmus, kurti užduotis.
Daugelį metų kai nebuvo interneto, buvo sunku kontroliuoti didesnės organizacijos procesus, o globalios kompanijos informacijos valdymas buvo išvis komplikuotas. Atsiradus internetui imta kurti informacijos sistemas, kurios galėtų keistis informacija ne tik tarp miestų, bet ir tarp šalių ar net žemynų. Laikantis šios krypties ir buvo sukurta Navision. Šiuo metu ši sistema pilnai patenkina net pačios didžiausios organizacijos poreikius. Duomenims apsikeisti tarp dviejų žemynų užtenka kelių minučių, o daugeliu atveju tai vyksta realiu laiku. Ši sistema yra paprasta (žr. 20 pav.): yra pagrindiniai serveriai (pažymėti 1,2,3,4 taškais), kurie visą informaciją priima ir apdoroja realiu laiku ir jungia regionus. Regionai turi savo skyrius (mažesni taškai), kurios taip pat jungia ir pateikia informaciją priskirtam pagrindiniam serveriui. Pagal nustatytas taisykles duomenys sinchronizuojami tarp skyrių ir serverių. Sistema protingai taupo išteklius, atnaujindama tik pakeistas informacijos dalis, o ne visą duomenų bazę (54) (žr. 20 pav.).

20 pav. Navision regioninis tinklas
Microsoft Navision technologijų struktūra – tai vienas tarp kito susijusių komponentų, kurie sudaro kompleksiško sprendimo technologinį pagrindą, visuma. Struktūros elementai (moduliai) formuoja architektūrą, kurioje visi komponentai turi savo stropiai apibrėžtus vaidmenis. Ryšiai tarp atskirų modulių funkcijų atliekami, naudojant vieningą duomenų bazę. Informacija į sistemą įvesta vieną kartą, vėliau gali būti apdorojama ir interpretuojama kitų modulių programinių instrumentų funkcijomis (45). Microsoft Navision pasižymi aukštų technologijų naudojimu, žema valdymo kaina ir didele finansinių investicijų į sprendimą grąža, saugumu ir duomenų apsauga, plačiomis galimybėmis integruoti sistemą su išoriniais priedais ir įrenginiais, pritaikymo, palaikymo ir administravimo paprastumu, specialiu diegimo metodu ir įrankiu, skirtu versijai atnaujinti, duomenų atsarginių kopijų darymo ir atstatymo paprastumu ir greitumu.
Nepaisant Navision galimybių ir naudojamų technologijų, ši sistema turi rimtą trūkumą sistema nemažai kainuoja. Nedidelei įmonei pasirinkus tik pagrindinius sistemos modulius tenka pakloti apie 100 000 Lt. Taip pat reikia investuoti į papildomą Microsoft programinę įrangą – serverius bei darbo vietas (55). Paskaičiavus, organizacijai, kurioje Navision naudotų tik 10 darbuotojų, turint kitokią, nei Windows operacinę sistemą, tektų išleisti apie 150 000 Lt. Tai gali būti didelis finansinis smūgis organizacijai. Navision lankstumas baigiasi, kai pradedama kalbėti ne apie Microsoft programinės įrangos suderinamumą su ne Windows operacinėmis sistemomis. Dėl šios priežasties, tik finansiškai tvirtos organizacijos gali įsigyti šią sistemą. Specializuotos organizacijos, norinčios specialaus Navision modulio, mokėtų dar daugiau.
3 skyriaus apibendrinimai. Apibendrinant trečią skyrių galima teigti, kad kiekvienai organizacijai geriausia informacijos valdymo sistema yra kitokia. Besivystančioms, augančioms organizacijoms geriausia rinktis brangesnę, bet lengviau tobulinamą, pertvarkomą informacijos valdymo sistemą. Organizacijoms, kurioms finansai yra labai jautrūs, geriau rinktis pigesnes, bet ne tokias patogias, mažiau funkcijų turinčias informacijos valdymo sistemas. Prieš įsigyjant informacijos valdymo sistemą, reiktų nustatyti organizacijos informacijos procesus, poreikius, taip pat apibrėžti tikslius reikalavimus sistemai. Trečiojo skyriaus teorijoje dažnai akcentuojama, kad neskubant atlikus tokį pirmąjį žingsnį, vėliau sutaupoma kelis kartus.
Informacija organizacijose pasireiškia įvairiomis formomis iš dviejų šaltinių: vidinės ir išorinės organizacijos aplinkos. Norint užfiksuoti reikalingą informaciją iš šių šaltinių, reikia nustatyti organizacijos informacinius poreikius ir pasiruošti juos priimti. Priėmus informaciją reikia ją filtruoti, rūšiuoti ir tik tuomet užfiksuoti. Šį darbą turėtų atlikti tam skirtas organizacijos skyrius. Vėliau informaciją reikia valdyti ir mokėti ja naudotis. Valdyti informaciją padeda informacijos valdymo sistemos, o ją analizuoti gali iš dalies ir ši sistema ir žmonės. Žmonių analitinio darbo rezultatai taip pat turi būti fiksuojami ir kaupiami informacijos valdymo sistemoje.
Svarbu pasirinkti teisingą sistemą, kuri tiktų organizacijos informacijos srautams valdyti ir be abejonės ji turėtų atsipirkti. Kiekviena organizacija turi specifinių reikalavimų, dėl to prieš pasirenkant informacijos valdymo sistemą reikia žinoti informacijos valdymo principus, kad galima būtų sumodeliuoti visus informacijos procesus, kurie vyksta toje kompanijoje ir juos aprašyti. Informacijos valdymo schema organizacijoje, pagal teorinę medžiagą, pateikta paveikslėlyje Nr. 21. Ši schema yra keičiama pritaikant konkrečiai organizacijai, atlikus organizacijos struktūros, informacijos srautų tyrimus.

21 pav. Informacijos valdymo sistemos organizacijoje schema
Valdant informaciją reikia užtikrinti grįžtamąjį ryšį, kontroliuoti informacijos panaudojimą, fiksuoti informacijos pakeitimų istoriją. Informacijos apsauga turi būti įdiegta ir veikti visuose informacijos priėmimo, perdavimo procesuose. Tai turi kontroliuoti organizacijos vadovas, o techninį darbą atlikti informacijos sistemų administratoriai. Duomenų kopijos turi būti saugomos keliais skirtingais būdais, kad išvengti jos praradimo. Siekiant tobulinti informacijos valdymo sistemą būtina sekti informacijos praktinį panaudojimą, skirti dėmesio analitinei veiklai.
Išanalizavus teorinę medžiagą iškilo klausimas: su kokiomis problemomis susiduria Lietuvos organizacijos fiksuojant, kaupiant ir analizuojant informaciją? Kokių priemonių imamasi norint racionaliai naudotis informacija? Kokie informacijos valdymo sistemų trūkumai pasitaiko ir kaip jų išvengti? Tai bandoma atsakyti atliekant tyrimą sekančiuose baigiamojo darbo skyriuose.

4. TYRIMO METODŲ ANALIZĖ IR PAGRINDIMAS
Šis skyrius skirtas aprašyti tyrimo sampratai, pasirinkto tyrimo metodo pagrindimui, naudojamų duomenų surinkimo bei analizės metodų aprašymui.

4.1. Tyrimo metodų analizė
Terminas „tyrimai“ reiškia objektyvų ir kruopštų ieškojimus, esamos padėties nagrinėjimą (56, p. 12). Kiekvienas tyrimas yra pagrindžiamas tam tikra metodika. Tyrimų metodika – tai būdų ir metodų, kuriais atliekami tam tikrų objektų tyrimai ir analizė, visuma. Kokią pasirinkti tyrimo metodiką, priklauso nuo daugelio faktorių ir veiksnių. Kiekvieno konkretaus tyrimo atveju turi būti pagrindžiami rodikliai (rodiklių sistema), pagal kuriuos tiriamas objektas; faktoriai ar veiksniai, kurie daro įtaką tiriamajam objektui; informacijos šaltiniai ir duomenų rinkimo būdai.
Yra žinomi trys pagrindiniai tyrimų tipai (56, p. 12):
• Žvalgomasis – tai bandomasis tyrimas, apima nedidelį kiekį respondentų;
• Aprašomasis – tai tyrimas, kurio dėka gaunami empiriniai duomenys, kurių dėka galima sudaryti sąlyginai vientisą vaizdą apie tiriamą reiškinį.
• Analitinis – tai sociologinės analizės rūšis, kurios tikslas ne tik išsiaiškinti tiriamojo reiškinio struktūros elementus, bet ir sužinoti priežastis, kurios glūdi jo esmėje ir nulemia jo charakterį bei specifiką.
Dažniausiai tyrimai atliekami siekiant nustatyti generalinės visumos tam tikrų savybių tendencijas. Generalinė visuma – tai visuma objekto elementų, apribotų natūraliomis teritorinėmis bei laiko ribomis ir tyrimo programa. Kadangi ištirti visą generalinę visumą praktiškai neįmanoma (labai brangu, reikalauja daug laiko), tyrimai atliekami pasirenkant atrankinę visumą, kurios tyrimo rezultatai dažnai prilyginami generalinei visumai. Atrankinė visuma (tyrimo imtis) – tai lyg sumažinta tyrimo objekto (generalinės visumos) kopija, modelis; tai dalis tam tikru būdu iš visumos išrinktų ir tiesiogiai tiriamų elementų.
Atrankos tipai gali būti (56, p. 20):
• Tikimybinė yra tokia atranka, kurios metu kiekvienas visumos elementas turi vienodą tikimybę patekti į imtį.
• Netikimybinė atranka yra tokia, kurioje tiriamos visumos elementai yra atrenkami ne atsitiktiniu būdu.
Tikimybinė atranka, lyginant su netikimybine, yra pranašesnė tuo, kad tikimybių skaičiavimo metodais atrinkta imtis pakankamai tiksliai atspindi visumą, leidžia paskaičiuoti atrankos paklaidą, o gauti tyrimo rezultatai gali būti išplečiami visai tiriamajai visumai. Kita vertus, tikimybinė atranka turi ir trūkumų: daugeliu atvejų ji yra brangesnė už netikimybinę atranką, reikalauja daugiau laiko ir lėšų paruošiamiesiems darbams.
Atliekant tyrimą, pirmiausia reikia pasirinkti vieną iš trijų pirminių duomenų rinkimo metodų (57, p. 61-80):
• Apklausa – tai susistemintas informacijos iš respondentų rinkimas, pateikus anketą. “Susisteminta” reiškia, kad stengiamasi gauti kuo tikslesnius rezultatus, kad matematiniais statistiniais metodais būtų galima įvertinti jų patikimumą.
• Stebėjimas – informacijos rinkimo metodas, paremtas žmonių elgesio, objektų kaitos, įvykių ar procesų raidos fiksavimu. Jis glaudžiai susijęs su jutiminiu pažinimu, nes bet koks suvokimo procesas siejasi su informacija, kurią pažinimo subjektas jutimo organais gauna iš savo aplinkos. Stebėjimui būdinga ir tai, kad jo rezultatai reikalauja tam tikros interpretacijos, t.y. tam tikro teorinio pagrindimo. Ši aplinkybė labai svarbi tada, kai tiesiogiai stebimas ne pats daiktas ar procesas, o daiktų tarpusavio ryšio arba proceso rezultatas. Apibendrinant stebėjimą galima teigti, kad jam būdingas teorijos vaidmuo – stebėjimo rezultatų, gaunamų specialia matavimo aparatūra, tikslumas ir objektyvumas.
• Eksperimentas – informacijos gavimo būdas, kai tyrėjas sukuria situaciją, kurioje keisdamas vienus aiškiai susietus arba nepriklausomus rodiklius stebi šių pakeitimų poveikį kitiems tiriamos sistemos elementams. Pagrindinis eksperimentinio tyrimo bruožas yra tas, kad tyrėjas apgalvotai kontroliuoja ir manipuliuoja sąlygomis, kurias lemia jį dominančius įvykius. Kitaip tariant, eksperimentas nustato daromus pokyčius vienam kintamajam, dar kitaip vadinamam nepriklausomu kintamuoju, ir įvertina to pokyčio rezultatą kitame kintamajame, vadinamame priklausomu kintamuoju. Šiuo atveju nepriklausomas kintamasis yra tam tikros rūšies stimulas (argumentas), o nepriklausomas kintamasis – atsakymas į tą stimulą (pasekmė).
Apklausa yra labiausiai paplitusi rinkos tyrimuose taikoma duomenų rinkimo forma. Tyrimo metodo esmė – susistemintas informacijos iš respondentų rinkimas, juos apklausiant. Lyginant pagal apklausos metu gaunamos informacijos formą, apklausa gali būti:
• Žodinė (interviu) apklausa labiausiai paplitęs kokios nors problemos tyrimo būdas. Padeda gauti atsakymus į sudėtingus klausimus, kurie gali reikalauti papildomo paaiškinimo.
• Raštiška (anketavimas) apklausa yra tokia, kai į klausimus atsakoma raštu, o anketos išsiunčiamos paštu, per internetą, išdalijamos asmeniškai ar išplatinamos per masinės informacijos priemones. Raštiška apklausa tinka tada, kai klausimų tematika standartizuota, o apklausiamieji ne visada lengvai pasiekiami. Respondentai, užpildę anketas, tuo pat būdu grąžina jas tyrimą atliekantiems asmenims.
Anketinės apklausos metodas numato duomenų rinkimą naudojant anketos blanką (apklausos lapą, klausimyną), kuriame suformuluoti ir tam tikra tvarka išdėstyti klausimai respondentui. Šios apklausos pagrindas yra klausimų sąrašas (anketa). Apklausos dalyku paprastai būna subjektyvi vertinanti apklausiamojo nuomonė apie elgesio motyvus, vertybines orientacijas, kasdieninės veiklos veiksnius, požiūris į aplinką. (57, p. 46)
Anketa – tai duomenų rinkimo instrumentas, kurio taikymas leidžia padidinti tyrimo nuoseklumą ir palengvina duomenų apdorojimą. Tai formalizuotas klausimų rinkinys informacijai iš respondentų gauti. Kitaip sakant, anketa yra į tam tikrą formą bei loginį nuoseklumą sudėliotų klausimų komplektas, kuris naudojamas iš apklausiamųjų informacijai surinkti. Anketos sudarymas reikalauja žinių, profesionalumo ir kūrybinio darbo.
Anketa turi būti aiškiai, nedviprasmiškai ir vienareikšmiškai suprantama. Jos formatas turi būti priderintas prie norimų surinkti duomenų pobūdžio, planuojamų apklausti respondentų skaičiaus, duomenų apdorojimo ir analizavimo metodų. Didelio respondentų skaičiaus apklausai geriau naudoti gerai struktūrizuotas, kompiuteriniam apdorojimui pritaikytas anketas.
Nėra kokių nors vieningų ir aiškių mokslinių principų, kaip galima būtų parengti optimalią anketą. Sudarant anketą, duomenų rinkimo procesui suteikiama forma, nuoseklumas ir vienodumas. Gerai paruoštoje anketoje apklausiamiesiems pateikiami logiškai, nuosekliai, mandagia forma ir suprantamai sudaryti bei išdėstyti klausimai. Kiekvieną anketą reikia projektuoti ir kurti atsižvelgiant į tyrimo tikslus, aiškiai žinant, į kokius pagrindinius klausimus ieškome atsakymų. Kuriant tikslo siekimui pritaikytą anketą reikia atlikti keletą kitų darbų (94):
1. Išsiaiškinti kokios informacijos reikia. Parengti aiškų planą ką anketos pagalba norime išmatuoti ir kokį tikslą ar tikslus pasiekti. Svarbu atsižvelgti, kokio pobūdžio tyrimas atliekamas, į kokius klausimus ieškoma atsakymų, kokias hipotezes norima patikrinti, kokiu būdu respondentų atsakymai padėtų tą padaryti.
2. Pasirinkti apklausos būdą. Anketa atrodys vienaip, kai apklausa vykdoma telefonu, kitaip – kai paštu, trečiaip – kai Internetu ir dar kitaip kai tai asmeninė apklausa.
3. Sudaryti klausimus. Kiekvienas anketos klausimas turi būti susijęs su bendra apklausos tema. Atsakymai į jį turi teikti būtent to pobūdžio informaciją. Kai kuriais atvejais vis dėlto galima pateikti keletą klausimų, tiesiogiai nesusijusių su apklausos tema – anketos pradžioje gali būti pateikiami neutralūs klausimai.
4. Išsiaiškinti ar bus įmanoma atsakyti į klausimus. Tyrinėtojai neturėtų būti įsitikinę, kad respondentai į visus klausimus pateiks tikslius, apgalvotus atsakymus. Kai kurie faktoriai riboja respondento galimybes pateikti reikiamą tyrimui informaciją. Žmogus gali būti nepakankamai informuotas, kai ko neprisiminti. Situacijose, kuriose ne visi respondentai susipažinę su tyrimo tema, neinformuoti pirmiausia pateikiami vadinamieji filtruojantieji klausimai. Jie įgalina tyrėją atrinkti nepakankamai informuotus respondentus.
5. Parinkti klausimų žodyną. Respondentui nesuprantamas žodynas gali lemti jo klaidingus atsakymus. Gali būti, kad nesuprasdamas žodyno respondentas apskritai į klausimus neatsakinės.
6. Parinkti anketos klausimų eiliškumą. Tam tikra tvarka pateikti klausimai gali padėti respondentui tinkamai nusiteikti apklausai, susikaupti, o tyrėjui – palengvinti rezultatų analizę.
7. Išbandyti anketą ir įsitikinti, ar viskas joje yra, kas reikalinga norimai informacijai gauti, ir ar respondentams suprantamai suformuluoti ir tinkamai sudėlioti klausimai.
8. Jei reikės, pataisyti anketą.
Pagal anketose pateikiamų klausimų struktūrą skiriamos trijų rūšių anketos:
• Standartizuota anketa;
• Nestandartizuota anketa;
• Mišri anketa.
Standartizuotos anketos pagrindą sudaro standartizuoto tipo, pasirenkamieji (uždarieji) klausimai, t.y. tokie klausimai, greta kurių nurodomos atsakymų alternatyvos, klausimuose sudaroma atsakymų pasirinkimo galimybė. Respondento prašoma pasirinkti vieną ar kelis iš duotųjų atsakymų variantų.
Nestandartizuota anketa yra tokia, kurioje į pateiktus klausimus respondentai pateikia savo atsakymus, t.y., jiems nėra nurodyta pasirinkti vieną ar kelis galimus atsakymų variantus.
Mišrios anketos klausimyną sudaro ir standartizuoto tipo, ir nestandartizuoto tipo klausimai.
Vienas iš naujoviškiausių anketinės apklausos būdų yra anketų siuntimas elektroniniu paštu. Šis metodas turi tokius privalumus (58):
• Anketos respondentus pasiekia žymiai greičiau nei paprastu paštu. Respondentai anketas gauna per kelias sekundes ar minutes.
• Ekonomiškesnis būdas nei paprasto pašto paslaugos. Sutaupomi pinigai.
• Jokių tarpininkų – elektronines žinutes dažniausiai skaito tik gavėjas.
Dar vienas elektroninio anketavimo privalumas yra tas, kad gaunami tik konkrečiai tyrėją dominantys duomenys, negaunama bereikalinga ir sunkiai analizuojama informacija. Šio apklausos metodo trūkumas yra tai, jog praktiškai neįmanoma užtikrinti respondentų anonimiškumo. Kiekviename elektroniniame pranešime nurodytas jį atsiuntusiojo vardas bei tinklo adresas.
Išanalizavęs tyrimo metodus nusprendžiau, kad man labiausiai tinkantis yra apklausos metodas. Apklausos metu galima gauti susistemintą, konkrečiai dominančią informaciją. Apklausos metu gaunami tikslūs rezultatai, negaunama nereikalingos ir sunkiai analizuojamos informacijos. Apklausos metu gautus duomenis paprasta analizuoti. Mano pasirinktas apklausos duomenų rinkimo metodas – anketų siuntimas elektroniniu paštu, nes jis labiausiai priimtinas dėl galimybės pasiekti respondentus visoje Lietuvoje žymiai greičiau, nei kitais anketavimo metodais, kas yra labai svarbu, turint omeny, kad šio tyrimo laikas buvo labai ribotas. Be to, šis metodas yra ekonomiškas, jis užtikrina tiesioginį bendravimą su respondentais. Taigi elektroninio anketavimo metodas yra geriausia priemonė, leidžianti išanalizuoti Lietuvos organizacijų informacijos organizavimo bei valdymo tendencijas. Tam tikrą anketų skaičių išdalinsiu savo partnerių organizacijose, kadangi didesnis skaičius atsakytų anketų duos tikslesnius rezultatus.

4.2. Tyrimo metodikos pagrindimas
Tyrimo problema: Koks yra Lietuvos organizacijų informacijos valdymo lygis, kokios galėtų būti planavimo, organizavimo ir tobulinimo kryptys? Kaip vertinama informacijos valdymo procesų tyrimai prieš pasirenkant informacijos valdymo sistemą ir kaip jie įtakoja teisingos sistemos pasirinkimą?
Tyrimo tikslas – įvertinti informacijos valdymo svarbumą šiuolaikiniame versle. Nustatyti, kiek organizacijų investicijos į verslo informacines sistemas įtakoja jų darbo efektyvumą. Įvertinti informacijos procesų tyrimų organizacijoje svarbą prieš pasirenkant teisingą sistemą.
Tyrimo uždaviniai:
1. Nustatyti valdomos informacijos kiekį, pasireiškimo būdus ir svarbą versle;
2. Nustatyti informacijos valdymo sistemų naudą Lietuvos organizacijoms;
3. Nustatyti informacijos valdymo procesų tyrimų įtaką teisingos sistemos pasirinkimui;
4. Numatyti teisingų informacijos valdymo sistemų pasirinkimo būdus padėsiančius organizacijoms Lietuvoje.
Tyrimo objektas – informacija, jos pasireiškimas, taikymas ir valdymas organizacijose.
Tyrimo dalykas – Lietuvos organizacijų informacijos procesų organizavimas.
Tyrimo generalinė aibė – įvairios Lietuvos organizacijos.
Tyrimo imtis – 415 organizacijų, atrinktų atsitiktiniu būdu. Imtis sudaryta atsitiktinai pasirinkus Lietuvos organizacijas iš įmonių katalogo.
Tyrimo metodika. Siekdamas nustatyti Lietuvos organizacijų informacijos valdymo organizavimo lygį, jo naudą, planavimo, organizavimo ir tobulinimo kryptis, nusprendžiau vykdyti anketinę apklausą, anketas (žr. priedą Nr. 1) organizacijoms siųsdamas elektroniniu paštu. Mano pasirinkimą sąlygojo greitesnės respondentų pasiekimo galimybės, minimalūs kaštai, tiesioginis respondentų pasiekiamumas. Anketinės apklausos būdu galima greitai ištirti reikiamą tyrimo imtį, gauti konkrečius dominančius rezultatus, negaunant nereikalingos šalutinės informacijos. Anketinės apklausos duomenis paprasta analizuoti. Organizacijos parinktos iš internetinių katalogų atsitiktiniu būdu. Norint atlikti bendrą Lietuvos organizacijų tyrimą buvo stengiamasi, kad tyrime dalyvautų didelės, vidutinės ir smulkios įvairių sričių organizacijos.
Anketos charakteristika. Sudarydamas anketą, siekiau, kad klausimų skaičius neviršytų 30 klausimų, kad jis nevargintų respondentų, tačiau gaučiau pakankamai reikiamos informacijos. Anketos klausimus sudariau remdamasis teorinėje darbo dalyje pateikta informacija. Mano anketą sudaro dvidešimt šeši klausimai. Anketos klausimų informatyvumas apibendrintas žemiau pateiktoje lentelėje.
3 lentelė. Anketos klausimų pagrindimas
Anketos klausimas Gautos informacijos nauda
1. Kokia jūsų organizacijos veiklos rūšis? Šiuo klausimu noriu išsiaiškinti organizacijos veiklos rūšį.
2. Kiek darbuotojų dirba jūsų organizacijoje? Šiuo klausimu noriu išsiaiškinti organizacijos dydį.
3. Kiek metų jūsų organizacija veikia? Klausimas skirtas sužinoti organizacijos amžių.
4. Kaip galėtumėte apibūdinti savo organizaciją? Klausimu noriu išsiaiškinti organizacijos optimistines ir pesimistines nuotaikas.
5. Koks Jūsų amžius? Klausimu noriu išsiaiškinti respondento amžių, kad galėčiau analizuoti požiūrį į informacijos valdymą pagal darbuotojo amžių.
6. Kokiame lygyje dirbate? Klausimas skirtas išsiaiškinti respondento statusą organizacijoje.
7. Šioje organizacijoje dirbate jau Klausimas atskleidžia respondento žinių lygį apie šią organizaciją.
8. Kaip vertinate savo organizacijos galimybes rinkti, analizuoti, panaudoti informaciją? Klausimu norima sužinoti respondento nuomonę apie jo organizacijos informacijos rinkimo kokybę.
9. Kaip gaunate informaciją organizacijoje? Klausimu norima išsiaiškinti kaip organizacija gauna informaciją, ar ją perka.
10. Kas Jūsų organizacijoje dirba su informacija? Norma išsiaiškinti dirbantį su informacija personalą, kad galėčiau įsivaizduoti organizacijos informacijos kelius.
11. Kokie Jūsų organizacijoje fiksuojamos informacijos kiekiai? Noriu išsiaiškinti informacijos, kuri fiksuojama, kiekius.
12. Koks yra darbuotojų kiekis organizacijoje dirbantis su informacija? Klausimas parodys organizacijos darbuotojų santykinį kiekį, kurie dirba su informacija. Pagal tai galima bus spręsti apie pačią organizaciją.
13. Kokia informacija renkama, kaupiama, analizuojama Jūsų organizacijoje? Noriu išsiaiškinti informacijos, kuri fiksuojama, tipus.
14. Kam informacijos rinkimas, kaupimas ir analizavimas labiausiai padeda organizacijoje? Klausimu norima sužinoti kokiai sričiai labiausiai padeda informacijos valdymas.
15. Ar Jūsų organizacijoje vyksta darbuotojų apmokymai dirbti su informacija? Dar vienas klausimas, kuriuo noriu išsiaiškinti organizacijos pažiūrį į informacijos valdymo svarbą.
16. Kokias priemones naudojate informacijai apsaugoti nuo praradimo ir nutekėjimo? Norima suprasti kokiu būdu rūpinamasi informacijos apsauga organizacijoje.
17. Ar Jūsų organizacijoje yra informacijos valdymo sistema? Klausimas skirtas išsiaiškinti ar naudojama informacijos valdymo sistema organizacijoje.
18. Kokia informacijos valdymo sistema naudojama Jūsų organizacijoje? Klausimas skirtas išsiaiškinti kokia naudojama informacijos valdymo sistema organizacijoje.
19. Kam informacijos valdymo sistema daugiausiai naudojama Jūsų organizacijoje? Norima išsiaiškinti kam pagrinde naudojama informacijos valdymo sistema organizacijoje.
20. Ar prieš įsigydami informacijos valdymo sistemą atlikote informacijos procesų tyrimą Jūsų organizacijoje? Šiuo klausimu siekiu išsiaiškinti tyrimų įtaką teisingam informacijos valdymo sistemos pasirinkimui.
21. Kas atliko informacijos procesų tyrimą Jūsų organizacijoje? Šis klausimas leis išsiaiškinti kiek svarbu samdyti informacijos valdymo sistemų specialistus tyrimui atlikti.
22. Ar informacijos valdymo sistema naudojama už organizacijos ribų? Klausimas skirtas išsiaiškinti, ar informacijos kanalai pasiekia išorinį pasaulį.
23. Kas naudoja informacijos valdymo sistemą už organizacijos ribų? Noriu išsiaiškinti kur naudojama informacijos valdymo sistema už organizacijos ribų.
24. Kokie Jūsų manymu informacijos valdymo sistemos trūkumai? Klausimas skirtas išsiaiškinti informacijos valdymo sistemos trūkumus, kad galima būtų spręsti kiek tinka ši sistema organizacijai.
25. Kaip dažnai investuojate į informacijos valdymo sistemą? Šis klausimas pateikia du atsakymus: Ar organizacija tikrai teisingai pasirinko sistemą, jei į ją reikia dažnai investuoti (atsižvelgiant į ankstesnių klausimų atsakymus). Kiek svarbi informacijos valdymo sistema organizacijai.
26. Ar norėtumėte tyrimo rezultatus gauti elektroniniu paštu? Pageidaujantiems respondentams po apklausos elektroniniu paštu išsiunčiami rezultatai.

Tyrimo proceso aprašymas. Žvalgomajam tyrimui buvo parengta ir išplatinta 415 anketų, iš kurių užpildytų grįžo 31. Pateikiant anketas organizacijoms, anketos įvadiniame žodyje paaiškinau tyrimo tikslą, motyvavome atsakymų svarbą, informavau apie anonimiškumo principo išlaikymą tyrimo metu, paaiškinau kaip užpildyti anketą. El. paštu siųstų anketų grįžtamumo laipsnis buvo gana mažas (atsakė tik 21 respondentas) tai yra 5 procentai. Anketos dalintos į rankas grįžo visos, t.y. 10. Visos gautos anketos buvo užpildytos teisingai, t.y., nebuvo sugadintų anketų. Dėl mažo anketų grįžtamumo bei per mažai gautų duomenų tyrimą galima vadinti žvalgomuoju. Negalima teigti, kad jo rezultatai išsamiai reprezentuoja visų Lietuvos organizacijų informacijos valdymo bruožus. Anketinės apklausos rezultatai bei jų analizė pateikiami 5 skyriuje.

5. TYRIMO REZULTATŲ ANALIZĖ IR PATEIKIMAS
Šis skyrius skirtas apibendrinti gautus tyrimo rezultatus, taip pat pateikti organizacijos informacijos valdymo sistemos modelį remiantis tyrimo rezultatais. Tyrimo atliktos apklausos duomenų lentelės pateiktos 2 priede.

5.1. Tyrimo rezultatų analizė
Tyrime dalyvavo 31 organizacija. Iš jų didžioji dalis dirba paslaugų sektoriuje (42 proc.), antrą vietą užima prekybos organizacijos (29 proc.), mažiausiai anketas užpildžiusių buvo gamybos ir mišrios veiklos organizacijų, atitinkamai 16 proc. ir 13 proc. (žr. 22 pav.).

22 pav. Organizacijų dalyvavusių tyrime suskirstymas pagal veiklos sritį, %
Tyrime dalyvavo vidutinės organizacijos turinčios nuo 6 iki 50 darbuotojų (49 proc.), šiek tiek mažiau stambesnių organizacijų turinčių iki 500 darbuotojų (32 proc.), mažiausiai dalyvavo labai smulkių iki 5 ir labai stambių nuo 501 iki 1000 darbuotojų, atitinkamai 10 proc. ir 6 proc. Tyrime dalyvavo tik viena organizacija, turinti virš 1000 darbuotojų (žr. 2 priedą, 2 lentelę). Daugumos organizacijų, kurios dalyvavo tyrime, veiklos trukmė 1-5 metai (35 proc.). Kitų organizacijų, kurių veiklos trukmė ilgesnė, nuo 5 iki 10 metų, tyrime dalyvavo 29 proc., daugiau kaip 10 metų dirbančių – 26 proc.. Pirmus metus veikiančių organizacijų tyrime dalyvavo tik 10 proc. (žr. 23 pav.).

23 pav. Organizacijų dalyvavusių tyrime suskirstymas pagal veiklos trukmę, %
Apklausoje dalyvavusių respondentų amžius buvo nuo 21 iki 30 metų (43 proc.), nuo 31 iki 45 metų (29 proc.), nuo 46 iki 55 metų (19 proc.). Visi kiti respondentai sudarė tik 9 proc. (žr. 2 priedą, 4 lentelę). Anketas užpildė 51 proc. vadovų, 39 proc. vadybinio lygio darbuotojų ir tik 10 proc. vykdytojų (žr. 2 priedą, 5 lentelę). Iš visų apklausos dalyvių 45 proc. dirba organizacijose iki dviejų metų, 29 proc. iki penkių metų, po 13 proc. dalyvių sudarė dirbančių pirmus metus ir daugiau penkių metų (žr. 24 pav.).

24 pav. Tyrime dalyvavusių respondentų darbo stažas organizacijose, %
Tyrimo pradžioje tikėjausi, kad kuo mažesnė organizacija, tuo didesnis skaičius vadovų dirba su informacija. Tačiau tai nepasitvirtino, kadangi tyrime dalyvavusių vadovų santykinis kiekis panašus ir smulkiose ir didesnėse organizacijose (žr. 2 priedą, 7 lentelę). Dėl mažo kiekio tyrime dalyvavusių organizacijų turinčių virš 1000 darbuotojų, negalėjau nustatyti vadovų, dirbančių su informacija, santykinio kiekio (žr. 25 pav.).

25 pav. Vadovų dirbančių su informacija santykis organizacijose, %
Užduodamas klausimus apie organizacijos informacijos srautų kiekius norėjau išsiaiškinti, kokia jų priklausomybė nuo organizacijos veiklos trukmės. Paaiškėjo, jog ypač dideli informacijos srautai būna tik virš 10 metų veikiančiose organizacijose. Visai jaunose ir iki 5 metų organizacijose informacijos kiekiai būna tik maži ar vidutiniai. Daugiausia tyrime dalyvavusių organizacijų informacijos kiekiai buvo vidutiniai (žr. 26 pav.). Tokie rezultatai gauti greičiausiai dėl to, kad informacija nėra apčiuopiama ir sunku apibrėžti, ar jos yra labai daug, vidutiniškai ar mažai, dėl to respondentai pasirinko viduriuką

26 pav. Informacijos srautų kiekių priklausomybė nuo organizacijos veiklos trukmės, %
Tęsdamas tyrimą norėjau išsiaiškinti, kokia informacijos srautų kiekių priklausomybė nuo organizacijos veiklos srities, t.y. kurioje srityje yra didžiausi informacijos kiekiai. Rezultatai parodė, kad tik 8 proc. paslaugų ir 11 proc. prekybos organizacijų turi ypač didelius informacijos srautus. Kitų veiklos sričių organizacijos išvis neturi ypač didelių informacijos srautų. Mažiausius informacijos srautus turi gamybos organizacijos, net 40 proc. jų. Didelius informacijos srautus turi visų veiklos sričių organizacijos (15-25 proc.). Anketos punktą „Vidutiniai informacijos kiekiai“ pažymėjo daugiausiai visų sričių organizacijų respondentų 40-70 proc.. Mišriose organizacijose, kurios dalyvavo tyrime, yra tik vidutiniai ir dideli informacijos kiekiai (25 proc. ir 75 proc.) (žr. 26 pav.).

27 pav. Informacijos srautų kiekių priklausomybė nuo organizacijos veiklos srities, %
Informacija gali būti perkama ir renkama pačių organizacijų. Norėdamas išsiaiškinti, kiek organizacijų perka, o kiek informaciją renka pačios, apklausos anketoje pateikiau tokį klausimą. Paaiškėjo, kad net 76 proc. tyrime dalyvavusių organizacijų informaciją renka pačios, tik 24 proc. perka. Tai parodo, kad taupančios organizacijos gali išsiversti ir pačios rinkdamos informaciją. Net 70 proc. organizacijų, turinčių 501-100 darbuotojų, informaciją perka. Smulkios organizacijos, turinčios vos kelis darbuotojus informacijos iš vis neperka. Yra 7-20 proc. vidutinio dydžio organizacijų, kurios perka informaciją (žr. 2 priedą, 13 lentelę).
Informacijos kiekiai silpnai įtakoja informacijos valdymo sistemos įsigijimą, nes organizacijų, didelius, mažus ir vidutinius informacijos kiekius yra beveik tiek pat: apie 80 proc. turi sistemą, apie 20 neturi. Tik ypač didelius informacijos kiekius turinčios organizacijos visos turi informacijos valdymo sistemas (žr. 28 pav.).

28 pav. Informacijos kiekių įtaka informacijos valdymo sistemos įsigijimui, %
Darbuotojų dirbančių su informacija kiekis nežymiai priklauso nuo organizacijos veiklos. Dažniausia pasitaikė organizacijų, kuriose darbuotojų dirbančių su informacija kiekis neviršijo 30 proc. Pusė mišrios veiklos organizacijų turi apie 50 proc. darbuotojų dirbančių su informacija (žr. 2 priedą, 12 lentelę).
Organizacijos, turinčios informacijos valdymo sistemą dažniausiai renka, kaupia ir analizuoja informaciją apie klientus, net 65 proc., finansinę informaciją, net 68 proc. ir personalo informaciją, 60 proc. Mažiausiai tokios organizacijos renka, kaupia ir analizuoja gamybos informaciją, tik 20 proc. Organizacijos, kurios neturi informacijos valdymo sistemos, dažniausiai valdo finansinę informaciją, 67 proc. ir personalo informaciją, 60 proc. Mažiausiai tokios organizacijos kaupia informaciją apie kitas organizacijas, tik 15 proc. (žr. 29 pav.). Taip yra greičiausiai dėl to, kad šią informaciją sunkiausia rinkti, kaupti, analizuoti be informacijos valdymo sistemos. Finansinę ir personalo informaciją kaupia abiejų tipų organizacijos panašiai, nes tai neišvengiama informacija, kurią jos privalo kaupti.

29 pav. Informacijos kiekių įtaka informacijos valdymo sistemos įsigijimui, %
Spėjau, jog klestinčiose organizacijose darbuotojų dirbti su informacija apmokymai vyksta dažniau, nei organizacijose, kurių finansiniai rodikliai prastėja. Tai ne visiškai pasitvirtino, kadangi darbuotojų apmokymai dirbti su informacija vyksta panašiai abiejų tipų organizacijose. Tačiau apklausoje dalyvavusiose organizacijose, kurios ne itin sėkmingai veikia, darbuotojų apmokymai, kaip dirbti su informacija, visiškai nevyksta. 80 proc. organizacijų, kurios neturi informacijos valdymo sistemos, neapmoko darbuotojų dirbti su informacija (žr. 2 priedą, 16 lentelę). Tai yra logiška, kadangi sistemos dažniausiai reikalauja specialaus apmokymo, o su įprastais informacijos kaupimo, rinkimo, analizavimo būdais darbuotojams apmokymų retai prireikia.
Tyrimas parodė, jog informacijos rinkimas, kaupimas ir analizavimas organizacijoje labiausiai padeda finansinėms ataskaitoms sudaryti (58 proc.), greitesniam prisitaikymui prie kintančių rinkos sąlygų (42 proc.), veiklos kaštų mažinimui ir pajamų didinimui (38 proc.). Teisingus sprendimus priimti informacijos rinkimas, kaupimas ir analizavimas padeda 35 procentams organizacijų. Gauti veiklos kokybės analizes, valdyti organizacijai informacijos rinkimas, kaupimas, analizavimas padeda tik 22-25 procentams organizacijų. Mažiausiai organizacijoms darbas su informacija padeda naujų rinkų paieškai (tik 15 proc.), greičiausiai dėl to, kad naujų rinkų reikia ieškoti kitais būdais, pavyzdžiui dalyvaujant parodose (žr. 30 pav.).

30 pav. Informacijos rinkimo kaupimo ir analizavimo nauda organizacijoms pagal sritis, %
Informacija yra naudinga, tačiau ją reikia apsaugoti, kad ji nepakliūtų asmenims, kurie galėtų panaudoti asmeniniams ar organizacijai kenksmingais tikslais. Informacijai apsaugoti organizacijos naudoja įvairius apsaugos būdus. Dažniausiai pasitaikantys du būdai stambiose organizacijose, turinčiose 500-1000 darbuotojų, yra fizinė informacijos apsauga ir ribotas priėjimas prie informacijos. Taip atsakė visos tokio dydžio organizacijos. Vidutinio dydžio organizacijos saugo informaciją įvairiomis priemonėmis panašiai. Smulkios organizacijos, turinčios iki penkių darbuotojų, dažniausiai informaciją saugo fiziškai, kompiuterizuotai, taip pat turi specifinę apsaugą. Organizacija, turinti virš tūkstančio darbuotojų į anketos klausimą „kokias informacijos apsaugos priemones naudojate“ atsakė vienareikšmiškai – „darome informacijos atsargines kopijas“ (žr. 2 priedą, 18 lentelę). Teigti, kad tokia apsauga taikoma visose didelėse organizacijose negalima, nes tyrime jų dalyvavo tik viena.
Bendrai analizuojant organizacijas, didžiausias dėmesys skiriamas ribotam priėjimui prie informacijos (89 proc.) ir fizinei informacijos apsaugai (90 proc.). Tai rodo, kad informacijos nutekėjimas yra svarbus reiškinys šiuolaikinėse organizacijose. Taip pat nemažai dėmesio (73 proc.) organizacijos skiria informacijos atsarginių kopijų darymui (žr. 2 priedą, 19 lentelę).
Informacijos valdymo sistemos organizacijos išorėje dažniausiai naudojamos filialuose (45 proc.). Klientai ir partneriai sistemas už organizacijos ribų naudoja po lygiai (27 proc.) (žr. 2 priedą, 27 lentelę). Kai informacijos valdymo sistema naudojama organizacijos išorėje, populiariausios informacijos apsaugos priemonės yra: ribota prieiga prie informacijos (86 proc.), atsarginių kopijų darymas (86 proc.) ir kompiuterizuota apsauga (86 proc.) (žr. 31 pav.).

31 pav. Inf. apsaugos priemonės kai informacijos valdymo sistema org. išorėje ir viduje, %
Informacijai valdyti ir kaupti yra sukurta daug informacijos valdymo sistemų, ir didžioji apklaustų organizacijų jas naudoja (net 80 proc.). Didesnė dalis organizacijų informacijos valdymo sistemą yra nusipirkę (56 proc.). Tačiau didelė dalis organizacijų pačios susikūrė informacijos valdymo sistemą (44 proc.) (žr. 32 pav.).

32 pav. Pirktos ir pačių sukurtos informacijos valdymo sistemos, %
Informacijos valdymo sistemos naudojamos įvairiems tikslams. Daugiausia organizacijų jas naudoja informacijai fiksuoti ir kaupti (net 95 proc.), informacijai analizuoti (62 proc.). Valdyti organizacijos ištekliams ir gauti informacijai, informacijos valdymo sistema naudojama 24 proc. organizacijų. Veiklos planavimui ir valdymui informacijos valdymo sistemą naudoja tik 20 procentų apklaustų organizacijų (žr. 33 pav.).

33 pav. Informacijos valdymo sistemų naudojimas pagal sritis, %
Išskiriant atskiras informacijos valdymo sistemas pagal panaudojimą, atsiskleidžia atskirų sistemų funkcijos. 33 paveiksle pavaizduota kiekvienos informacijos valdymo sistemos panaudojimo sritys. Informacija apie klientus kaupiama daugiausia naudojo Directo sistemą. Informacija apie kitas organizacijas daugiausia kaupiama Compiere sistemoje. Rinkos informacija daugiausia kaupiama iPyramid.bizlogic sistemoje. Personalo ir finansinei informacijai kaupti naudojamos visos minėtos sistemos panašiai. Gamybos informacijai kaupti ir valdyti daugiausia naudojama pačių sukurta sistema. Manau, kad geriausia sistema ta, kuri gali būti panaudota įvairioms sritims. Tokios yra Microsoft Navision ir pačių sukurtos informacijos valdymo sistemos. Mažiausiai sričių gali aptarnauti iPyramid.bizlogic sistema (žr. 34 pav.).

34 pav. Atskirų informacijos valdymo sistemų panaudojimas pagal sritis, %
Norint įsigyti teisingą informacijos valdymo sistemą, reikia gerai žinoti organizacijos informacijos kiekius, formas, srautus. Todėl reikia atlikti informacijos srautų organizacijoje tyrimą. Pagal anketų duomenis, 64 proc. organizacijų, turinčių informacijos valdymo sistemą, atliko informacijos srautų tyrimus (žr. 2 priedą, 24 lentelę). Daugiausia tokius tyrimus atlieka nuo 1 iki 5 metų veikiančios organizacijos (34 proc.) ir virš 10 metų veikiančios organizacijos (31 proc.). Tyrimų neatliko jaunesnės negu metai organizacijos, greičiausiai dėl to, kad dar nespėjo to padaryti (žr. 2 priedą, 26 lentelę). Visa tai rodo, kad tyrimams teikiama pakankamai didelė reikšmė. Tačiau tyrimas nelygus tyrimui, t.y. jis turi būti atliktas pagal tam tikras taisykles. Didesnė dalis organizacijų taupydamos informacijos srautų tyrimus atliko pačios (63 proc.) (žr. 2 priedą, 25 lentelę). Pagal tai galima spręsti, jog informacijos tyrimų specialistai dar nėra labai vertinami. Tyrimus dažniausiai atlieka tos organizacijos, kuriose informacijos srautai yra ypač dideli (100 proc.) ir vidutiniai (71 proc.). Mažiausiai – kai informacijos kiekiai maži (25 proc.) (žr. 2 priedą, 28 lentelę).
Kad ir kaip padėtų organizacijai informacijos valdymo sistemos, visada susiduriama su tam tikrais jų trūkumais. Tyrime dalyvavusiems respondentams didžiausias informacijos valdymo sistemos trūkumas yra specialių funkcijų nebuvimas (48 proc.). Techninius nesklandumus pasirinko 36 procentai apklausos dalyvių. Sunkus informacijos atnaujinimo procesas taip pat dažnai pasitaikantis trūkumas, net 24 procentams respondentų. Didelės išlaidos atnaujinant ir tobulinant sistemą, didelės išlaikymo išlaidos – tokius trūkumus įvardino tik 16 proc. respondentų. Mažiausiai pasitaikantis trūkumas (4 proc.) yra mažesnis informacijos saugumas naudojant informacijos valdymo sistemą. Nepaisant išvardintų trūkumų, 20 procentų apklausos dalyvių atsakė, jog jų informacijos valdymo sistema neturi trūkumų (žr. 35 pav.).

35 pav. Informacijos valdymo sistemų trūkumai, %
Analizuojant informacijos valdymo sistemas, išskirsiu pačių sukurtų ir pirktų sistemų dažniausiai pasikartojančias problemas. Pačių sukurtose sistemose dažniausiai pasitaiko specialių funkcijų trūkumas ir techniniai nesklandumai. Pirktose sistemose daugiau problemų su informacijos atnaujinimu, didelėm išlaidom atnaujinant, tobulinant, išlaikant sistemas. Galima pasakyti, kad dažniau pasitaikanti sistema, kuri neturi trūkumų yra pačių sukurta, 10 proc. dažniau nei pirktose sistemose (žr. 2 priedą, 30 lentelę).
Taip pat svarbu išsiaiškinti, kokių problemų daugiau pasitaiko informacijos valdymo sistemose, kai informacijos srautų tyrimai atliekami ir neatliekami. Pagal tyrimo duomenis galima spręsti, kad techninių nesklandumų, trūksta specialių funkcijų, didelės išlaikymo išlaidos dažniau būna, kai tyrimai neatliekami. Atlikus tyrimą sistemos dažniau neturi arba turi mažiau trūkumų (žr. 36 pav.).

36 pav. Informacijos valdymo sistemų trūkumai, kai atliekami ir neatliekami tyrimai, %
Išsiaiškinus daugiau pasitaikančius trūkumus ir situacijas informacijos valdymo sistemose, kai jie atsiranda, galima lengviau apsispręsti, ar daryti informacijos srautų tyrimus ar ne. Tačiau dar yra daug kriterijų, kurie yra naudingi apsisprendžiant. Svarbu, kad informacijos valdymo sistema atsipirktų. Neatsipirkti ji gali dėl daugelio priežasčių, pavyzdžiui nebuvo pakankamai naudinga, nepakankamai palengvino organizacijos informacijos valdymą, reikalavo per didelių investicijų į sistemą. Organizacijos, kurios ne pačios kūrė, o pirko informacijos valdymo sistemas investuoja į jas tik šiek tiek dažniau. Tris kartus daugiau organizacijų investuoja į informacijos valdymo sistemas tuomet, kai jos jas ne pačios kūrė, o pirko (žr. 2 priedą, 33 lentelę). Tai reiškia, kad pačių sukurta sistema geriau pritaikyta organizacijos poreikiams, o pirkta sistema reikalauja nuolatinių tobulinimų. Kas metus, kas du metus, kelis kartus į du metus investuoja panašus skaičius organizacijų, kurios pirko ir kurios patys kūrė informacijos valdymo sistemas.
Turint informacijos valdymo sistemą atsiveria didelės galimybės manipuliuoti informacija. Telieka gauti informaciją. Tyrimo rezultatai parodė, jog organizacijų, kuriose buvo apmokomi darbuotojai dirbti su informacija, buvo daugiau puikiai ir gerai sugebančių rinkti, analizuoti ir panaudoti informaciją (žr. 2 priedą, 36 lentelę). Organizacijų, kurios neapmoko darbuotojų dirbti su informacija, yra mažesnės galimybės rinkti, analizuoti ir panaudoti informaciją. Tai įrodo, kokie yra svarbūs darbuotojų apmokymai (žr. 37 pav.).

37 pav. Galimybių valdyti inf. priklausomybė nuo darbuotojų apmokymo dirbti su inf., %
Tyrimo pabaigoje norėjau išsiaiškinti organizacijų sėmės priklausomybę. Pagal gautus anketinius duomenis apskaičiavau, kad organizacijos sėkmė labai nežymiai priklauso nuo to, ar darbuotojai buvo apmokomi dirbti su informacija, ar ne (žr. 2 priedą, 37 lentelę). Tačiau tam tikrus sėkmės priklausomybės požymius pastebėjau tirdamas jos priklausomybę nuo to, ar organizacija turi informacijos valdymo sistemą. Dažniau nesėkmingai veikia tos organizacijos, kurios neturėjo informacijos valdymo sistemos. Visiškai nesėkmingai veikiančios organizacijos visos turėjo informacijos valdymo sistemas, tačiau manau, kad jų nesėkmės priežastys kitos (žr. 2 priedą, 38 lentelę).
Atlikus tyrimą galima pateikti tokius jo rezultatų apibendrinimus:
• Kuo organizacijos didesnės, tuo didesni informacijos kiekiai jose yra.
• Didžiausi informacijos srautai yra mišriose ir prekybos organizacijose.
• Didžioji dalis organizacijų pačios renka informaciją, o ne ją perka.
• Smulkios organizacijos informacijos neperka, o renka pačios, stambios ir perka ir renka.
• Informacijos srautų kiekiai neįtakoja organizacijos apsisprendimo įsigyti informacijos valdymo sistemą.
• Visos ypač didelės organizacijos turi informacijos valdymo sistemas.
• Darbuotojų, dirbančių su informacija, kiekio padidėjimas nežymiai priklauso nuo organizacijos veiklos.
• Organizacijos, turinčios informacijos valdymo sistemas, dažniausiai kaupia finansinę, personalo ir informaciją apie klientus.
• Ne itin sėkmingai veikiančios organizacijos nevykdo darbuotojų apmokymų su informacija.
• Didžioji dalis organizacijų, kurios neturi informacijos valdymo sistemų, darbuotojų apmokymų dirbti su informacija neatlieka.
• Informacijos rinkimas, kaupimas ir analizavimas labiausiai padeda finansinėms ataskaitoms sudaryti, greitesniam prisitaikymui prie kintančių rinkos sąlygų, bei veiklos kaštų mažinimui.
• Populiariausi informacijos apsaugos būdai yra fizinė jos apsauga ir ribotas priėjimas prie informacijos.
• Informacijos valdymo sistemos išorėje dažniausiai naudojamos filialuose.
• Organizacijos, kurios naudoja informacijos valdymo sistemas už jos ribų, informacijos apsaugos priemones dažniausios: ribotas priėjimas prie informacijos, atsarginių kopijų darymas, kompiuterizuota apsauga.
• Didžioji dalis organizacijų ne pačios kuria, bet perka informacijos valdymo sistemas.
• Informacijos valdymo sistemos dažniausiai naudojamos informacijai fiksuoti ir kaupti ir informacijai analizuoti.
• Plačiausio panaudojimo informacijos valdymo sistemos yra Microsoft Navision ir pačių sukurtos sistemos.
• Didžioji dalis organizacijų, prieš įsigydamos informacijos valdymo sistemą, atlieka informacijos tyrimus.
• Informacijos srautų tyrimai organizacijose dažniausiai atliekami ne samdant specialistus, bet pačių.
• Didžiausias informacijos valdymo sistemų trūkumas – trūksta specialių funkcijų.
• Įsigytose informacijos valdymo sistemose daugiau pasitaiko problemų, susijusių su informacijos atnaujinimu, didelėm išlaidomis atnaujinat, tobulinant, išlaikant sistemą, nei pačių sukurtose.
• Informacijos valdymo sistemos dažniau neturi trūkumų, kai prieš jų įsigijimą buvo atlikti informacijos srautų tyrimai.
• Pačių organizacijų sukurtos sistemos geriau pritaikytos organizacijų poreikiams, nei pirktos, tačiau sukurti savo sistemą dažnai yra brangiau nei pirkti.
• Didesnė dalis organizacijų, kurios puikiai ir gerai sugebėjo rinkti, kaupti, analizuoti informaciją, buvo vykdžiusios darbuotojų apmokymus dirbti su informacija.
• Dažniau nesėkmingai veikia tos organizacijos, kurios neturi informacijos valdymo sistemos.

5.2. Informacijos valdymo sistemų organizacijose planavimo modelis
Remiantis atlikto tyrimo rezultatais ir teorine medžiaga, galima sudaryti praktinių veiksmų modelį, užtikrinantį sėkmingą informacijos rinkimą, saugojimą, analizavimą ir panaudojimą organizacijose naudojant informacijos valdymo sistemas (žr. 38 pav.).

38 pav. Informacijos valdymo sistemų organizacijose planavimo modelis
Remiantis baigiamojo darbo teorija ir atlikto tyrimo duomenimis, sėkmingam informacijos kaupimui, valdymui ir analizei siūlau sudaryti informacijos valdymo sistemų organizacijose planavimo modelį. Modelio sudarymas apima informacijos srautų stebėjimą, padidėjimą, poreikio atsiradimą valdyti informaciją ir įsigyti informacijos valdymo sistemą. Informacijos srautų tyrimas reikalingas nustatyti organizacijoje esamos informacijos pasireiškimo būdams, formoms, kiekiams ir poreikiams. Tyrimas gali būti atliktas pačios organizacijos arba samdant specialistus. Šiame darbe jau išsiaiškinta, jog atliekant tyrimą samdant specialistus, parenkama labiau atitinkanti organizacijos informacijos valdymo poreikius sistema. Gavus tyrimo rezultatus ir apibendrinus juos, nustatoma organizacijos informacijos valdymo poreikiai. Vėliau turėtų būti atliekama informacijos valdymo sistemų rinkoje pasiūlos analizė. Tiriamos informacijos valdymo sistemos, jų galimybės, kaina, priežiūros ir tobulinimo kaštai, atitikimas organizacijos poreikiams, galimybės pritaikyti. Po to turėtų būti nusprendžiama, kokią informacijos valdymo sistemą įsigyti. Įsigijus informacijos valdymo sistemą dažniausiai reikią ją pritaikyti pagal organizacijos poreikius. Kuo trumpiau vykdomas pritaikymas, tuo reiškia geriau sistema parinkta organizacijai. Po sistemos pritaikymo turėtų vykti darbuotojų apmokymai dirbti su informacija ir informacijos valdymo sistema. Šis veiksmas nėra brangus organizacijai, tačiau kai kurie vadovai mano, kad apmokymai nėra reikalingi. Neatlikus darbuotojų apmokymų, informacijos rinkimo, kaupimo, analizės galimybės gali sumažėti. Atlikus darbuotojų apmokymus, pradedamas darbas su įsigyta informacijos valdymo sistema. Vėliau turėtų vykti atsakingų darbuotojų, kurie rūpintųsi sklandžiu sistemos veikimu, apsaugos priemonėmis, naudotojų teisių priskyrimu. Bet kurią informacijos valdymo sistemą reiktų prižiūrėti ir šalinti pastebėtus trūkumus, tai darytų paskirti atsakingi asmenys. Tam tikrą laika vyktų sistemos naudojimas, informacinis analitinis procesas. Laikui bėgant, keičiantis rinkos sąlygomis, organizacijos struktūrai, informacijos valdymo sistema gali pradėti neatitikti visų poreikių. Norint pritaikyti ją tolimesniam sėkmingam naudojimui, būtina atlikti antrinį organizacijos informacijos srautų tyrimą, pagal kurį vykdoma informacijos valdymo sistemos papildomų funkcijų diegimas ir tobulinimas. Galima teigti, kad organizacija, turinti pilnai pritaikytą jos poreikiams informacijos valdymo sistemą, apmokytus darbuotojus, turi didesnes galimybes prisitaikyti prie kintančių rinkos sąlygų, padidinti konkurencinį pranašumą, sumažinti veiklos kaštus, padidinti pajamas, racionaliai naudoti ir valdyti organizacijos išteklius, o svarbiausia – priimti teisingus sprendimus. Teisingi sprendimai priimami dėka greito informacijos gavimo ir analizės organizacijoje. Pateiktas modelis skirtas tam užtikrinti.

IŠVADOS
1. Informacija yra visose organizacijose. Informacija turi labai didelę reikšmę organizacijoms, jų sėkmingai veiklai. Informacija pasireiškia įvairiausiomis formomis, vykdant kiekvieną veiksmą, atliekant bet kokią operaciją. Informacija gali būti naudinga, tačiau tuo pačiu ir klaidinga, pasenusi, netiksli, neaiški. Išvengus šių trūkumų, mokant ją panaudoti, informacija tampa naudinga.
2. Informacija, kuri yra nepasenusi, tiksli, aiški organizacijai yra naudinga. Organizacija, mokanti racionaliai rinkti, valdyti, analizuoti ir naudotis informacija gauna naudą: greičiau prisitaiko prie kintančių rinkos sąlygų, padidina konkurencinį pranašumą, sumažina veiklos kaštus, padidina pajamas, racionaliai naudoja ir valdo organizacijos išteklius, lengviau priima teisingus sprendimus.
3. Organizacija, norėdama padidinti informacijos valdymo ir analizavimo efektyvumą, turi nustatyti savo organizacijoje pasireškiančios informacijos šaltinius, formas, tipus ir kiekius. Būtina išsiaiškinti poreikius informacijos valdymo sistemai įsigyti. Norint įsigyti teisingą informacijos valdymo sistemą, kuri atitiktų organizacijos poreikius reikia atlikti informacijos srautų tyrimus.
4. Norint efektyviai valdyti informaciją ir išlaikyti jos vertę bei apsisaugoti nuo nesėkmių, būtina atkreipti dėmesį į šiuos komponentus:
• Atlikti darbuotojų apmokymus dirbti su informacija ir informacijos valdymo sistema;
• Paskirti atsakingus asmenis rinkti, kaupti, analizuoti ir atnaujinti informaciją;
• Priskirti atsakingus asmenis rūpintis informacijos saugumu;
• Susipažinti su informacijos valdymo metodais, sudaryti darbo su informacija taisykles.
• Pasirūpinti informacijos pateikimu, jo būdais organizacijoje;
• Ieškoti informacijos valdymo trūkumų ir juos šalinti;
• Fiksuoti informacijos panaudojimo patirtį ir ja naudotis.
Valdant informaciją, visi jos pakeitimai turi būti fiksuojami, kad esant reikalui, informaciją galima būtų atstatyti. Svarbu fiksuoti informacijos panaudojimo patirtį, sprendimus, kad jais ateityje galima būtų pasinaudoti.
5. Tyrimo rezultatai parodė šias tendencijas:
• Lietuvoje dar įprasta rinkti informaciją pačioms organizacijoms. Samdyti specialistus ar pirkti informaciją iš ją teikiančių informaciją organizacijų – nepopuliaru.
• Ištirtų organizacijų informacijos valdymo lygis yra gana aukštas: didžioji dalis organizacijų naudoja informacijos valdymo sistemas
• Nemaža dalis organizacijų atlieka darbuotojų apmokymus dirbti su informacija ir informacijos valdymo sistemomis.
• Daugiausiai pasitaikanti problema informacijos valdymo srityje – neatliekami tyrimai prieš įsigyjant informacijos valdymo sistemą. Problema išsprendžiama skyrus papildomų lėšų sistemos pritaikymui pagal organizacijos poreikius. Tačiau dažnai geresnis kelias – atlikti informacijos srautų tyrimą ir įsigyti naują informacijos valdymo sistemą.

LITERATŪRA
1. Vikipedia enciklopedija. Iš Vikipedia.[Žiūrėta 2006.02.20]. Prieiga per internetą:
2. Tarptautinių žodžių žodynas.-Vilnius; Mintis, 1969.
3. Jasinskis D. Informacijos vertė. [Žiūrėta 2006.03.01] Prieiga per internetą:
4. Кузнецов И. Н. Учебник по информационно-аналитической работе, Москва, 2001. ISBN 5-8153-0215-5.
5. Terminų žodynas. Iš MII. [Žiūrėta 2006.03.02] Prieiga per internetą:
6. Mitrikas T. Kaip nesuklysti renkantis verslo valdymo sistemą, //Vadovo pasaulis – 2003/10.
7. Brazaitis Z. Verslo vadybos informacinės sistemos / Brazaitis Z. / Vilnius, 1998. ISBN: 9986-776-67-8.
8. Claude Shannon. [Žiūrėta 2006.03.04] Prieiga per internetą:
9. Симонович C.B. Информатика. Базовый курс. Питер, 2000. ISBN: 5804601342.
10. Enciklopedija. – Vilnius; Mokslas, 1978.
11. Informacinės sistemos. Iš VDU. [Žiūrėta 2006.03.06] Prieiga per internetą:
12. Informacijos ir informatikos raidos etapai. Iš Informacinės technologijos. [Žiūrėta 2006.03.08]. Prieiga per internetą:
13. Mokslo samprata. Iš Informatika. [Žiūrėta 2006.03.11]. Prieiga per internetą: http://www.ik.ku.lt/lessons/konspekt/moksldarb/mokslo_samprata.htm>
14. Simanauskas L. Informacijos vertinimas. Iš VU. [Žiūrėta 2006.03.11] Prieiga per internetą:
15. Bieliūnas M. Žinių vadybos praktinis taikymas. Iš VU. [Žiūrėta 2006.03.14] Prieiga per internetą:
16. Wiig, K.M. (1997), Knowledge Management. An introduction and perspective. Journal of Knowledge Management, Vol. 1, No 1.
17. Atkočiūnienė Z., Miežinienė A., Kompiuteriniai informacijos ištekliai. Iš PPRC. [Žiūrėta: 2006.03.14] Prieiga per internetą:
18. Drucker P.Interview, CIO Magazine – Meeting of mind. Iš CIO Magazine. [Žiūrėta 2006.03.15]. Žiūrėta per internetą:
19. Barčkutė O. Šiuolaikinės verslo organizacijos išteklių vadybos filosofija. Iš VU. [Žiūrėta 2006.03.15] Prieiga per internetą:
20. Malhotra Yogesh. From Information Management to Knowledge Management. Iš Brint. [Žiūrėta 2006.03.18] Prieiga per internetą:
21. Aušra A. Mokslinės elektroninės bibliotekos vaidmuo vystant profesines kompetencijas. Iš ELibrary. [Žiūrėta 2006.03.19] Prieiga per internetą:
22. Lukošiūtė R. Informacijos įtaka organizacijos valdymo sprendimams. Iš LŽUU. [Žiūrėta 2006.04.20] Prieiga per internetą
23. Kurlavičius A. Informacinių sistemų projektavimo metodai ir technologijos. Iš KTU. [Žiūrėta 2006.03.20] Prieiga per internetą
24. Murray Philip C. Information, knowledge and document maganment technology. Iš KTIC. [Žiūrėta 2006.03.24] Prieiga per internetą:
25. Веревченко А. П. Информационные ресурсы для принятия решений, 2002. ISBN: 5-88687-120-9.
26. Komunikacijos ir informacijos žinijos kultūriniai aspektai. Iš VU. [Žiūrėta 2006.03.24]. Prieiga per internetą:
27. „Verslo žinios“, Konsultacijos vadovui. Vilnius; Verslo žinios; 2006. ISBN 9955-460-21-0
28. Goods and Services. Iš CLS Legal. [Žiūrėta 2006.03.24] Prieiga per internetą:
29. Augustinaitis A. Informacijos menedžmentas: aksiomos ir teoremos, Informacijos mokslai, 1996. – Nr.4.
30. Malhotra Y. Interview // žurn. CIO Magazine – Chief Information Officer. [Žiūrėta 2006.03.26] Prieiga per internetą:
31. Enciklopedinis žinynas, – Kaunas; Jotema. 2005. ISBN 9955-13-045-8.
32. Augustinaitis A. Žinių vadyba: formaliojo ir informacinio organizavimo santykis. Iš VU. [Žiūrėta 2006.03.29] Prieiga per internetą:
33. Olaisen J. Information management: A Scandinavian Approach. – Oslo: Scandinavian University Press, 1993. -343 p.
34. Polanyian Integrative Philosophy and A Neo-Polanyian Medical Epistemology. Iš KFKI. [Žiūrėta 2006.04.01] Prieiga per internetą:
35. Intellectual Capital. Iš “Skandia Insurance Group”. [Žiūrėta 2006.04.01] Prieiga per internetą:
36. Sveiby K. E. What is knowledge management? Iš Sveiby. [Žiūrėta 2006.04.01], Prieiga per internetą:
37. Karinauskaitė E. Informacijos vadyba organizacijoje. Iš VU. [Žiūrėta 2006.04.01] Prieiga per internetą:
38. Singleton S. Freedom of Information Act: How to Use the Act to Obtain Essential Information for Your Organization. Thorogood, 2006. ISBN: 1854183478
39. Informacijos vadybos samprata. Iš VU. [Žiūrėta: 2006.04.02] Prieiga per internetą:
40. Interneto sodai. Iš IPC. [Žiūrėta 2006.04.02]. Prieiga per internetą: < http://www.ipc.lt/wg/php/wg.php?zs=5&zn=18>
41. Evernden R. Information First, First Edition : Integrating Knowledge and Information Architecture for Business Advantage. Oxford. 2003. ISBN: 0-7506-5858-4
42. Sustainable Competitive Advantage. Iš Saunderslog. [Žiūrėta 2006.04.08] Prieiga per internetą: http://saunderslog.com/2004/11/21/sustainable-competitive-advantage/
43. PENKI IT Naujienos. Iš Penkių kontinentų. [Žiūrėta 2006.04.09] Prieiga per internetą:
44. Akhilesh Tuteja, Enterprise Resource Planning. Iš CollegePark. [Žiūrėta: 2006.04.10] Prieiga per internetą:
45. Microsoft Corporation verslo portalas. Iš Microsoft. [Žiūrėta 2006.04.12]. Prieiga per internetą:
46. DB trijų lygių architektūra. Iš KTU. [Žiūrėta 2006.04.12]. Prieiga per internetą: <
47. ERP enciklopedija: Kompanijos resursų planavimas. Iš Intertrust. [Žiūrėta 2006.04.13]. Prieiga per internetą:
48. Enterprise Data Center Reference Architecture Storage and Backup Services. Iš Microsoft. [Žiūrėta 2006.04.15]. Prieiga per internetą:
49. Navision’s History. Iš MBSAdvisor. [Žiūrėta: 2006.04.15] Prieiga per internetą: http://www.mbsadvisor.com/navision/history.htm
50. Verslo valdymo sprendimai. Iš Sonex. [Žiūrėta 2006.04.15] Prieiga per internetą: http://sistemos.sonex.lt/index.php/lt/valdymo-sprendimai/verslo-valdymas/navision/
51. Navision. Iš Alna. [Žiūrėta 2006.04.17] Prieiga per internetą: http://www.alna.lt/PR/content/pr_16.htm
52. Microsoft Navision. Iš BMI. [Žiūrėta: 2006.04.17] Prieiga per internetą: http://www.bmiusa.com/microsoft_navision.asp
53. Navision. Iš Strauja. [Žiūrėta 2006.04.18] Prieiga per internetą:
54. Verslo valdymo sprendimai. Iš Sonex. [Žiūrėta 2006.04.18] Prieiga per internetą:
55. The Pricing Report. Iš ASA Research. [Žiūrėta 2006.04.18] Prieiga per internetą:
56. Guščinskienė J. Taikomoji sociologija: struktūrinės loginės schemos ir komentarai, KTU, 2002. ISBN 9955-09-131-2
57. Urbanskienė R, Vaitkienė R., Rinkos tyrimai ir analizė, Kaunas: Technologija, 1998. ISBN 9955-09-134-7
58. Survey Questionnaire Construction. Iš Sunyit. [Žiūrėta 2006-04-20]. Prieiga per internetą:

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *